​​​​​​​スカウトメールの書き方と例文｜返信率アップのための分析方法や書き方のポイント

スカウトメールとは

「スカウトメール」とは、企業が求職者に対して自社への入社を検討してもらうために送るメールやメッセージのことをいいます。

スカウトメールにはさまざまな種類があり、スカウトサービスを提供している人材データベースの中から自社の採用要件に合った求職者に送るメールのほか、ビジネスSNSなどでメッセージを送ったり、求職者のメールアドレス宛に直接メールを送ったりする方法もあります。

求人を掲載して応募を待つのではなく、企業から直接求職者にアプローチをするスカウトメールは「攻めの採用手法」といわれています。

スカウトメールの種類

スカウトサービスを使ってスカウトメールを送る場合、「個別送信型」と「グループ送信型」の2種類に大きくわかれます。それぞれの特徴についてご紹介します。

個別送信型 

個別送信型のスカウトメールの主な特徴は、求職者ごとに内容をカスタマイズして送ることです。

スカウトサービスのデータベースを使って、自社の採用要件に合った人材を検索し、リストアップします。求職者一人ひとりの経歴やスキルを細かく見て対象者を決めるため手間がかかりますが、より採用方針にマッチした求職者にアプローチできるという利点があります。

個別送信型のメールは対象者を絞って送るので、特別感を持たせた文面の作成が可能です。募集人数に制限があるポジションの採用に適しています。

グループ送信型 

グループ送信型のスカウトメールは個別送信型とは異なり、複数の求職者に向けて送ります。スカウトサービスに登録しているすべての求職者に送ることも、職歴、資格などの一定の条件に当てはまる求職者だけに絞って送ることもできます。

グループ送信型は一度に複数の求職者に対してスカウトメールを送ることができるため、募集人数が多い場合や企業認知度を高めたい場合などに活用できるでしょう。

ただし、どうしても複数人に送ることを前提としてスカウトメールを作成するため、受信者にとっては個別送信型よりも特別感が薄れる傾向にあります。求職者が機械的に送られたと感じられないように、スカウトメールのタイトルや文面に配慮する必要があるでしょう。

スカウトメールが注目される背景

スカウトメールが注目されている背景には、次のような事情があると考えられます。

採用市場の変化

近年、労働人口の減少に伴う人手不足に加え、時代の変化に対応するための事業変革や新規事業創出に取り組む企業が増えており、人材ニーズが高まっています。企業にとっては採用のハードルが上がっているといえるでしょう。

一方、多くの企業から求められる経験・スキルを持つ人は、すでに高待遇で働いているケースが多く、今すぐ転職する必要を感じていないケースも多くみられます。しかしながら「いい求人があれば転職を検討する」という意向を持つ人は存在するため、転職活動を積極的に行っていない「転職潜在層」にもアプローチする方法として、スカウトサービスが活用されています。

転職方法の多様化

従来、求職者の転職活動といえば「転職サイトや転職情報誌で求人を探し応募する」、あるいは「転職エージェントに登録し、求人の紹介を受ける」という方法が主流でした。しかし昨今は、SNSの活用やリファラル採用など、転職活動手法が多様化しています。また、前述の採用市場の変化も重なり、スカウトサービスを活用して、スカウトを待つ求職者も増えていることから、企業もスカウトメールでのアプローチを強化しています。

スカウトメールが有効な3つのケース

スカウトメールは、どのような場合に有効なのでしょうか。3つのケースについて解説します。 

1.専門性が高い職種の採用の場合

まずは、専門性が高く対象者が限られる場合です。 専門性が高い職種は、求人を掲載して待っているだけではなかなか応募が来ない可能性があります。なぜなら対象者が少ないことに加えて、他の企業からもアプローチを受けていることが多いと考えられるからです。そこで、より求職者の興味をひくようなスカウトメールを送ることで、応募につながる可能性が高まることがあります。

2.知名度が低い企業や職種の場合

続いては、求職者にあまり知られていない企業や職種での採用を考えている場合です。
求職者が求人に応募する際、知名度の高い企業や職種に注目するため、知名度の低い企業や職種は応募が集まりにくい傾向にあります。

