【文例付き】採用通知メール・不採用通知メールの書き方や注意点解説

採用メールの書き方のポイント

まず、採用メールの「件名」は、送付者と要件が一目でわかるものにしましょう。例えば、次のような書き方です。 

応募者がメールボックスを開いた際、すぐに選考結果の連絡だと気付かなければ、大量のメールに埋もれて見過ごされてしまう可能性があります。スパムメールと混同しやすい件名は避けましょう。 

特に「採用通知」の場合、メールに気付くのが遅れると、他社への入社を決めてしまったり、入社手続きが滞ったりすることになります。 

メール本文においては、結果を明確に伝えるのはもちろんのこと、事務的になりすぎないように配慮したいものです。「採用」を伝える場合、「不採用」を伝える場合、それぞれについてメール作成のポイントをお伝えします。 

採用通知メールの場合

応募者は複数の企業に応募し、比較検討している可能性があります。メールの文面が企業の印象を左右し、どの企業を選ぶかの決断に影響を及ぼすこともないとは言えません。 

そこで、「応募への感謝」「入社への期待」などのメッセージを添えることで、印象アップにつながり、内定辞退を防げる効果が期待できます。 

また、「入社までのスケジュール」「入社手続きに関する提出書類」など、入社準備のための連絡事項を漏れなく記載してください。 

メール文面への配慮はもちろん、なるべく早いタイミングで送信することも大切です。他の企業でも選考が進んでいる、あるいは他の企業にも応募を検討している場合など、いち早く採用を伝えることで、自社を選んでもらえる確率が高まります。 

不採用通知メールの場合

応募者は不採用通知を受け取ると、気分が落ち込むものです。それが冷たさを感じる文面であればなおさら、企業に対してネガティブな印象を抱くこともあるでしょう。 

その人を自社社員として迎えないにしても、自社の商品・サービスを利用する顧客となったり、ビジネス上の取引先になったりする可能性もあります。自社のイメージを損ねないよう、誠意が感じられる丁寧な文面を心がけてください。 

まずは応募への感謝を伝え、「不採用とします」などではなく、「誠に残念ながらご期待に添えない結果となりました」といった表現を使うことで印象が和らぎます。可能であれば、選考過程においてプラスの評価をしたポイントなどを伝えてもいいでしょう。なお、「不採用にした理由」については記載する必要はありません。 

文末には、応募書類の取り扱いについて記載します。「自社にて破棄」「郵送にて返却」など、自社の規定に沿って明記してください。個人情報が記されているものだけに、応募者に安心してもらうことが重要です。 

最後は、応募者の今後の活躍を祈念するメッセージで締めくくります。 

採用通知メールのテンプレート 

不採用通知メールのテンプレート

採用メール送信前のチェック項目

採用に関する通知メールを作成したら、送信前に以下について見直しましょう。 

誤字・脱字はないか 

文面に誤字・脱字があると、マイナス印象を与えてしまう恐れがあります。誤字・脱字や不自然な表現がないか、入念にチェックしてください。 

宛先・記載情報に誤りはないか 

応募書類を参照しながら、宛名のフルネームの表記に誤りがないかを確認します。採用通知の場合は、入社予定日や書類提出期限などが正確かどうかもチェックします。他の応募者に送った文面をコピー＆ペーストした場合など、ミスが起こりやすいため注意が必要です。 

文章の構成・表現に問題はないか

必要な連絡事項が漏れなく記載されているかどうかを確認しましょう。 

また、相手に誤解を与える表現、不快感を抱かせるような表現をしていないかを見直します。 

感謝・歓迎の気持ちを伝えているか

事務連絡のみに終始すると、冷たい印象を抱かれる可能性があります。自社に興味を持って応募してくれたことへの感謝、一緒に働くことへの期待や歓迎など、「気持ち」を伝えることをお勧めします。 

採用メールを送信する際の注意点 

採用／不採用の通知メールは、選考終了後3日～1週間以内を目途に、なるべく早く送るようにしましょう。 

応募者は結果を待つ間、不安な気持ちを抱えて過ごしていますし、結果がわからなければ次のアクションを起こすこともできません。応募者の気持ちや立場に配慮し、早めの対応を心がけてください。採用通知が遅れれば、他社への入社を決め、内定を辞退される確率も高まります。 

ただし、他の応募者の選考に時間がかかる、リファレンスチェックを行うなど、1週間以内に連絡できないケースもあるでしょう。その場合、いつ頃に結果を連絡できるか、目安となる時期を事前に伝えておくといいでしょう。 

また、メールの送信後には、「送信済みフォルダ」を確認し、正常に送信されているかどうかも確認してください。 

応募者の気持ちに寄り添うメールを心がけよう

採用・不採用いずれの結果であっても、自社を選んで応募してくれたことへの感謝の気持ちを持つこと、自社に対する印象や信頼感を高める意識を持つことが大切です。 

その上で、応募者の気持ちに寄り添うメールを送るように心がけてください。それにより、採用した人は入社意欲が高まり、不採用になった人にも好印象を残すことができるでしょう。