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転職で面接辞退するときはどうしたらいい?メール例文や注意点を解説

転職活動では複数企業の選考に応募することが一般的です。選考を進める中、志望度の高さやマッチングの度合いなど、さまざまな理由で面接辞退を申し出ることもあります。企業に面接辞退の連絡をする際、メールや電話でどう伝えればいいか悩む方もいるでしょう。ここでは組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に聞いた、スムーズに面接辞退するための方法と注意ポイント、よくある面接辞退の理由や辞退メールの例文などをご紹介します。

【アドバイザー】

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野 友樹(あわの ともき)氏

約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。

転職の面接辞退で押さえておきたいこと

最初に、面接を辞退する際の考え方や知っておきたいことについて解説します。

「面接を辞退すること」自体は問題ない

一次、二次、最終面接などの選考過程にかかわらず、面接を辞退することは珍しくありません。転職活動は複数企業に応募して進めることが多く、さまざまな要因で辞退する可能性があることは企業も理解し、それらを見込んだ上で採用活動を進めているものです。そのため、「面接を辞退すること」そのものがトラブルにつながることはなく、断りづらいと思う必要もありません。きちんと連絡をすれば面接辞退しても問題はないと考えましょう。

面接辞退の連絡はメールでOK。メールに返信がない場合は電話を

面接を辞する場合、基本的にはメールで連絡をすれば問題ありません。辞退のメールを送った後、翌日中に返信がない場合は、人事担当者がメールを確認していない可能性があります。トラブルを避けるためにも、翌日中に電話で直接、面接辞退の連絡を入れましょう。

より丁寧な対応をしたい場合も、メールを送った後に電話で再度連絡することをお勧めします。最初に「面接辞退のメールをお送りいたしましたが、ご覧いただけましたか」と述べてから、辞退することへのお詫びや、選考に進めてもらったお礼を伝えると良いでしょう。

「面接を辞退する」と決めたら迅速に連絡する

辞退すると決めた時点で、すぐに人事担当者に連絡しましょう。また、転職エージェント経由で応募している場合は、転職エージェントの担当者に連絡をします。中には「断りづらい」と考えてタイミングを見計らい、連絡が遅れがちになる方もいます。辞退者が出た場合、採用スケジュールを調整する必要があるため、迅速に連絡する方が企業のためにもなるでしょう。

特に、管理職・専門職の採用選考では、早いうちから役員などの経営層が面接を担当するため、日程調整はさらに難しいものとなります。また、選考対象者を絞り込んでいるケースも少なくはないため、辞退の連絡が遅れることで採用計画に大きな影響を与える可能性もあります。相手の都合にも配慮することを忘れず、できるだけ早く伝えましょう。

面接辞退の際は、企業に失礼のないよう配慮する

自ら応募した企業の面接を辞退する以上は、相手への配慮として、誠意を持って理由を伝え、自己都合で迷惑を掛けてしまうことへの謝罪の姿勢を示しておきたいものです。日頃のビジネスシーンと同様に、相手に失礼のないように配慮することを心掛けましょう。

面接当日の辞退や連絡なしの無断キャンセルは厳禁

面接当日に辞退連絡はできる限り避け、無断キャンセルは厳禁と考えましょう。面接辞退に限らず、すべてのビジネスシーンにおいて、自己都合による約束の当日キャンセル・無断キャンセルをすれば、関係性が悪化したり、自分の評判を落としてしまったりすることになります。面接を辞退する企業についても、今後、ビジネスの現場で関係性を持つ可能性もゼロではないため、自分自身のためにも相手への配慮を大切にしましょう。

前日、当日など直前の面接辞退は電話が確実

前日、当日に辞退の連絡をする場合は、相手に確実に知らせることができる電話をお勧めします。直前の連絡でメールを送った場合、相手が開封しているかどうかわからないため、トラブルにつながる可能性があります。募集要項や企業から送られる選考・面接案内メールなどに記載されている人事担当者の連絡先や緊急連絡先を確認し、そちらに電話しましょう。

管理職や専門職が特に注意したいこと

「現職の業務が忙しい」「複数企業から内定を打診されている」などの理由から、志望度が高くない企業や選考途中の企業に対し、面接辞退の連絡を後回しにしがちな方も見られます。しかし、ほかの企業に転職後に、辞退した企業とビジネスの現場でかかわる可能性もあるのです。特に、管理職や専門職は、自分のキャリアや専門性を活かして同業界で転職するケースも多いので注意が必要です。

また、数年後に再び転職活動を行うことになった場合、「もう一度、その企業に応募したい」と考えるケースもあるでしょう。悪印象を与えれば、転職後の人間関係や今後の転職先の選択肢にマイナスの影響を及ぼす可能性もあるので、きちんと対応することをお勧めします。

面接の辞退理由、聞かれたらどう答えればいい?

面接を辞退する際には、その理由を聞かれるケースもあります。考え方やよくある辞退の理由をご紹介します。

面接辞退の理由の具体的な伝え方

辞退の理由を詳しく伝える必要はないため、「諸般の事情」「一身上の都合」などの形式的な表現でも問題はありません。しかし、多くの企業は面接辞退の理由を知りたいと考えているものです。選考スケジュールの見直しや再調整を行う際に、経営層を納得させる理由が必要となることもありますし、今後の採用方針に活かすために詳しい理由を聞くケースもあります。「一身上の理由」と伝えた場合、踏み込んで聞かれる可能性もあるので、面接辞退の理由を整理しておくと良いでしょう。

よくある面接辞退の理由とは?

