転職活動中は、企業の採用担当者や転職エージェントとメールでやりとりすることがあります。その際の返信メールの書き方のポイントや注意点を場面別に組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。
目次
転職活動の返信メールで心がけたいポイント
スカウトメールへの返信や応募書類の提出に始まり、面接の日程調整や内定に関する連絡まで、転職活動中に企業の採用担当者や転職エージェントの担当者とメールでやりとりする機会は多数あります。その際に互いに良い印象を持ってスムーズなやりとりができれば、選考にも集中できます。そのために心がけたいのは主に次の4点です。
ビジネスメールの基本に沿って返信する
企業の採用担当者や転職エージェントの担当者とのやりとりは、普段のビジネスと同様に行うことが基本です。ビジネスメールと同様に、「元のメールの本文は残したまま返信する」、「署名をつける」、「結論から伝える」といった基本に沿って返信しましょう。ただ担当の転職エージェントによっては、フランクさを出すためにあえてビジネス感を出さないようなコミュニケーションをとる場合もありますので、その場合はこの限りではありません。
早めの返信を心がける
メールを受信してから返信するまでの期間に決まりはありませんが、可能な範囲で早めの返信を心がけましょう。特に、面接の日程の希望や、企業からの質問への回答、内定通知への回答などを求めるメールへの返信は、返信内容に応じて相手が社内や他の応募者・関係者と調整を進めていくため、長期間返信がないと、相手が見通しを持てなくなります。
検討の時間が必要で早めの返信が難しい場合、メールを受信した旨と詳細に返信できる時期の目処を記載して一度返信しておくと、送信者は、受信者がメールを確認したことや、回答がいつごろ届くか分かり、安心できるでしょう。
相手に敬意を払った、丁寧な文章を書く
前述の通り、転職活動のメールはビジネスメールと同じ対応が基本となります。そのため、丁寧に伝えることを心がけるといいでしょう。
また、多忙のため面接の候補日時をわずかにしか提示できないなど、相手に無理や配慮をお願いする場合があるかもしれません。その際は、結論だけを伝えるのではなく、「◯◯といった事情で候補日程が限定的で申し訳ございません」と一言添えるなど、意図や背景を伝えると良いでしょう。そうすることで、相手も納得して次の動きに入ることができるでしょう。
意図が明確でない表現をしない
相手が意図を汲み取らなければならないような、説明不足で曖昧な表現は避けましょう。例えば、企業から「面接の日程はAとB、どちらがご都合がよろしいでしょうか？」と尋ねられた際、どちらも都合がつき相手に決めてほしいからといって「問題ございません」と返信すると、相手は意図を図りかねます。「どちらの日程も都合がつきますので、貴社のご都合に応じて決めていただけると幸いです」などと自身の考えを明示しましょう。
転職活動の際の返信メールの基本構成
返信メールの基本的な構成も確認しておきましょう。返信メールは、ビジネスメールと同様に「件名」「本文（宛名／挨拶・氏名／用件／結びの言葉）」「署名」で構成します。
- 件名…件名は変えずに返信します。返信メールを受け取った企業や転職エージェントが件名から用件をすぐに把握できるようにするためです。
- 本文（宛名／挨拶・氏名／用件／結びの言葉）…宛名には送信先の企業名と氏名、分かる場合は部署名も記載します。挨拶文のあとの自身の氏名に現職の社名や役職などの記載は不要です。
- 署名…最後に、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、自分の連絡先を明記しましょう。読みにくい漢字が含まれる場合は、ふりがなを併記すると良いでしょう。電話番号やメールアドレスは、在職企業のものではなく個人で保有しているものを使用します。
次に、転職活動の段階別に返信メールの例文とそのポイントを紹介します。
スカウトを受けた際のメール例文
「スカウト」機能を提供している転職サービスに登録していると、企業や転職エージェントなどから「スカウトメール」が届きます。興味を持った場合の返信メールの例文です。なお、興味を持てないスカウトメールに対しては、返信しなくても問題ありません。
○○株式会社
採用担当 □□様
お世話になります。●●と申します。
この度はスカウトのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の求人内容・採用背景を拝見し、○○の取り組みに魅力を感じました。
私の○○・○○の経験を活かせるのではないかと考えております。
＜応募前に面談を希望する場合＞
応募前に一度面談の機会をいただければ幸いです。
○月○日～○月○日頃は比較的余裕がございます。
（※都合の良い曜日・時間帯が明確な場合は、「○曜日の○時～○時頃は対応可能でございます」などと記載する）
候補日時を挙げていただけましたら幸いです。
＜面談なしでの応募を希望する場合＞
