オフィスマネージャー
1000~1500万
外資系大手投資会社
東京都千代田区
1000~1500万
外資系大手投資会社
東京都千代田区
総務
1. オフィス業務 ・オフィス機器および備品の購入とメンテナンスの統括。 ・最適なオフィススペースのレイアウトの計画・管理。 2. 施設管理: ・オフィスのメンテナンスと設営の調整 ・ビルサービスがリース要件を満たすことを確認するための不動産管理者との連携。 ・オフィスの移転やスペースの再構成の管理。 3. ベンダーと予算の管理 ・発注書の承認及びサプライヤーからの請求書の管理。 ・サービス契約の維持・見直し、及び費用対効果が高く最新の状態であることの確認。 ・オフィス資産の保険加入。 4. 健康と安全: ・安全衛生規則の遵守の保証。 ・安全手順の実施し、及び定期的なチェック。 5. 管理サポート ・効率的なオフィス運営を確保するための事務サポートの提供。 ・設備とコスト管理を通したITチームの補佐。 ・会社の基準に従った受付と郵便物の配布の監督。 ・セキュリティカードの管理維持 6. ホスピタリティとコーディネーション ・ビジターのためのホスピタリティと臨時オフィスの手配。 ・シームレスな業務のためのHR、コンプライアンス、ファイナンス、ITチームとの調整。 7. ミーティングとイベント ・オフィス全体のミーティング、イベント、オフサイトの調整。 ・ミーティング、イベント、オフサイトの事務サポートの提供。 8. 記録とコンプライアンス ・必要なデータベースでの正確な記録の維持。 ・すべての管理活動が法規と会社の方針に準拠することの確認。 9. プロセスとプロジェクトの改善 ・オフィスのプロセスと業務を強化する機会の特定。 ・特別プロジェクトやイニシアチブの主導または支援。 10. 一般管理業務: ・問い合わせ対応、サードベンダーとの関係の管理、サプライヤーとの契約維持。 ・繁忙期や他のチームメンバーの不在時のサポートの提供。 11. 戦略的責任: ・オフィス運営および管理業務において、経営陣の戦略的パートナーとしての役割。 ・優先順位の設定、ガバナンスの改善、及びグローバル基準との整合性の確保を通じて、 業務の卓越性を推進。 ・管理業務に関する予算編成、コスト管理、及びリソース配分の監督。 ・リスクの特定と管理の実施による、業務のレジリエンスとコンプライアンスの強化。 ・継続的改善の取り組みの推進、及び組織変革管理の支援。 ・必要に応じた、管理スタッフへのリーダーシップ、指導、及び能力開発の提供。
-大卒以上 経営学、管理学、または関連分野の学士号、または5年以上の同等の経験 -Globalな環境である大手企業で、オフィスマネージャー経験 -外資系金融、外資系コンサルティングファーム出身者尚可 - 事務管理または同様の管理業務における実績ある経験 - 優れた組織能力とマルチタスクスキル - 優れたコミュニケーション能力と対人能力 - Microsoft Office Suiteに習熟し、オフィス管理ソフトウェアに精通していること - 安全衛生規則およびコンプライアンス要件に関する知識 - 独力でもチームの一員としても働く能力 - 業務の責任主体であることを強く意識し、献身的なチームプレーヤーであること - ペースの速い環境で働き、納期に追われても臨機応変な多岐に渡る仕事をこなせること - 協調性があり、異なるチームやオフィスの同僚と効果的に関係を構築できること - 最小限の監督下でも自主的に業務を遂行できること 言語要件 - 英語ビジネスレベル必須
英語でネイティブレベルで会話可能、英語でビジネス会話が可能
4年制大学、大学院(博士)、大学院(法科)、6年制大学、大学院(その他専門職)、大学院(修士)、大学院(MBA/MOT)
正社員
無
有 試用期間月数: 3ヶ月
1,000万円〜1,500万円
有
120日 内訳:完全週休2日制、土曜 日曜
東京都千代田区
1名
2回〜4回
最終更新日:
500~750万
