円満に辞めるための退職交渉の進め方と注意点

退職交渉とは

退職交渉とは、企業側に「退職したい」という意思を伝え、具体的な退職日について交渉することです。責任あるポジションで活躍している場合、企業から引き留めや条件交渉を受け、退職までに予想以上の時間がかかることが少なくありません。

また、長年にわたり良好な関係を築いてきた職場に対して、退職を考えていることを切り出しにくいと感じる人も多いようです。退職の意思を固めた後は、退職交渉をスムーズに行うために、事前にしっかりとした準備をすることが大切です。

退職を伝えるタイミングと進め方は？

退職交渉はどのタイミングで切り出すのがいいのでしょうか。退職交渉の進め方について詳しく解説します。

退職の意思を伝えるのは、退職希望日の1～2カ月前が目安

退職の申し出は、法的には退職日の2週間前までに行うこととされていますが、企業の多くは、1～2カ月前に申し出ることを就業規則に明記しているケースが一般的です。退職のタイミングによってはボーナスが支給されないケースもあるため、あらかじめ就業規則を確認することが重要です。

直属の上司に意思を伝える時間を設ける

はじめに退職の意思を伝えるのは、直属の上司です。退職する意思が固まった段階で、できるだけ早くそのことを伝えます。話すときは、他の社員がいるような場所ではなく、会議室やオンライン面談の時間を確保して落ち着いて話せるようにしましょう。上司が忙しくなかなか面談ができない場合は、あらかじめメールで意思を伝えた後、改めて時間を割いてもらうようにお願いするのがいいでしょう。

退職日が決まったら退職届などの届け出を行う

退職に関する話し合いを重ね、正式に退職日が決定したら、会社の決まりに従って「退職届」を作成して提出します。

職場に伝え、引継ぎを開始する

退職交渉を経て正式に退職が決定した後、上司や人事などと相談しながら職場の人たちに退職する旨を報告します。業務に支障が出ないよう、担当業務のマニュアルの作成や必要なデータの整理、後任への引継ぎなどを進めていきます。後任者と一緒に取引先などを訪問して挨拶するなど、その後の関係に悪影響を及ぼさないように配慮しましょう。

退職交渉の注意点

退職交渉をスムーズに行うためには、いくつかの注意点があります。より円滑に話が進められるように、あらかじめポイントを押さえておきましょう。

退職日と最終出社日を決めておく

退職交渉を行うときは、明確な退職の意思があることを相手に示すために、希望する退職日と最終出社日をはっきりと決めておきましょう。具体的な日にちを決めずにあいまいな状態で臨むと、交渉の余地ができてしまいます。強い引き留めや条件提示などを受け、退職までに時間がかかってしまうことも考えられます。後任の手配のためにも、最終出社日はきちんと伝えておきましょう。

会社の不満は言わない

現職への不満が退職の本当の理由だったとしても、「今までと違った環境で活躍して自己成長したい」「キャリアアップのために別の企業で働きたい」といった前向きな理由に変換して伝えた方が、円満な退職につながりやすくなります。年収や役職、仕事内容、配属などを退職理由として伝えた場合、不満を解消する条件を提示され、引き留めを受ける可能性があるからです。

引き留めにくい退職理由を工夫する

さまざまな形で引き留めを受けることが想定されるのであれば、企業側では改善の余地がないような「家庭の事情」「やりたいことの実現」「異業界を経験したい」などを理由に挙げるのも有効な手立ての一つです。あらかじめ引き留めにくい理由を考えておくのがよいでしょう。

転職先の社名や待遇は濁しておく

退職交渉の段階で転職先について聞かれた場合、言いたくないのであれば濁しておくのが良いでしょう。退職の意思を翻意させようと、好条件を提示されて引き留めを受ける可能性があるからです。もちろん、転職後も関係を続けたい相手に対しては、正直に伝えましょう。

退職交渉がうまく進まない場合の対処法

退職の意思を上司に申し出たとしても、必ずしも話がスムーズに進んでいくとは限りません。ここでは、退職交渉がうまく進まない場合の対処法について解説していきます。

部門長や人事まで話が進まない

直属の上司に意思を伝えたにも関わらず、部門長や人事までなかなか話が進んでいかないケースがあります。こうした場合には、上司とのやり取りはメールなどで記録を残しておき、こまめに進捗をチェックし、誰の承認待ちなのかを確認するようにしましょう。

強い引き留めにあう

退職交渉では、思いのほか強い引き留めにあうことも考えられます。もちろん、引き留められた結果、以前よりも好条件で働き続けることができる可能性もありますが、退職を申し出る以前とは周囲の接し方が変わり、居心地が悪くなることも十分考えられます。退職の意思を一度固めたのであれば、その意思を強く持ち続けることが大切です。引き留められたことに感謝の意を示しつつ、「前向きな退職理由なので応援してください」「大変お世話になりました」といったスタンスで交渉に臨むようにしましょう。

条件を提示されて迷いが生じている

退職の意思を伝えたところ、条件の改善を提示されて退職を迷ってしまうケースも多いようです。ただ、従業員が退職を申し出たらすぐに待遇が変わるような人事制度は、成果を正しく評価していない不平等な評価制度とも言えます。もちろん、好条件を提示されて残るという選択肢もありますが、その場で回答を出さず落ち着いて判断するようにしましょう。

引継ぎ先が見つからない

業務の引継ぎは退職前の重要なタスクのひとつですが、後任が見つからず、退職時期が先延ばしにされてしまう可能性もあります。転職の決意が固まっているのであれば、後任の有無に関わらず希望日に退職することを明確に伝え、引継ぎ資料を作成して上司に渡すようにしましょう。

円満退職を実現するために重要なこと

プロジェクトの責任者や管理職の場合、退職までに時間がかかることもあります。円満に退職するために事前に押さえておきたい重要なポイントを詳しく解説します。

退職の意志を強く持つ

管理職やプロジェクトの責任者が退職する場合、企業にとって後任の手配が大きな問題となります。実績のある有能な人材に対しては、「残留してほしい」という思いが強くなるため、強い引き留め交渉があると考えておいた方が良いでしょう。面談が何度も行われても、根気よく丁寧にコミュニケーションを取るのはもちろんですが、「必ず退職する」という、強い意志を持って退職交渉に臨むことが大事です。

期間にゆとりを持つ

管理職など重要ポジションの後任探しは、容易に進まないケースもあります。社内で経験・スキルにマッチした人材を確保するのが理想ですが、見つからない場合は社外から適任者を採用する必要があります。適任者が見つかるまでに数カ月かかることも十分考えられます。企業側の事情も考慮して、退職日までにゆとりを持つようにしましょう。

引継ぎは丁寧に行う

たとえ社内で適任者が見つかったとしても、人事異動や組織変更などを行う必要があり、引継ぎの体制を整えるだけでもそれなりの時間がかかります。管理職の場合は、メンバーのマネジメントを行う必要があるため、後任への引継ぎは丁寧に行うように心掛けましょう。

自分の都合だけを押し付けない

円満に退職するために、職場の負担を考えて有休消化を調整するといった気遣いも大切です。個人的な都合や考えだけで退職すると、今後の転職時の評判にも悪影響を及ぼす可能性があります。特に、上位の役職で転職する場合、採用企業側が「前職や現職への実績の確認（リファレンスチェック）」をすることが一般的です。自分自身の今後のキャリアのためにも、できるだけ円満退職を目指しましょう。