RPO（採用代行）に依頼できることは？メリット・デメリットや注意点を解説

RPO（採用代行）とは

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称であり、採用プロセスの一部を外部に委託するサービスのことです。採用アウトソーシングや採用代行などと呼ばれることもあります。（本記事では、RPOを行う企業のことを「RPO」と表記しています）

RPOのサービス内容は企業によって異なりますが、求職者の募集や書類選考・面接対応などの業務、採用活動のレポートなどを代行してくるケースが多いようです。RPOは採用に関する知識が豊富なので、意見を取り入れながら効率的に採用活動を進めることができます。

RPO（採用代行）を利用すると効果的なケース

採用活動に人員が割けなかったり、大量採用の予定があったりする場合はRPOへの依頼が効果的です。自社で回すことのできない業務を外部に委託することで、スケジュールに沿った採用活動が実現だけでなく、今まで採用業務に費やしていた時間で他の業務を進めることもできるでしょう。

また、なかなか採用がうまく進まない企業は、採用課題を特定できていない可能性があります。採用の専門家であるRPOに依頼をすることで、課題の特定～改善までアドバイスをしてもらえるなど、効率的に採用を進めることができるでしょう。

RPO（採用代行）で対応できる業務

RPOを行っている企業は多岐にわたり、さまざまな採用のプロセスを代行することができます。一般的に代行依頼ができる業務は以下の通りです。

一部のRPOでは、採用計画・戦略の立案から支援している企業もあります。

RPO（採用代行）の費用

RPOはほとんどの場合、「従量課金」または「定額課金」の料金体系を取っています。

従量課金とは、求人媒体とのやり取りや採用する職種の数など、依頼する業務量に応じて料金を課す方式です。定額課金とは、ある程度決められたサービスの範囲内において、月額などで一定の料金を支払います。

自社の採用に費やせるコストを確認したうえで、RPOを行う企業を選ぶようにしましょう。

RPO（採用代行）のメリット

RPOを利用するメリットを3つご説明します。

採用業務の負担が軽減できる

採用業務をRPOに代行してもらうことで、自社の担当者の負担を軽減できることがメリットとしてあげられます。採用する職種や人数が多い場合、社内の担当者だけでは手が回らないこともあるでしょう。このような場合に、採用業務の一部を委託できるRPOは大きな助けとなります。

採用の専門家の知見を取り入れられる

採用に関する専門家の知見を取り入れられることも、RPOを利用するメリットです。最新の転職市場状況を聞いたり、求人情報の書き方を教えてもらったりすることで、より効果的な採用活動につなげることができるでしょう。

採用活動の効果を見える化できる

採用活動中や終了後にRPOからレポートをあげてもらうことで、採用活動の効果を見える化できることもメリットと言えます。自社だけで採用を進めると、なかなか採用活動の振り返りを実施する時間が取れないこともあるでしょう。このような場合に、RPOを利用して採用活動の効果を把握することは、より良い採用活動を行う上で重要なポイントになります。

RPO（採用代行）のデメリット

RPOはメリットがある反面、利用するときに気を付けたいポイントもあります。気になるデメリットについて、3点ご紹介します。

社内に採用ノウハウがたまりにくい

RPOは採用活動の一部を委託できる分、任せたままにすると自社に採用ノウハウが溜まらない可能性があります。自社に採用ノウハウを溜めるためにも、RPOの担当者と定期的にミーティングを行ったり、RPOから納品してもらったレポートをデータなどで残したりしておくといいでしょう。

採用のミスマッチが起きる可能性がある

採用計画の策定などの上流の工程からRPOに依頼すると、自社が求めている条件とは異なる人材の選考が進んでしまう恐れがあります。

例えば、採用要件の策定はRPOだけに任せるのではなく自社の担当者も一緒に進めるようにしたり、最初のうちは書類選考や面接も一緒に行ったりすると安心です。RPOと自社の担当者が同じ採用基準を持つことで、ミスマッチを防ぐ可能性が高まります。

コミュニケーションの工数が増えスピードが落ちる

採用業務の一部を外部に委託する分、自社だけで進めるよりもコミュニケーションの工数が増えてしまい、採用のスピードが落ちることも考えられます。

例えば、採用要件を変更するときや募集を終了するときなど、自社内で採用活動が完結している場合はすぐに対応することが可能ですが、RPOに採用業務を依頼している場合は、RPOに依頼をしてから対応してもらうことになります。RPOの担当者のリソース次第では即時対応が難しい場合もあるでしょう。