ぜひ応募させていただきたく、今後のスケジュールをお知らせいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
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氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
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【ポイント】
スカウトメールに返信する場合は、興味の度合いなどにより「面談した上で応募を検討したい」「すぐに応募したい」など今後の対応の希望を盛り込みます。応募の前に面談を希望する場合、希望の時期、曜日・時間帯なども伝えておくとセッティングがスムーズに進みます。
応募書類の提出指示を受けた際のメール例文
転職エージェントや企業から履歴書を始めとした応募書類を提出するよう指示を受けた際のメール例文です。
転職エージェント宛の返信メール
株式会社○○エージェント
△△様
先日面談をさせていただいた●●と申します。
ご多忙の中、お時間いただきありがとうございました。
ご紹介いただいた○社の○○職に応募したく履歴書を添付いたします。
なお、添付書類にはパスワードを設定しております。
別途、メールにてお知らせいたしますので
併せてご確認くださいますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒、よろしくお願い申し上げます。
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氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
指定された書類を送付したことを告げ、改行などを適宜加えながら、読みやすい文面に仕上げます。応募書類には念のためパスワードをかけ、その旨を伝えましょう。
企業宛の返信メール
○○株式会社
人事部 □□様
お世話になっております。●●と申します。
お電話でご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
なお、添付書類にはパスワードを設定しております。
別途、メールにてお知らせいたしますので
併せてご確認くださいますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
転職エージェント宛のメール同様、指定された書類を送付したことを告げ、改行などを適宜加えながら、読みやすい文面に仕上げます。応募書類には念のためパスワードをかけ、その旨を伝えましょう。
面接の日程調整をする際のメール例文
転職エージェントや企業から面接の日程調整の連絡が来た場合の、返信メールの例文です。
転職エージェント宛の返信メール
株式会社○ ○ エージェント
△△様
お世話になっております。●●です。
株式会社■■の面接の日程調整、ありがとうございます。
以下の日時で承知いたしました。
○ 月○ 日（○ ）00:00～
△△様にアドバイスをいただいた点を踏まえ、
しっかりと事前準備をして面接に臨みたいと思います。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
ポイントは、日時を確認した旨をきちんと伝えることです。転職エージェントから連絡をもらった面接日時を、引用して記載しましょう。また、面接に向けた意気込みや、アドバイスを受けたことへのお礼を述べておくのも良いでしょう。
企業宛の返信メール
応募企業宛に自ら面接候補日を提示する場合と、応募企業から提示された候補日での調整が難しい旨を返信する場合の2パターンを紹介します。
候補日時を提示する場合
〇〇株式会社
人事部 □□様
お世話になっております。●●でございます。
書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
面接の希望日程をお知らせいたします。
下記日程でしたら、面接が可能です。ご確認の上、ご調整いただけますと幸いです。
【1】 ○月○日(○) ○時開始～○ 時終了
【2】 ○月○日(○) ○時開始～○時終了
【3】 ○月○日(○) ○時開始～○時終了
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
面接希望日を提示するように連絡を受けた場合は、採用担当者が日程調整をしやすいように最低でも3つ程度の候補日程を挙げるようにしましょう。
提示された日程での調整が難しい場合
〇〇株式会社
人事部 □□様
お世話になっております。●●でございます。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、いただいた日程で調整が難しく、
代わりとなる日程候補をお送りいたします。
こちらでご調整は可能でしょうか。
【1】 ○月○日(○) ○時開始～○時終了
【2】 ○月○日(○) ○時開始～○時終了
【3】 ○月○日(○) ○時開始～○時終了