【部署・サービスについて】 以下は出向先の楽天トータルソリューションズ株式会社の 配属予定部署の組織説明を記載しております。 楽天トータルソリューションズ株式会社は、企画、立ち上げ、コンサルティング 現場業務の管理/遂行、システム及びインフラの準備/運用など 企業運営に関わるサービスをトータルに提供する事業を行っております。 オフィス環境事業部は楽天グループ内で培ったノウハウを活かして クライアントとターゲットを繋ぐオフィスデザインを、プランニングから 工事完了までワンストップで対応します。 【募集背景) 事業拡大のため募集。 デザインから運用まで、オフィスファシリティに関するスキルや経験を活かせます。 【業務内容】 下記の業務の中から経験と適性に応じて担当いただきます。 <プロジェクト設計> ・各種資料作成(プロジェクト体制図、コスト管理シート、マスタースケジュールシート) ・会議設定 ・入札実施 ・現地調査 <デザイン> ・オフィスコンセプト構築 ・オフィスレイアウト検討 ・設計図/3Dパース作成 ・法規制確認 <発注~工事> ・相見積もり依頼/確認 ・コスト管理 ・ベンダー価格交渉 ・発注/工事契約締結 <総務業務支援> ・オフィスオペレーションのBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング) ・インターナルコミュニケーション活性化のための企画提案 ・従業員の働きやすさ、健康、安全に関する企画提案(BCP対策を含む) ・AI/DX推進による総務業務プロセスの改善支援 【働く環境】 現在は14名の組織です。事業拡大のため広く人材を募集しています。 全員が中途入社の社員です。 総務職出身者を中心に、ファシリティマネジメント、オフィスデザイン 営業などの出身者で構成されています。
【必須要件】 ・社会人経験(3年以上) ・柔軟性/スピード感をもって業務に取り組める方 ・マルチタスクのできる方 <ソフト利用経験> ・Microsoft Office(Word、Excel、PowerPoint) 【歓迎要件】 ・ビジネスレベル以上(TOEIC800点以上)の英語力 ・オフィス構築等のプロジェクトマネジメント、コンストラクションマネジメント経験 ・建築設計やインテリアデザインに関連する各種ソフトウェア利用経験 (CAD、プロジェクト管理ツール、3Dモデリング、Adobeのグラフィックデザイン) ※具体的には以下の通り <CADソフトウェア> ・AutoCAD ・SketchUp ・Revit ・その他の建築設計やインテリアデザインに関連するCADソフト <プロジェクト管理ツール> ・Microsoft Project ・Asana ・Trello ・JIRA <ドキュメント作成/管理ツール> ・Microsoft Office(Word、Excel、PowerPoint) <3Dモデリングソフトウェア> ・3ds Max ・Blender ・Rhino <グラフィックデザインソフトウェア> ・Adobe Photoshop ・Adobe Illustrator ・CorelDRAW
-
700~1000万
■募集背景 SmartHRは「well-working 労働にまつわる社会課題をなくし、誰もがその人らしく働ける社会を作る。」をミッションに、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を開発・提供しています。今後の方針に『マルチプロダクト戦略』を掲げ、労務管理領域・タレントマネジメント領域を中心にプロダクトを拡大・成長させ続けます。SmartHRの従業員数は1,500名規模へと急拡大しており、東京本社をはじめ全国各地に拠点を構えています。組織の成長に伴い、オフィス環境の戦略的な整備・拡張が急務となっています。「オフィス環境」は、組織や文化を維持・発展させる上で重要な役割を担っています。オフラインコミュニケーションの場を大切にするSmartHRにとって、オフィスの価値を定義し、最適な環境をつくることは、組織の生産性向上に直結する重要な施策のひとつです。ファシリティマネジメントを一気通貫でリードし、SmartHRのオフィス戦略を共に推進していただける方を募集します。 ■職務内容 <ミッション> 本ポジションは、SmartHRのオフィス環境・拠点を戦略的に設計・構築・運営するプロフェッショナルとして、組織の成長に対応したファシリティマネジメントを担っていただきます。将来的にはオフィスファシリティ領域がひとつの専門チームとして発展する可能性もあり、その際にはチームリーダー・マネジャーとして組織をけん引していただくことも期待しています。 <業務詳細> 経営をはじめとする社内外の関係者と連携しながら、SmartHRのオフィス環境・拠点に関わる業務を幅広く担っていただきます。 ◆オフィス戦略・コンセプト設計 ・中長期的なSmartHRのオフィス計画やコンセプトの策定、経営への意思決定支援 ・グループ全拠点のキャパシティ把握・可視化と中長期コントロール ◆拠点構築・オフィス環境の整備や維持 ・拠点構築・移転・レイアウト変更等のプロジェクトオーナーとしてのQCDコントロール ・施工会社・内装デザイン会社・什器メーカー等の外部パートナーとの折衝・管理 ・物理セキュリティを考慮したゾーニング・設備選定・導入 ・日常的なオフィス環境の品質管理、設備保守・修繕、BCP・防災対応 ◆ビルオーナー・外部パートナーとの交渉やコスト管理 ・賃貸借契約の締結・更新に伴う交渉、契約台帳の一元管理 ・清掃・警備・設備保守等の業者管理および予算策定・コスト最適化 ◆データドリブンなワークプレイス改善 ・出社率・会議室稼働率等のオフィスデータの収集・可視化・分析 ・データ・AIツールを活用したオフィス運営の効率化・改善提案 ■ポジションの魅力 ・ファシリティマネジメントのご経験を活かし、オフィス戦略の立案から実行まで一気通貫で担っていただけます ・経営とも近い立場で、オフィス戦略が事業成長に直結していく手応えを感じることができます ・従業員1,500名規模のスケールアップフェーズという、組織づくりの最もダイナミックな時期に挑戦することができます ・バックオフィスのサービスを作る会社のバックオフィスで働くことで、自身の課題や社会課題を解決していくことができます ・急成長するSaaS企業で、マルチ拠点のファシリティ戦略をほぼゼロから設計・推進する希少な経験を積むことができます
■MUST要件 ・事業会社(従業員数500名以上)における総務あるいはバックオフィス関連部署での実務経験5年以上 ※特に、「オフィス構築・増床・移転・レイアウト変更」の主導経験は必須となります ・正社員3名以上のチームマネジメント、またはそれに準ずるリーダー経験3年以上 ・ISMSなどの物理セキュリティ要件を踏まえて、オフィス設計・運用に落とし込んだ経験 以下いずれかを含むファシリティマネジメントの経験 ・拠点の立上げ・管理 ・ビルオーナー・管理会社との賃貸借交渉・契約管理 ・上記に付随する予算策定 ■歓迎条件 ・業務のDXにあたってKPIを設定し、改善した経験 ・インターネット・SaaS業界または数百名〜数千名規模の急成長企業での就業経験 ・正社員3名以上のチームマネジメント、またはそれに準ずるリーダー経験 ・BPO・派遣社員など多様な雇用形態のメンバーを巻き込んだディレクション・マネジメント経験 ・データ集計・分析(Excel / Google Sheets等)を活用したオフィス環境改善の提案経験 ■求める人物像 ・自律駆動できる方:誰かの指示を待つのではなく、自ら課題を発見し、あるべき姿を描き、周囲を巻き込みながら最後までやり遂げられる方 ・変化を楽しめる方:急成長する組織のカオスな状況を楽しみ、前例のない課題にも「どうすれば実現できるか」を考え、果敢に挑戦できる方
SmartHR の企画・開発・運営・販売 2013年1月23日設立。2015年11月に「SmartHR」を提供開始。SmartHRは、企業が行う入社手続きや雇用契約、年末調整などのあらゆる労務手続きのペーパーレス化を可能にするクラウド人事労務ソフトです。
560~700万
