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履歴書や職務経歴書を郵送する時、送付状を同封すべき?

転職活動で応募企業への書類を「郵送」で提出する場合、送付状をつけた方がよいのでしょうか?応募書類を「郵送」で提出する際の、送付状の書き方などをご説明します。

送付状の役割とメリット

そもそも送付状は、どういった役割を果たしているのでしょうか。送付状のメリットをご紹介します。

内容に不足がないかを確認できる

内容に不足がないか、送付状で確認することができます。送付状は「添え状」や「送り状」と呼ばれることもあり、書類を郵送するときに同封する“目録”のようなものです。そのため、添え状には、「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」郵送したのかという“概要”を記載するのが一般的です。

履歴書や職務経歴などの応募書類を郵送する場合にも、「何の書類を同封したか」を記載した送付状を同封することで、採用担当者が応募書類の内容をすぐに知ることができるでしょう。

応募書類で伝えられなかったことを補足できる

送付状には、郵送した書類で伝えきれなかったことを補足する役割もあります。応募書類に書ききれなかった自己PR、入社の意欲など、採用担当者に追加の説明や補足がある場合には、送付状に記載する方法もあります。

より丁寧な印象を与えることができる

送付状は必ず同封しなければならないわけではありません。ただし、送付状があるとより丁寧な印象を与えることができるでしょう。

送付状の書き方と基本構成

では、履歴書や職務経歴書を郵送するために送付状を作成する場合、どういった点に注意すると良いのでしょうか。

送付状の基本構成

応募書類の送付状は、「送付年月日」「送付先」「差出人」「頭語と時候の挨拶」「主文」「末文」「結語」「同封書類」「締め」で構成するのが一般的です。

【送付年月日】

記入日ではなく、ポストへ投函する日付を書きます。西暦・和暦といった決まりはありませんので、履歴書・職務経歴書に合わせて統一して記載すると良いでしょう。

【送付先】

応募する会社名、部署名、担当者名を省略せずに正確に書くようにしましょう。部署宛は「御中」、採用担当者宛は「様」と記載します。採用担当者の氏名がわからない場合は、「採用ご担当者様」などと記載すると良いでしょう。

【差出人】

郵便番号・住所・氏名・電話番号・メールアドレスを記載します。

【頭語と時候の挨拶】

頭語には「拝啓」を記載しましょう。「前略」は、“挨拶を省略する”という意味のため、避けることをおすすめします。時候の挨拶は月によって変わるので、送付する月に合わせて選ぶと良いでしょう。また、「拝啓」のあとには、句読点をつけないのが一般的です。

【主文】

「応募の経緯」「書類を送付する旨」を記載します。
併せて、職務経歴、志望動機、自己PRなどを簡素に記載し、採用担当者が応募書類に目を通す前に「どのような人物なのか」の概要を伝えるという方法もあります。ただし、長文や希望条件の記載は避けましょう。きちんと伝えなければならない内容は、応募書類に記載するようにします。

【末文】

応募書類の確認のお願い、面接をさせていただきたい旨を書きます。

【結語】

文章の文末は、結語で締めくくります。頭語・結語には組み合わせがあり、頭語で「拝啓」と記載した場合は、「敬具」と書きます

【同封書類】

最初に「記」と記載し、その後同封する書類の種類と枚数を書きます。

【締め】

送付状の最後は、「以上」で締めます。

送付状の例文

送付状

●●●●年●月●日

●●株式会社
総務部人事課
採用ご担当者様

〒●●●-●●●●
東京都●●区●●●●●●
090-●●●●-●●●●
●●●●@●●●●●●●●
山田一郎

応募書類の送付につきまして



拝啓 仲秋の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の●●職の求人情報を拝見し、下記応募書類を送付しております。

私は、▲▲株式会社にて●年間、営業職に携わってきました。また、●●部の主任としてメンバーのマネジメントにも尽力しておりました。お客様はもちろん、社内のメンバーの話をじっくり伺う傾聴力と課題解決力私の強みであると感じております。今までの経験と身につけたスキルを活かして、貴社の●●事業に貢献していきたいと考え、応募いたします。

応募書類をご確認・ご検討のうえ、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具



・履歴書 一部
・職務経歴書 一部(二枚)


以上

送付状に関するQA

送付状に関するよくあるご質問にお答えします。

Q.送付状は、手書きとPC、どちらで作成するのが良いですか?

A.どちらで作成しても問題ありませんが、PCで作成した方が効率的です。なお、履歴書・職務経歴書は横書きが一般的ですが、送付状を手書きで作成する場合は縦書きで記載することもあります。

Q.履歴書や職務経歴書などの応募書類を、直接企業へ持参する場合、送付状は不要ですか?

A.基本的に不要です。送付状は、書類の内容を把握したり、過不足がないかを確認したりするために添えるものだからです。ただし、持参する場合でも、採用担当者に直接手渡さない場合は、送付状を添えておくと安心です。

Q.どのように封筒に入れると良いですか?

A.送付状を一番上にして、次に履歴書、職務経歴書と重ねていくようにしましょう。前述したように、送付状を同封する目的は「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったかを伝えることです。最初に目を通してもらい、郵送された書類の内容を把握してもらうためにも、送付状は一番上が適切です。また、封筒から取り出す際にバラバラにならないよう、書類を重ねた状態のままクリアファイルに入れ、クリアファイルごと封筒に入れても良いでしょう。