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
応募企業から提示された日程で調整できない場合は、調整ができない旨とお詫びを伝え、別の候補を可能な限り複数提示するようにしましょう。
面接辞退を伝える際のメール例文
転職エージェントや企業に対して、面接辞退を申し出る際のメール例文です。
転職エージェント宛のメール
株式会社○○エージェント △△様 お世話になっております。●●です。 ○月○日○時より予定されている株式会社■■の二次面接につきまして 辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 お忙しい中、ご調整いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。 一次面接でのやりとりを踏まえて、改めて自身の転職理由や 今後取り組みたい仕事と照らし合わせて考えたところ、 ■■社ではない、別の企業に挑戦したいと考えたことが理由です。 身勝手なお願いで恐れ入りますが、 何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
面接を辞退する事実のみを述べるだけでなく、その理由を可能な範囲で書き添えましょう。全く触れていない場合、転職エージェントは気になってしまうものです。
企業宛のメール
◯◯株式会社 人事部 □□様 お世話になっております。●●でございます。 ◯月◯日◯時よりお約束しております二次面接につきまして 誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により 面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。 身勝手なお願いで恐れ入りますが、 何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 本来であれば直接お詫びするべきところでございますが、 メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
辞退する意志と謝罪を伝えるだけでなく、選考において時間や労力を掛けてくれたことへの感謝や、連絡を簡易的に済ませてしまうことに対する謝罪も伝えるといいでしょう。辞退する理由は、記載できる範囲で記載しても構いませんし、記載せずに「諸般の事情」「一身上の都合」などの形式的な表現にしても問題ありません。
面接のお礼を伝える際のメール例文
面接後に、企業に対してお礼を伝える際のメール例文です。
◯◯株式会社 人事部 □□様 お世話になっております。 本日、二次面接の機会をいただいた●●と申します。 二次面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます。 前回の面接の内容に基づき、貴社のビジョンや役割に対する さらなる理解を深めることができました。 二次面接で触れた○○について、 共有いただける範囲で構いませんので、詳細な情報をお伺いしたく思っています。 ご多忙の中大変恐れ入りますが、ご確認の程お願い申し上げます。 末筆ながら貴社のますますのご発展と○○様のご多幸をお祈り申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
まずは、面接の時間を割いてもらったことへの感謝を伝えましょう。加えて、面接で高まった入社意欲や、面接で伝えきれなかったことの補足があれば記載します。多忙な相手の負担にならないように、手短にわかりやすくまとめましょう。
内定通知を受けた際のメール例文
転職エージェントや企業から内定通知を受けた際に返信する場合のメール例文です。
企業宛の返信メール
企業からの内定通知メールに対する、「承諾する」「保留する」「辞退する」の3パターンの例文を紹介します。
内定を承諾する場合
〇〇株式会社 人事部 □□様 お世話になっております。●●でございます。 この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。 心より感謝を申し上げ、謹んでお受けいたします。 これまでの自身の経験を活かし、貴社の戦力として貢献できるよう 努力する所存でございます。 今後の入社までの手続きや流れについて、ご教示いただけますと幸いです。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
採用担当者を待たせることがないようにできるだけ早く返信するようにしましょう。内定のお礼を述べた上で、入社の意思を明確に伝えるのがポイントです。
内定を保留する場合
○○株式会社 人事部 □□様 お世話になっております。●●でございます。 内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。 本来であれば、すぐにでも承諾の返事をすべきところですが、 他にも選考中の企業が複数あるため、 選考結果が出た上で最終的に判断したいと考えております。 勝手なご相談で誠に恐れ入りますが、 ○月○日（○）までにはお返事できると思いますので そこまでお待ちいただくことは可能でしょうか。 こちらの事情で申し訳ございませんが、 ご検討いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
