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転職時の内定辞退はいつまでに伝える?内定辞退の電話・メール例文

転職活動を通じて複数の企業から内定が出た場合は、入社を希望する企業以外には内定辞退の連絡を入れなければいけません。内定辞退をする場合、どのような点に注意すればいいのでしょうか。そこで、本記事では電話・メールで辞退を告げる時の例文も紹介しながら、内定辞退をする際の注意点について詳しく解説します。

【アドバイザー】

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野 友樹(あわの ともき)氏

約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。

内定辞退はいつまでに伝える?

中途採用の内定辞退は、内定の通知時に応募企業から送付される「内定通知書」「採用通知書」などに記載されている回答期限内で、まだ承諾をしていない状態であれば、何も問題なく辞退することができます。

なお、内定の回答期限は、通知から1週間程度に設定されていることが一般的です。ただし、内定を出した企業は、回答までは他の応募者の選考を見合わせているケースも考えられます。内定辞退者が出た場合、次の応募者に内定を出したり、中断していた選考を進めたりといった対応を迫られることになるため、辞退を決めたらできるだけ早く伝えるようにしましょう。辞退の伝え方は、電話、メールのどちらでも構いません。

内定辞退の伝え方の注意点

内定辞退を伝える際は、まず内定を出してくれたことへのお礼を伝えるのが一般的です。そのうえで、内定を辞退することと、その理由について簡単に伝えましょう。なお、内定辞退に至った経緯や具体的な理由について、詳細に伝える必要はありません。

内定へのお礼

電話でもメールでも同じですが、まずは採用担当者に内定を出してくれたことに対する感謝の意を示します。「この度は内定をいただき、誠にありがとうございました」といった表現でお礼を述べるようにしましょう。

辞退の旨

次に内定を辞退する旨を伝えます。単に辞退する事実のみを述べるだけでなく、内定通知を受け、今後について改めて真剣に検討を重ねた結果であること、辞退することが苦渋の決断だったことなどを合わせて表現するのがよいでしょう。

辞退理由

内定を辞退した理由については、採用担当者から電話で質問された時に簡潔に答える程度で大丈夫です。メールで連絡を入れる場合も、詳細に記載する必要はなく、概略が分かる程度で問題ありません。

内定辞退の電話・メール例文

内定辞退の連絡を入れる際の電話・メール例文をご紹介します。

内定辞退の電話例文

お世話になっております。〇〇職の内定をいただきました△△です。
今お時間をいただいてもよろしいでしょうか?

 

先日は内定をいただき誠にありがとうございました。
頂戴した内容を、今後のキャリアを含めて改めて検討させていただきました。
その結果、大変心苦しいのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

 

(※理由を聞かれた場合)
面接で詳しく業務内容や仕事に求められるものなどをお聞きしていくなかで、自分が抱いていた働き方のイメージと違うことがわかり、自分の能力では御社に貢献していくことが難しいと感じました。

 

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず
このような結果となり、誠に申し訳ございません。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

内定辞退のメール例文

件名:内定辞退のご連絡/△△(氏名)


XXXX株式会社
人事部 □□□様


お世話になっております。〇〇職の内定をいただきました△△です。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。


頂戴した内容を、今後のキャリアを含めて改めて検討させていただいた結果、
大変心苦しいのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
上司と話し合った結果、現職に残ることにいたしました。


貴重なお時間をいただいたにもかかわらずこのような結果となり、
誠に申し訳ございませんでした。
今後の貴社の発展を心よりお祈りしております。


--------------------------------
氏名
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
--------------------------------

辞退するか迷っている場合は?

内定通知を受け取ったものの、承諾するかどうか迷っている場合にはどうすればいいのでしょうか。判断に迷った場合のヒントや対応策について解説します。

1社しか内定が出ていない場合

内定が出た企業が1社のみの場合、「辞退する」という決断は、在籍企業に残る、転職活動を継続するなど、他の選択肢などを十分に検討したうえで下すようにしましょう。一時的な感情やあいまいな理由で辞退してしまうと、後悔することになりかねません。

判断に迷うようであれば、自身の判断基準を改めて整理したうえで、企業や転職エージェントに相談しましょう。回答期限に余裕がある段階で、誠実に不安や悩みを伝えて再度面談の機会を設けてもらうなど、納得のいく形で冷静に判断を下すことが大切です。

他社の選考結果がまだ出ていない場合

他の企業の選考が並行して進んでおり、回答期限までに選考結果が分からない場合には、「申し訳ございませんが、他の選考も同時に進んでおり、その結果が分かるのが〇日になりそうです。回答までに少々お時間を頂戴してもよろしいでしょうか?」などと伝え、できるだけ早い段階で回答期限の延長を相談するようにしましょう。

なお、内定を一旦承諾した後、入社を辞退するのはトラブルのもとです。法的には労働者の自由が認められているものの、内定承諾したことで、企業は入社までの手続きを進め、採用活動を終了しています。内定承諾をしなければ、他の応募者に内定が出ていた可能性もあるため、企業や他の応募者に多大な迷惑を掛けることになってしまいます。今後、その企業と関わりを持つ可能性もゼロではありません。承諾するか迷っている場合は、安易に回答するのではなく、まずは企業や転職エージェントに相談するようにしてください。