また近年の職種の多様化によって、求職者が今まで耳にしたことがない新しい職種の募集も増えています。しかし求職者にとっては、馴染みがない職種に対しては興味を持ちにくいため、応募数が少なくなることが考えられます。

こうした知名度が低い企業や職種の募集をする場合も、スカウトメールは有効に働くかもしれません。文面で自社や職種の魅力を伝えられるので、興味を持ってもらえる可能性が高まるでしょう。

3.採用までの期間を短縮したい場合

最後は、採用までの期間を短縮したい場合です。
退職者が出た、事業を拡大したなど、急な人材確保を必要とするケースは少なくありません。このようなとき、求人を掲載して待つだけでは採用までに時間がかかることもあるでしょう。スカウトメールを使って求職者へのアプローチを加えることで、応募数増加の可能性が高まるとともに、採用までの期間も短縮できるでしょう。

さらに、スカウトメールは採用方針にマッチした求職者の応募が見込めることも、期間を短縮できる要因の一つです。例えば、自社の採用サイトで募集する場合、必ずしも自社の条件に当てはまる人材が応募してくれるとは限りません。その点スカウトメールであれば、自社で採用したい人材に対してだけアプローチできるので、採用への動き出しが早くなるでしょう。 

スカウトメールを作成する際の6つのポイント 

スカウトメールを作成する際はどのようなことに気を付けるといいのでしょうか。6つのポイントを紹介します。 

1.採用要件を明確にする

まずは、自社の採用要件を明確に定めましょう。スカウトメールを送る際は、データベース上で送信ターゲットの条件を細かく設定できるため、事前に採用要件を決めておくと良いでしょう。

さらに、スカウトメールの送付対象者の条件は、採用予定部門の担当者にも確認してもらうとより良いでしょう。採用担当者が想定しているスカウトメールのターゲット像が、採用予定部門で求めている人材と合っているかを事前に確認ができていると、その後の工程も齟齬なく進めることができるでしょう。

2.効果的なタイトルをつける

求職者にスカウトメールを読んでもらうためには、「本文を見たくなるようなタイトル」をつけることが大切です。転職活動中は毎日多くのメールが送られてくるため、当たり障りのないタイトルでは埋もれてしまう可能性があります。

スカウトメールにタイトルをつける際は、他社とどのように差別化するか、求職者の興味をひくワードをどのように入れるかなど、スカウトメールの送信ターゲットごとに考える必要があるでしょう。
例えば、働き方を訴求する場合は「副業可」「リモート可」などをタイトルに入れるのも一案です。また「IPO」「上場企業」など企業のステータスに関わるキーワードや、「年収」「役職」などの条件で伝える方法も考えられます。

個別送信型の場合は、データベースに登録されている経験やスキルなどを読み込み、興味を持ってもらえるようなワードを見つけます。 グループ送信型の場合は、送信ターゲットグループの共通点を明確にし、タイトルに盛り込むと良いでしょう。

3.熱意が伝わる文面を考える

魅力的なタイトルをつけても内容が機械的では、求職者が「自分を欲してくれている訳ではない」と感じ、応募につながる可能性が低くなります。「あなただからこそ、スカウトメールを送りました」という気持ちが伝わる内容になるように心がけましょう。

＜文面のポイント＞

• 職歴や経験を見て、任せたいプロジェクトを提示する。
• 実際の仕事内容を提示する。
• 自社で現在取り組んでいることや将来的な計画など、「直接のアプローチだからこそ知れること」を盛り込む。

最近では、スカウトメールに採用資料を添付したり、採用動画を作成してスカウトメール内に入れたりする企業も増えています。文面だけでなく、視覚的にもオリジナリティを出すことで、より求職者の印象に残りやすくなるでしょう。

またスカウトメールの内容も、採用予定部門の担当者にも確認してもらうことをお勧めします。募集ポジションの具体的な業務内容や労働環境などに齟齬がないかを見てもらうことはもちろん、専門用語の使い方などについてもアドバイスをもらうことができるでしょう。