■仕事内容 東証スタンダード上場の持株会社にて、グループ全体の総務業務を担当いただきます。 事業拡大に伴う組織強化を背景に、総務実務だけでなく、業務改善や組織づくりを推進するチームリーダーとしてご活躍いただくポジションです。 部門長と連携しながら、総務部門の中核メンバーとして、会社の成長を支える組織基盤の構築を担っていただきます。 <具体的には> ■総務業務全般 ファシリティ・備品管理 社内文書・規程管理 反社照会 契約締結・捺印管理 福利厚生制度の運用 契約書類のレビュー・契約管理 ■会議体・ガバナンス対応 取締役会・株主総会の運営 招集通知・議事録の作成・管理 社内規程の整備・改廃 ガバナンス対応 ■業務改善・組織運営 業務の標準化・効率化 コスト最適化 マニュアル整備 各種申請・施策の推進 チームメンバーのサポート・取りまとめ 関係部署・グループ会社との調整・連携 このポジションの魅力 東証スタンダード上場企業の安定基盤 年間休日130日・完全週休2日制(土日祝) グループ全体の総務機能を支える中核ポジション 総務実務に加え、業務改善・組織づくりにも携われる 部門横断で多くの関係者と連携し、幅広い経験を積める 成長フェーズの組織で、リーダーとして裁量を持って活躍できる
必須 大卒以上 総務全般の実務経験5年以上 歓迎 宅地建物取引士 不動産業界での実務経験 マネジメント経験 契約レビュー等の法務経験
グループ会社の経営資源を最適化する持株会社です。 グループでは、店舗転貸借事業、不動産売買事業、家賃保証事業を展開し、「貢献創造~挑戦と進化~」を理念に、事業用不動産領域における企業価値の最大化を目指しています。店舗転貸借事業では、店舗専門の転貸借ビジネスを展開し、東京を中心に年間400件以上の新規契約を実現。不動産売買事業や事業用不動産に特化した家賃保証サービスも展開し、専門性を活かした事業基盤を築いています。
600~800万
■国内最大のデリバリーサイト『出前館』を運営する株式会社出前館の総務部門の中でガバナンス領域の業務、特に会議体運営と株式管理を担当いただきます。 <主要業務> ・各種会議体の企画、運営 └株主総会、取締役会、経営会議、諮問委員会、重要会議体の全体進行管理等 ・法人登記業務 └司法書士と連携しながら、期限内の必要資料収集と押印作業等 ・関連当事者取引/利益相反取引のモニタリング ・社内文書の管理 └規程管理、会議体付議資料レビュー等 ・株式事務 └名簿管理人とのコミュニケーション、株式報酬(SO・RS)の発行や行使管理、解除手続、外部調査(四季報他)、招集通知・有価証券報告書作成(経理と共同作業となります) ・コーポレートガバナンスコード対応 └計画立案・進行・管理 ・ESG推進に関するプロジェクト進行 ・その他、リスク管理、内部統制の補佐等ご経験に合わせてガバナンス領域の業務は相談のうえお任せします。
【必須要件】 ・取締役会等重要会議体運営経験3年以上(内1年は運営改善などの会議体運用オーナー経験必須) ・役員クラスと直接折衝しものごとを進めた経験 ・会議体で発生する課題の洗い出しと解決までのプロセスを自走した経験 ・全社横断プロジェクト(規模問わず)をリードした経験 【歓迎要件】 ・法務業務担当(経験年数不問・商事法務領域) ・ITリテラシーに強みがある方 ・企業法務実務経験者の方 ・基本的な経営用語の理解 【求める人物像】 ・コミュニケーション能力の高い方 ・ご自身の考えを言語化し、伝えることが得意な方(論理的思考能力) ・日々変化する状況に対し、柔軟に対応し、自ら関係者にはたらきかけながら課題解決できる方 ・提案資料作成などアウトプット業務に抵抗がない方
日本最大級のフードデリバリーモール「出前館」の運営。加盟店・配達パートナー・ユーザーをつなぐ配送プラットフォームを構築し、飲食店の出前代行や配送システムの提供を行うほか、食品・日用品の即時配送(クイックコマース)事業なども拡大しています。
1000~2000万
