面接の日程調整メールの書き方と返信する際の注意点【メール例文付き】

転職活動では、書類選考を通過すると、採用担当者と面接日程の調整を行うことになります。面接の日程調整のメールが届いた場合の、状況に応じた返信の仕方、注意すべきポイントについて、組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏にアドバイスいただきました。返信メールの例文もご紹介します。

転職の日程調整メールとは？

面接日程の調整は、基本的にメールでやりとりを行います。企業に応募した後は、こまめにメールをチェックしましょう。一般的には、「書類選考通過」の通知とともに、面接の候補日程が送られてきます。そのメールを受け取ったら、なるべく早く返信することが重要です。 

特に、企業側から面接候補日程を提示されている場合、返信が遅れることで、採用担当者はスケジュールを確定することができず、時間のロスを生んでしまうでしょう。 

また、現職の仕事を調整した上で希望日程を返信したとしても、返信のタイミングが遅いとすでに希望日程が埋まってしまっていることもあります。可能なかぎり早めに返信しましょう。 

提示された候補日程についてすぐに判断ができない場合、回答ができる予定日を伝えておくのもひとつの方法です。「大変申し訳ありませんが、現職の都合により日程がわかるのが○月○日頃となります。○日までにはご連絡いたしますので、何卒ご了承ください」といった内容で返信するといいでしょう。 

転職の面接日程調整メールに返信する場合の注意点

面接日程調整メールに返信する際、以下のポイントに注意することでミスやトラブルを防ぎ、円滑に面接日をセッティングすることができます。 

タイトルは変更せず、本文も残して返信する

採用担当者からのメールに返信する際は、タイトルを変えず、「Re：」を付けたままにしておきます。件名を変えてしまうと、どのような用件でのメールだったのか分かりづらくなってしまうためです。 

また、最初に送られてきたメールの本文は、削除せず残しておきましょう。そうすれば、採用担当者は応募者とのやりとりの履歴・進捗状況を1通のメールだけで確認でき、調整作業がスムーズに運びます。 

日程候補はできるだけ複数送る

「面接希望日程を提示してください」という連絡を受けた場合は、採用担当者が調整しやすいよう、可能なかぎり多くの候補日程を挙げることをおすすめします。最低でも3つ程度の日程は提示したいものです。 

空いていない場合は自ら候補日程を提示する

応募企業から複数日程を提示されたものの、いずれも都合がつかない場合、「調整がつかず申し訳ありません」とお詫びを伝えるだけで終わらせず、こちらから候補日程を提示しましょう。最初に提示を受けた日程からなるべく近い日程で、最短の候補日を挙げてください。 

日程提示の際は、「曜日」「開始／終了」も記載

こちらから候補日を提示する際、「○月△日」だけでなく「○月△日（水）」など、曜日も含めて記載すると確実です。ただし、月・日と曜日がずれてしまうミスが発生する可能性があるので、送信前に確認してください。 

また、時間に幅を持たせて提示する場合、「開始」と「終了」を明記するといいでしょう。例えば、「15時～18時」と記載すると、「18時スタートまでOK」なのか「18時までに終了したい」なのか判断がつかないことがあります。「○：○～○：○」ではなく、「○：○開始～○：○終了」などと明記すると、調整がスムーズに運びます。 

時間には状況も補足しておく（オンライン、対面など）

企業によっては、「対面面接」か「オンライン面接」か、応募者の希望に応じてもらえることもあります。その場合は、面接日程の調整メールに記載があるため、返信の際は「○月△日（水）○：○～○：○（対面面接希望／オンライン面接希望）」などと記載するといいでしょう。 

日程調整メールへの返信メール例文 

応募企業から面接日程調整のメールを受け取ったときの、返信メールの文章例をご紹介します。

「希望日程を聞かれた場合」「提示された日程に回答する場合」「都合がつかず別の候補を提示する場合」の3パターンに分けてお伝えします。

希望日程を聞かれた場合

提示された日程に回答する場合 

都合がつかず別の候補を提示する場合

知っておきたい転職活動のメールマナー

以下にご紹介するのは、「面接日程調整」にかぎらない、転職活動におけるメールのマナーです。やりとりをスムーズにするために、意識しておくといいでしょう。

在籍企業のメールアドレスは使用しない

在職中に転職活動を行う場合、在籍企業のメールアドレスを使用するのは避けましょう。在籍企業に転職活動をしていることを知られてしまうケースもあります。転職活動では、必ず個人のメールアドレスを使用してください。 

個人のメールアドレスを使用する場合、メールアドレスの中にビジネスにそぐわないワードが入っているケースがあります。このような場合は、転職活動用のメールアドレスを新規で取得しておくといいでしょう。また、転職活動ではさまざまな場面でメールでのやりとりが発生するため、転職活動用のメールアドレスを持っておくと一元管理できるので便利です。 

宛先は企業名、部署名、担当者名の順で記載

メールに宛名を記載する際には、「企業名」「部署名」「担当者名（フルネーム）」で記載すると、丁寧な印象を与えます。企業名には「株式会社」「合同会社」などの会社形態も付記します。この際、社名の前につくか後につくか（株式会社○○／○○株式会社）を確認してください。 

本文は簡潔にまとめる 

メールの本文に、志望動機や面接後の感想などを長々と書く人もいるようです。場合によってはそのメッセージが採用担当者に響くこともあるのですが、メールでは「用件を簡潔にまとめてほしい」と考える採用担当者も多いものです。なるべく簡潔に伝えることを心がけましょう。 

連絡先の入った署名を必ず入れる 

応募企業にメールを送信する際は、署名に「連絡先」を付記することを忘れないでください。「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載し、誤りがないか確認した上で送信しましょう。 

何度もやりとりを重ねる中で署名の記載漏れを防ぐため、メールソフトで「自動挿入」を設定しておくといいでしょう。