4. スカウトメールを読んだ後に、とってほしい行動を明確に示す

スカウトメールの文面の最後には、求職者に「次にとってほしい行動」を明確に示すことが大切です。
せっかく求職者に興味を持ってもらっても、「次にどうしたらいいのか」がわからなければ、応募に迷いが生じるかもしれません。スカウトメールに返信してほしいのか、電話をかけてほしいのかなど、スカウトメールの中に明記します。また、応答できる時間に決まりがあるのであれば、それらも示しましょう。

経営幹部などのハイクラス層の場合、現職で担っている役割などの面から転職のハードルが一般社員よりも高いことが少なくありません。そのため、すぐに面接などのアクションを提示するのではなく、「まずは面談で話だけでも聞いていただけないでしょうか？」などと、求職者が気軽に受け入れられる訴求を入れるのも一案です。このとき、対面の面談では時間を作るのが難しい求職者もいるので、オンラインか対面かを求職者の希望で選べるようにしておくと、さらに次の行動へのハードルが下がるでしょう。

5.伝えたいことは端的に伝える

スカウトメールの文面は端的に伝えましょう。
自社のアピールポイントをメールの中で詳しく伝えようとすると、長文になってしまう傾向があります。しかし忙しい求職者に、長文のスカウトメールを読んでもらうのはなかなか難しいものです。特に近年はスマートフォンでメールを読む機会が増えたので、可読性を考慮して分量を調整すると良いでしょう。

6.検証と振り返りを定期的に行う

今後の採用活動に活かすために、スカウトメールについてのノウハウを溜めるのも重要です。
例えば、同じ条件のターゲットに送るスカウトメールをタイトルや内容を変えて複数パターン用意し、一定期間の返信率を分析します。「このキーワードを入れると返信率が高かった」「次のアクションを○○に設定すると返信率が下がった」など、傾向が見えてくるでしょう。検証と振り返りを行うことで、効率良く採用を進められるだけでなく、今後の採用計画にも役立てられるはずです。

また、スカウトサービスに登録したばかりの人、情報を更新したばかりの人、他の企業に応募中の人など、どのような属性の求職者にスカウトメールを送ると返信率が高いかという検証も考えられます。

さまざまな検証を行って、今後の採用活動が効率的に進められるよう意識しましょう。

目的別のスカウトメール例文

「求人の提案」「カジュアル面談の提案」「リマインド」と、スカウトメールの目的別に例文を紹介します。

1.求人の提案

＜ポイント＞

求職者の興味をひくような自社の特徴・強みを簡潔に紹介するとともに、求人ポジションの募集要件と働く環境の魅力を箇条書きなどでわかりやすく伝えましょう。

2.カジュアル面談の提案

＜ポイント＞

どのようなポジションで、どのような活躍の可能性があるかを提示します。カジュアル面談を提案する際には、面談相手が誰かも伝えると良いでしょう。CxOや役員など、経営層が面談する場合、企業の採用に対する熱意がより伝わり、応じてもらえる可能性が高まります。「選考ではない」「書類不要」の旨も伝えてください。

3.リマインド（再送）メールの例文

＜ポイント＞

2回目の連絡であることがわかるようにするため「度々のご連絡、失礼いたします」「2回目のご連絡となります」といったワードを入れます。検討状況をたずね、再度カジュアル面談の提案をするなどして熱意を伝えましょう。

ターゲット別のスカウトメール例文

ターゲット別のスカウトメールの例文を3パターン紹介します。

1.管理職向け

＜ポイント＞
管理職の採用を考えている際は、「どのような部署なのか」「どのような業務を任せたいのか」などを具体的に伝えられると良いでしょう。また、求職者の経験やスキルを見て、「あなたを自社に迎え入れたいのです」という気持ちが伝わるような文面であることも大切です。

2.医療業界・研究職向け

＜ポイント＞

研究職の場合、自社がどのような研究を行っているのか、研究施設はどの程度整っているのか、求職者の経験が自社のどのようなところに活かせるのか、といったことを伝えると良いでしょう。また、入社した場合に部署内にどのような技術を持つ上司やメンバーがいるかを伝えることも有効でしょう。