よくある面接辞退の理由には、以下のようなものが挙げられます。

  • 他社から内定を得た
  • 面接で企業理解を深めた結果、方向性が違うと気づいた
  • 家庭の事情で就業できなくなった
  • 現職を退職することが難しく、転職活動をストップした
  • 現職で希望していた異動が実現した

これらの理由を定型的に伝えるのみでは、企業からさらに詳しい説明を求められる可能性もあります。伝えられる範囲で自分なりに要点をまとめておきましょう。

率直な理由を伝えても問題はない

辞退の理由が「希望年収より〇万円下回っている」「入社後の担当業界が希望と異なっていた」「働き方が自分にマッチしていない」などの場合、失礼のない表現であれば率直に伝えても問題はありません。企業にとっても、今後の採用方針や求人要件などを見直す際の参考にできるため、率直な理由を知りたいと考えているケースは少なくはありません。また、企業に採用する意思が強くある場合、辞退の理由に対して再検討を行うケースもあり、希望の年収条件や配属先、入社予定日などを考慮してもらえることもあります。

面接辞退のメール例文と書き方の要点

面接辞退のメール例文と書き方の要点をご紹介します。

面接辞退のメール例文

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)

 

△△株式会社
人事部 採用担当 △△様


お忙しい中、失礼いたします。
◯月◯日◯時より、××職(志望職種名)にて
二次面接のお約束をしております
◯◯◯◯(氏名)と申します。


誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、
面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。


お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
誠に申し訳ございません。


身勝手なお願いで恐れ入りますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。


本来であれば直接お詫びするべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。


==================
◯◯◯◯(氏名)
東京都◯◯区◯◯◯◯(住所)
電話番号:1111-2222-3456
メールアドレス:××××@××.com
==================

メールを書く際に押さえておきたい4つの要点

面接辞退のメールでは、下記の要点を伝えましょう。

<面接辞退の連絡で伝えたい要点>

  • 冒頭で、氏名と面接予定日、志望職種、選考段階を伝える。
  • メールの本題となる「辞退する意志」を先に伝える。
  • 選考において時間や労力を掛けてくれたことへの感謝と共に、辞退することに対する謝罪を伝える。
  • メールや電話で連絡を簡易的に済ませてしまうことに対する謝罪を伝える。

面接辞退の「よくあるQ&A」を紹介

ここでは、面接辞退に対するよくある疑問にお答えします。

Q.一次、二次面接と最終面接、辞退する際に気をつけることは?

A.一次面接の場合は、辞退する意思があっても一度会って話を聞いた上で判断してみることもお勧めです。情報を直接得ることで、「自分にマッチしている」と感じ、選択肢を広げられる可能性もあります。また、二次面接は、現場の責任者や役員が参加する場合もあります。働き方や経営方針など、一次面接とは異なる話を聞くことができるかもしれません。そのため、一次面接、二次面接の場合は、まずは本当に辞退するか十分に検討することが大切です。その上で、「それでも辞退したい」と考えた場合は、辞退する理由を明確にしておきましょう。

最終面接の場合は、これまで多くの時間を割いてくれたことに配慮し、より丁寧な対応を心掛けましょう。やりとりしていた人事担当者が同業界の企業に転職するケースもあり、再度の転職活動で出会ったり、業界内に悪い評判が広がってしまったりする可能性もあるのです。自分の印象を悪くしないように注意しましょう。

Q.辞退メールを送信後、確認の電話をもらうことはある?

A.面接辞退のメールに対し、最終確認の電話を掛けることを採用オペレーションとしている企業もあります。電話対応が可能なタイミングであれば、最後まできちんと対応した方がいいでしょう。電話に出られず、留守電に折り返し電話を求めるメッセージが入っていたら、なるべく早めに対応を。メールが送られてきた場合は、そちらに返信しましょう。

Q.電話で連絡した際、辞退することを何度も引き止められたら?

A.評価してくれていることに対し、お礼の言葉を伝えた上で、再度、辞退する理由を話しましょう。その際は、感情的にならず、必要なことのみを伝え、関係性が悪くならないように注意することが大事です。

Q.面接辞退のメールに返信が来たら、どう対応すればいい?

A.面接辞退を了承するメールをもらった場合は、こちらから再度返信する必要はありません。一般的なメールのやりとりと同様に、お礼の気持ちをより伝えたいと思った場合は、再度、返信しても良いでしょう。

転職エージェントの活用で、スムーズに面接辞退する方法も

転職エージェントを活用すれば、面接辞退の連絡なども任せることができ、心理的な負担を軽減できるでしょう。本音をそのまま伝えても、企業に対して問題のないような断り方を転職エージェントが検討するので、メールの文言や辞退の理由を考える物理的な手間も省けます。その際、転職エージェントに対しては、辞退の理由や自分の考えをしっかり説明することをお勧めします。今後、より希望にマッチする企業への転職を支援してもらいやすくなるでしょう。