また、RPOに追加業務を依頼したい場合は、契約の変更や追加料金の支払いが必要になることがあり、時間がかかってしまう可能性もあります。

RPO（採用代行）を依頼する会社を選ぶポイント

RPOを依頼する際に、選ぶポイントを4つご説明します。

自社の採用要件とRPOの得意領域がマッチしているか

自社の採用要件と依頼するRPOの得意領域がマッチしていることは、優秀な人材を獲得するために重要なポイントとなります。エンジニア採用に特化していたり、ハイクラス層の採用に強みを持っていたりなど、RPOによって得意領域は異なります。自社の採用ターゲットとマッチしたRPOを利用することで、求める人材を獲得する可能性を高められるでしょう。

受けられるサービスと費用感が適切か

依頼できる業務内容はRPOによって異なります。また依頼する業務範囲によってもかかる費用は変わります。そのため、自社が求めるサービスとそれにかかる費用がどのくらいか確認し、自社の予算と照らし合わせて検討するといいでしょう。

例えばスタートアップやベンチャー企業など、自社に採用ノウハウがまだ溜まっていない企業の場合は、サポート体制が厚いRPOに依頼するのがいいでしょう。また、大量採用をしたい場合は、自社の業務工数を減らせるように、書類選考や面接代行など実務部分に強みを持つRPOに依頼するなど、自社の困りごと・足りない部分を解決できるサービスかどうかと、それにかかる費用を考慮しながらRPOを選ぶようにしましょう。

依頼するRPOの体制が充実しているか

依頼するRPOの組織体制も事前に確認しておきましょう。RPOの担当者が何名でサポートしてくれるのか、どのような経験を持った人が担当となるのかなどによってサポートの質が変わる可能性があります。

また、RPOのプロジェクトマネジャー（PM）の下にどのくらいのメンバーがいるのかを聞くことも大切です。前述の通り、自社内で進める場合に比べるとRPOを利用することでコミュニケーション工数は増えることになるので、RPO内での連携に時間がかかってしまうと、さらにスピード感が落ちる可能性も考えられるからです。

信頼できる会社であるか

RPOを依頼する会社が信頼できるかどうかも重要なポイントです。依頼先の過去の実績などを事前に確認することは必要です。
また採用活動を任せるということは、自社の重要な情報や個人情報を扱ってもらうこともあります。そのため、RPOの情報管理体制が整っているかを確認することも大切です。情報の管理方法が気になる場合は、社内の管理体制はもちろんのこと、個人情報管理に関する認証などの取得状況も確認するといいでしょう。

RPO（採用代行）を利用する際の注意点

RPOを利用する際の注意点を2つご説明します。

依頼する業務を明確にする

まずはRPOへ依頼する業務を契約前に明確にしておきます。依頼業務があいまいな状態でRPOへとの契約を進めてしまうと、お互いの認識がずれたまま進むことになり、採用活動が止まってしまったり、ミスマッチが起きたりする可能性が考えられます。例えば「採用計画の立案は自社で行い、書類選考や面接などの実務をRPOへ依頼する」など、それぞれの業務の担当を明確にしましょう。

定期的にコミュニケーションを取る

RPOの担当者とは、定期的にコミュニケーションを取ることが大切です。RPOに任せたままにしてしまうと、社内に採用ノウハウが溜まらなかったり、採用活動の進捗を把握できなかったりという問題が発生する恐れがあります。

自社でも採用担当者を決めるなど、コミュニケーションを取りやすい体制を整えることが効果的です。このような体制にすることで、RPO側からも企業へ連絡を取りやすくなります。RPOの担当者は、自社のビジョンや組織などをすべて把握している訳ではありません。お互いにコミュニケーションが取りやすい環境を作ることで、優秀な人材の獲得に近づくことが期待できます。

RPO(採用代行）は目的を持って依頼することが大切

RPOは採用に関する知識が豊富であり、上手に活用できれば自社の負担軽減も期待できます。しかし、RPOに任せきりにしたり、業務範囲をあいまいなまま進めてしまったりすると、期待できる効果が得られません。定期的にコミュニケーションを取りながら、お互いの理解を深め、認識を揃えながら採用活動を進めましょう。