3.海外向け営業職向け

＜ポイント＞ 

求職者にとって、入社後のイメージが明確になることはとても大切です。任せたいプロジェクトだけでなく、今後のキャリアや一緒に働くことになる上司やメンバーのことを伝えるなど、求職者が自社に入社したらどのような働き方をするのかを具体的に示せると良いでしょう。

スカウトメールの効果をさらに上げるための分析方法

次のような分析・工夫を行うことで、スカウトメールの効果が高まる可能性があります。

重要指標を設定する

スカウトメールの効果を分析するために、重要指標を設定しましょう。例えば次のような指標です。

• 送信数
• 開封率
• 返信率
• 面接率
• 採用決定率

どの指標を重視するかは、企業や採用ポジションによって異なります。
例えば、採用難易度が高いポジションの場合（経営層・上級管理職・エンジニアなど）、ターゲット人材と接触し、面談・面接につなげることが重要であるため、「送信数」「開封率（開封数）」「返信率（返信数）」「カジュアル面談設定率（数）」など、選考プロセスの初期段階の指標を重視してチェックすると良いでしょう。開封率や返信率が低ければ、「ターゲットがずれている／絞り過ぎている」「スカウト件名・文面が魅力的ではない」といった点に問題がある可能性があります。

一方、営業職や事務系職種など、比較的、対象者数が多く返信率などの数値が高くなると見込まれる採用ポジションの場合、「1次面接設定率（数）」「1次面接通過率（数）」以降など、選考プロセスの中盤以降に注目してみると良いでしょう。例えば、返信率や面談設定率は高いものの面接通過率が低い場合、スカウトメール送信対象のターゲット像が求める人材とずれており、ミスマッチが起きている可能性があるため、送信対象を見直す必要があるでしょう。

利用するスカウトサービスによっては、「○○職の平均返信率：○％」など、目安が提示されていることもあります。目安となるデータも参考にしながら、課題の分析を行いましょう。

メール文面のA/Bテストを行う

A/Bテストとは、2つのパターンを試して比較し、どちらがより良いかを判断するテスト手法です。スカウトメールにおいては、A/Bの2パターンのメール文面を用意して送信し、どちらの返信率が高いかを検証することで、効果的な文面を判断します。

ただし送信数（サンプル）が少ないと、正しい評価はできません。それぞれ一定の送信数を担保するまでは、早急に「この文面は効果がない」と判断しないことが大切です。送信数が少ないうちからスカウトメールの件名や文面を変更し過ぎると、効果がわかりづらくなる可能性があります。

なお、メール文面の作成の際には、募集する職種やターゲット人材に近い従業員にスカウト文面をチェックしてもらい、魅力を感じるかどうか意見を聞いてみるのも有効な手段です。

送信日・時間などを変える

スカウトメールを送信する曜日・時間帯などを変えることで、受け手の目に留まりやすくなる可能性もあります。例えば「早朝・深夜を避ける」「通勤時間帯・休日前を狙う」などが挙げられます。スカウトサービスの担当者に聞いてみると、利用者傾向について情報を得られるかもしれません。

ターゲットの行動から送信タイミングをはかる

ターゲットの行動に注目して送信タイミングをはかる方法もあります。例えば「スカウトサービスへの新規登録直後」「登録内容の更新直後」「ログインがあった直後」などが挙げられます。他社への応募行動など、登録者の転職活動の状態を表示するスカウトサービスもあります。転職活動への意識や熱が高まっている可能性が高いタイミングを狙って送信することで、検討してもらえる確率が高まるでしょう。

スカウトメール例文を参考にする

スカウトサービスによっては、効果の良いスカウトメールの傾向や例文などを紹介しているケースがあります。訴求力が高い記載内容や表現などを参考にし、自社に取り入れると良いでしょう。

スカウトメールを効果的に活用して求める人材の獲得が可能に

スカウトメールは、慣れるまでは文面の作成に手間がかかるかもしれませんが、企業から理想の人材にアプローチできる非常に有効な手法のひとつです。スカウトメールを活用し積極的に人材獲得につなげましょう。