同社の総務部門部長候補として、全社の総務機能の高度化および組織マネジメントを担っていただきます。 拡大を続ける同社におけるオフィス戦略や株主総会を中心とするガバナンス最適化など、経営基盤を支える役割となります。 それぞれの業務領域にはすでに経験豊富な現場マネージャーが配置されているため、プレイングマネージャーとしての実務推進ではなく、 役員・経営層との高度な折衝・調整、経営課題に対する各種提案、ならびに組織および人的マネジメント がメインミッションとなります。 より経営に近い環境で企業価値向上に貢献いただける立場となります。 ※募集背景 現総務部長の定年退職に伴う後任枠としての採用となります。 そのためまずは「総務部長候補」として現総務部長と伴走し、当社のカルチャーや業務の全体像への理解を深めていただいた後、正式に部長職を引き継いでいただくことを想定です。 ■具体的な仕事内容 〇総務部門の統括・マネジメント ・総務部門の戦略立案および組織マネジメント ・業務プロセスの高度化、効率化の推進、予算管理 〇下記配下のチームミッションのマネジメント ・ファシリティマネジメント - オフィス移転、レイアウト変更などの企画/推進 - オフィス家具、設備等の手配および空間設計のディレクションほか ・商事法務マネジメント - 株主総会・取締役会事務局 - 規程管理、インサイダーリスク・法令対応 - 社内環境の整備およびコーポレートガバナンス強化 ・その他 - 外部団体等の渉外業務 - サステナビリティ開示ほか
<求める経験> ・事業会社における総務部門のマネジメント経験 ・上場会社総務領域における以下いずれかの実務経験 - オフィス移転、レイアウト変更などのファシリティ管理 - 商事法務(株主総会、取締役会、ガバナンス対応など) <歓迎要件> ・IT、エンタメ業界でのコーポレート経験 ・数字やデータをもとに合理的に判断できる方 ・法令、規程などの企業統治に関する理解がある方
同社は2000年代のインターネット黎明期にSNSサービスを祖業として創業し、世界に先駆けてモバイルソーシャルゲームを展開することで、日本のインターネット産業の発展を牽引してきた企業です。 現在は、 ・ゲーム事業 ・メタバース事業 ・IP事業(アニメ・漫画・VTuberなど) ・DX事業 ・投資事業 といった複数の事業ポートフォリオを構築し、ゲーム・IPといった強固な収益基盤を持ちながら、次世代のインターネット領域への投資を積極的に行い、第二の成長曲線を描こうとしております。
343~424万
【営業経験が武器になる新卒採用業務】 学校訪問や説明会の運営、学生への面接対応などをメインにその他総務業務もお任せします。営業で培った「伝える力」や「傾聴力」を活かして、学生と向き合えます。 【新卒採用業務(メイン)】■学校訪問(大学や専門学校へのアプローチ) ■会社説明会の企画・運営 ■応募者(学生)への面接対応 ■求人広告の媒体選定・調整、エージェントとの折衝 【総務・管理業務(並行して少しずつお任せ)】■会議体の運営準備 ■契約書や稟議書の管理 ■請求書の支払申請など ■将来的な業務(業務に慣れてから)給与計算や労務管理など、より専門的なバックオフィス業務
【必須】■何かしらの営業経験(業界・年数不問。法人・個人不問) ■「未経験から人事に挑戦したい」「会社の採用に関わりたい」という意欲のある方 【歓迎】■人事、採用、労務などの実務経験をお持ちの方 ■人材業界(求人広告、人材紹介、派遣など)での営業経験をお持ちの方 【働く環境】配属先の総務部は、50代部長、30代課長を含めた少数精鋭のチームです。温和で相談しやすい社員ばかりなので、職種未経験の方も安心して質問・相談ができる環境が整っています。まずは出来るところから先輩のサポートのもとスタートしますので、ご安心ください。
首都圏最大級の管理型最終処分場(君津環境整備センター)を運営
800~900万
バックオフィス全般の管理者として、経理財務を中心に人事労務含め管理部門の運営及び実務を担当していただきます。 <管理面> ・経理財務業務の進捗管理、月次・年次対応の統括 ・予算管理、資金繰り、支払・請求関連の確認 ・経営層へのレポーティング、数値分析、改善提案 ・業務部メンバーの業務分担、育成、フォロー <実務面> ・月次決算の経営会議への報告体制の構築 ・資金繰り表の整備・定期更新 ・管理資料の可視化、社内規程や運用フローの整備、業務効率化の推進 ・外部専門家(社労士・税理士等)との連携、調整
