企業が人材を雇用する際に必要となるのが「労働条件通知書」です。この記事では、労働条件通知書の目的や雇用契約書との違い、そして2024年4月の法改正の内容などについて、社会保険労務士の岡佳伸氏が解説します。
目次
労働条件通知書とは？明示する目的と2024年4月の法改正による変更点
労働条件通知書とは、企業が労働者を雇用する際に交付する、給与や労働時間等の労働条件を記載した書類のことを指します。労働基準法第15条に基づき、雇用形態にかかわらず新たに雇い入れを行う際には、企業から労働者に対して、この労働条件通知書を交付する義務があります。
労働条件を文書において明示する目的は、企業と入社者によるトラブル防止です。労働条件通知書には企業が労働者に対して労働条件を示す効果があるため、入社後に従業員から雇用条件に対して疑問が出た場合には、労働条件通知書を明示しておけばそれに則って対処することができます。また、入社予定の人が事前に労働条件を確認できるため、安心して入社できるという側面もあります。
なお、2024年4月の法改正により、労働条件通知書における明示のルールが一部変更されました。
すべての労働者に対し、「就業場所・業務の変更の範囲」を明示することになったほか、有期雇用労働者に対しては、「更新条件の有無と内容」、そして「無期転換申し込み機会、無期転換後の労働条件」の明示が新たにルール化されています。詳しくは、以下の表をご覧ください。
出典：厚生労働省のホームページ（https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_32105.html）
労働条件通知書と雇用契約書との違い
労働条件通知書は、労働基準法第15条第1項で従業員を雇用する際に必ず交付する必要があると規定されています。明示を怠るなどの違反があった場合は、30万円以下の罰金等の処分が下される場合があります。そして、文字通り「企業から労働者に対して労働条件の詳細を明示した書面」であり、契約を取り交わすものではありません。したがって、記名捺印する場合は企業側のみで、労働者のサインや合意は必要ありません。
一方の雇用契約書は、雇用する側とされる側の双方で締結する「契約」であり、企業側だけでなく労働者のサイン等合意を示すものが必要です。法的には必ずしも必要なものではありませんが、雇用契約書を取り交わすことで「労働条件を確認し合意した」という事実を証明できるため、トラブル回避のためにも発行することが望ましいとされています。
労働条件通知書の明示対象者
労働条件通知書の発行対象者は、「会社が雇用するすべての従業員」です。正社員、契約社員はもちろん、派遣社員、アルバイト・パートも対象者になります。
業務委託契約には、委託者と受託者の間に雇用関係はないので、発行する必要はありません。
労働条件通知書を発行するタイミング
労働条件通知書は、人材を新たに雇い入れるタイミングで発行します。
人材を新たに雇用する際には、すべての労働者に対して労働条件通知書を明示する義務があります。
雇用契約を締結した後に交付した場合、「明示されている労働条件が想定とは異なるので承諾できない」などのトラブルが発生する恐れがあるため、一般的には内定から採用手続きまでの間に明示されることが多いようです。
有期雇用の派遣社員の契約更新時や定年退職者の再雇用も、契約上は新たに雇い入れることになるため、その都度労働条件通知書の明示義務があります。
労働条件通知書に記載する内容
労働基準法第15条第1項には、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。」と規定されています。具体的には労働基準法施行規則第5条第1項に規定されている以下の14項目を明示する必要があります。
このように、労働条件通知書では、明示しなければならない項目が決まっています。決められた書式はありませんが、明示漏れを防ぐためにも、厚生労働省のテンプレートを利用するといいでしょう。
必ず記載しなければならない事項（絶対的記載事項）
次の6項目については、書面を交付して必ず明示しなければなりません（5の「昇給」に関する事項は除く）。
(1) 労働契約の期間に関する事項
(2) 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
(3) 就業の場所及び従業すべき業務に関する事項
(4) 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時点転換に関する事項
(5) 賃金(退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く。)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
(6) 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
企業が定めている場合にのみ明示する必要がある事項（相対的記載事項）
次の8項目に関しては、使用者（企業）がこれらに関する定めをしない場合においては、書面で明示する必要はありません。もしくは、就業規則等の提示や口頭のみでの明示も可能です。
(7) 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項
(8) 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及びこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額に関する事項
(9) 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
(10) 安全及び衛生に関する事項
(11) 職業訓練に関する事項
(12) 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
(13) 表彰及び制裁に関する事項
(14) 休職に関する事項
労働条件通知書の発行方法と注意点
労働条件通知書を明示する際には、原則として書面での交付が必要ですが、2019年4月1日に労働条件の明示の電子化が解禁されたことを受け、労働者が希望した場合はFAXやメール、SNSでの交付も可能になりました。
労働者が受け取った労働条件通知書をプリントアウトできることが条件になるため、契約管理システムや印刷や保存がしやすいよう添付ファイルで送るといいでしょう。
岡 佳伸（おか よしのぶ）氏
大手人材派遣会社にて１万人規模の派遣社員給与計算及び社会保険手続きに携わる。自動車部品メーカーなどで総務人事労務を担当した後に、労働局職員（ハローワーク勤務・厚生労働事務官）としてキャリア支援や雇用保険適用、給付の窓口業務、助成金関連業務に携わる。現在は開業社会保険労務士として複数の顧問先の給与計算及び社会保険手続きの事務を担当。各種実務講演会講師および社会保険・労務関連記事執筆・監修、TV出演、新聞記事取材などの実績多数。特定社会保険労務士、キャリアコンサルタント、1級ファイナンシャル・プランニング技能士。