返事を保留したい場合は、言いづらくてもすぐに連絡しましょう。応募企業は内定を出した人が辞退した場合、次の候補者を検討しなければなりません。回答の遅れが企業側の採用活動にも影響を与えてしまいます。メールには「内定のお礼」「保留することへのお詫び」「保留の理由」「回答期日」を記載しましょう。
内定を辞退する場合
○○株式会社 人事部 □□様 お世話になっております。●●でございます。 この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。 貴社の事業内容や面接でお会いした方々に非常に魅力を感じており、 頂戴した内定条件を含めて慎重に検討させていただきましたが、 誠に申し訳ございませんが、内定を辞退したくご連絡を差し上げました。 大変貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、 勝手なお願いで誠に申し訳ございません。 本来はお伺いすべきところですが、 メールにて内定の辞退をご連絡させていただきましたことを 重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
設定された回答期限を守り、可能であれば結論が出てからできるだけ早くメールを返信するのが基本です。辞退する旨を伝え、謝意を示しましょう。辞退の理由については、あえて詳細を伝える必要はありません。
転職エージェント宛の返信メール
転職エージェントからの内定通知メールに対する、「承諾する」「保留する」「辞退する」の3パターンの例文を紹介します。
内定を承諾する場合
株式会社○○エージェント △△様 お世話になっております。●●でございます。 株式会社■■の内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。 心より感謝を申し上げ、謹んでお受けいたします。 株式会社■■の皆様にもお礼をお伝えいただけますでしょうか。 第一志望の株式会社■■から内定をいただけたのは、△△様のおかげです。 これまできめ細かいサポートをいただき、本当にありがとうございました。 今後の入社までの手続きや流れについて、ご教示いただけますと幸いです。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
企業への返信メールと同様、できるだけ早く返信することが大切です。
内定を保留する場合
株式会社○○エージェント △△様 お世話になっております。●●でございます。 この度は、株式会社■■の内定のご連絡をいただき、 誠にありがとうございます。 本来であれば早々に承諾の返事をすべきですが、 他にも選考中の企業が複数あるため、 選考結果が出た上で最終的に判断したいと考えております。 ○月○日（○）までにはお返事できると思いますが、 そこまでお待ちいただくことは可能でしょうか。 お手数をおかけしてしまい申し訳ございませんが、 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
企業への返信メールと同様、保留の連絡はできるだけ早めにするのが基本です。転職エージェントに連絡を入れ、正直な保留の理由を告げた上で、今後の転職活動に関する助言を仰ぐのもよいでしょう。
内定を辞退する場合
株式会社○○エージェント △△様 お世話になっております。●●でございます。 ご紹介をいだいた■■株式会社からの内定ですが、 誠に恐縮ながら、辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 条件などを熟考した結果、やはり現職と同程度の年収で働きたく、 引き続き転職活動を続けたいという思いに至り、 辞退することを決意した次第です。 お手数をおかけしまして誠に恐れ入りますが ■■株式会社の採用ご担当者様にも、辞退の旨とお詫びを、 お伝えいただけますでしょうか。 ご尽力いただいたにも関わらず、 内定を辞退する結果となり、大変申し訳ございません。 スピーディな日程調整や的確なアドバイスなど、 △△様のサポートが本当に助かっております。 取り急ぎメールでのご連絡、失礼いたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ＝＝＝＝＝＝＝＝
【ポイント】
転職活動を継続する場合も、転職活動を終える場合も、転職エージェントへのお礼を伝えます。内定を辞退する場合、転職エージェントから理由を聞かれることが多いので、具体的な辞退理由を添えておくと良いでしょう。
粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。
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