・経理財務の実務経験 ・人事労務業務フローの理解 ・管理部門のマネジメント経験 ・複数メンバーの業務管理・育成経験 ※ 経理財務をメインスキルとし、人事については労務や制度の「運用」は担って頂く一方、制度の「企画・設計」までは必須ではない
半導体・電子部品関連装置およびユニットの開発、設計、製造、評価、保守サービスを一貫して提供するものづくり企業です。カーボン、セラミック、精密機械製品の加工製造を強みに、少量多品種の高付加価値製品に対応しており、顧客ニーズに合わせた柔軟な開発力と品質を重視した製造体制を武器に半導体業界を支える技術パートナーとして事業を展開しています。
350~450万
IT・エンタメ領域で多彩な事業を展開するNHNグループ全体の経営基盤を担う当社にて、社内カフェやライブラリー等の福利厚生施設の管理運営および総務サービス業務全般を担当いただきます! 【具体的には】■オフィスカフェの運営管理(接客・仕入れ・在庫管理) ■社内ライブラリー・日替わり弁当の選定・発注・コスト管理などの福利厚生施設運営 ■施設運営における課題特定と改善策の企画実行 ■その他総務サービスの付随業務 【仕事の魅力】グループ約600名の働く環境を直接高められるやりがいがあります。多様な案件を通じて専門性を深め、自律的なキャリア形成が可能です。
【必須】■総務・バックオフィス等での実務経験(目安:3年以上) ■Excel・メール等の基本PCスキル・関係者との調整力。従業員の快適な職場環境づくりを主導しバックオフィスから成長を支えたい方を求めます。 【魅力】ITやエンタメ領域を展開するNHNグループ約600名を支える総務ポジションです。業務は単なるカフェやライブラリーの日常管理にとどまらず、現場の課題特定から改善施策の企画・実行まで幅広く主導できます。マッサージルームやジム、無料の日替わり弁当など業界トップクラスの充実した福利厚生環境のもとで、グループ全体の働きやすさと生産性向上に直接貢献できる点が大きな魅力です。
当社グループの経営戦略の立案・遂行、グループ各社の事業戦略支援・管理 ※NHN日本法人グループ全体:650名
500~620万
当社の本社総務部門にて、管理職(課長)として幅広い総務業務と企画業務を担当いただきます。 安全衛生管理や官公庁対応、契約管理などの定型業務だけでなく、業務効率化やDX推進、親会社との連携など、会社全体の運営を支える中核的な役割です。将来的には部長へのキャリアアップも見据えています。 ★業務詳細 ・安全衛生管理や官公庁対応(届出、報告書作成など)を通じた社内の運営基盤の整備 ・派遣事業に関する変更届や契約管理、福利厚生の運用 ・メールアドレス設定など、簡単なシステム関連業務の実施 ・業務の外注化や効率化の企画・推進、DX化の促進に向けた施策検討 ・親会社との連携業務や調整 ・コンサルティング的視点での業務改善提案やアイデア出し ※入社後に総務業務を身につけていただくことも可能です
★必須ポイント ・総務業務経験 ★歓迎ポイント ・人材業界での就業経験 ・マネジメント経験
・電子部品の製造請負 ・労働者派遣 ・技術者派遣 ・ハード、ソフト開発 ・技術開発支援 ・装置の組立請負 ・有料職業紹介
370~550万
医薬品や化粧品等の開発を展開する当社にて、研究開発センターの施設・環境設備を中心とした総務業務をお任せします。設備運用計画立案や什器・産廃管理、諸官庁対応や防災対応など、研究活動を支える業務です。 【業務詳細】 ■建物・機械設備の運用計画立案・実施・管理 ■什器管理や敷地・植栽等の維持管理 ■産業廃棄物の管理 ■社内連絡および諸官庁等との対外折衝 ■安全衛生・防災対応
【必須】 ■総務・庶務経験 ■PCスキル(Word、Excel、PowerPoint等の使用経験) 【歓迎】■設備部門の業務経験 ■マネジメント、メンバー育成のご経験 ■廃棄物やエネルギ―関連の知識を有している方 ■危険物乙種4類もしくは衛生管理者の資格を有している方 ■Microsoft Accessの使用経験 ※工場や研究所の施設管理の経験や衛生管理者等の資格をお持ちの方歓迎。
医薬品、医薬部外品、基礎化粧品、健康食品などの研究、開発、製造、販売