英語のメールで意識すべきポイントをいくつかご紹介いたします。
英語のメールで意識すべきポイントをいくつかご紹介いたします。
※参考資料
http://www.english-at-home.com/business/how-to-write-an-email/
Eメールの書き方のコツ
件名は具体的に書く
かつEメールの主題は簡潔に述べましょう。”Urgent”（至急）と書くのではなく、”Meeting at 10am about pay rise”（10時から昇給についてミーティングを開催）など、具体的に書くことが大切です。送られてきた件名に「Re：」を付けて返信するのではなく、その都度件名を入力するようにしましょう。プロバイダーが迷惑メールとして自動的に削除してしまうことがあるので、”Hello”、”Hi”（こんにちは）などの具体性のない一般的な件名を書くことは避けましょう。
手短にまとめる
話の要件は１通のEメールにつき、1つにするように努めましょう。必要であれば、他の要件に関しては、また別のEメールを送信すればいいのです。要件が１つであれば、件名にその内容を具体的に書くことができるので、読み手にメールの主旨を伝えやすくなります。
前回までのやり取りをすべて引用して返信する必要はありません。部分的に（例えば、前回尋ねられた質問のみ）選び、二重山括弧でくくって引用すればいいのです。
分かりやすい英語を使う
母語が英語でない相手にEメールを送る場合、特に重要なポイントです。分かりやすい英語の書き方の例を幾つかあげます。
・受動態ではなく、能動態を使う。
・長い文ではなく、短い文を書く。（迷ったら、「誰が誰に対して、どのように、どこで、いつ」という単純な語順で書く）
・イディオムは使わない。
・相手が自分と同じ業界に携わっていなければ、専門用語は避け一般的な言葉を使う。
自分の要望を明確に伝える
読み手に何をしてほしいのか伝わるようにしましょう。例えば、情報を見つけてほしい場合は、「2015年の売上高が幾らなのかいずれ知っておく必要がある」とあいまいな表現をするのではなく、「2015年の売上高を教えてほしい」とはっきりと書きましょう。
Eメールを送る回数を減らす
以前と比べて大抵の人が（少ない方は稀でしょう）毎日多くの数のメールを受信しています。Eメールの送信数を減らす方法を幾つか述べてみましょう。
・Eメールを書くのではなく、電話をかける。ちょっとした要件を早く知りたいのであれば、非常に効果的な方法です。
・そのメールを必要とする人にだけ、Eメールを送りましょう。もし、あなたからの連絡を読まなければならない人がほんの1人か2人なら、機械的に”全員に返信”をクリックしてはいけません。
大容量の添付ファイルを送らない
出来れば、zipファイルを送ってください。あるいは読み手が情報にたどり着けるようなWebのアドレスを送りましょう。
Eメールの内容には注意を払う
Eメールは、内容のある、きちんとしたものになるように努め、当たり障りのない語調を使いましょう。読み手は、あなたからのEメールを他人に転送するかもしれないということを覚えておいてください。他人が読んで納得するようなことだけを書くようにしましょう（うわさ話や所感、秘密情報、皮肉を交えたユーモアのような紛らわしい表現はしない）。
ビジネスでのEメールでは、顔文字や絵文字の使用あるいは、感嘆符の多用は避けてください。
送信前にEメールを確認する
つづりの間違いを取り除くために、スペルチェックを使ってください。文法と句読点の間違いを減らすために、Eメールを声に出して読みましょう。次のことを自答してみて下さい。
「このメールは明快か？」
「読み手が次に何をすればよいか分かるか？」
「このメールの書き方は丁寧か？」
Eメールの書き出し
Eメールの書き出しは、何通りも存在します。多くの場合、送られてきた挨拶文をそのまま流用する事が出来ます。しかし、最初にメール書き始める場合には、次のような挨拶で始めましょう。
友人や同僚の場合
「Hi」はくだけた表現ですが、友人や同僚に対して使うことができます。よく知っている人なら、「Hello」や「Hello＋名前」を使うこともできます。
形式的なEメール
もし名前を知らない人なら「Dear Sir」あるいは「Dear Madam」もしくは「Dear Sir / Madam」と書きましょう。
特定のグループに向けて書く場合
グループに宛てて手紙を書くなら、集合名詞を使うことができます。例えば、「Dear customer」、「Dear partners」とします。
同じ会社または部門で働くグループに宛てて書くなら、「Dear All」や「Dear colleagues」または「Hello everyone」と書きましょう。
会社の上司に向けて書く場合
この場合は「Dear Managers」や「Dear Directors」、「Dear Board members」と書きましょう。
挨拶を省く
会社では、大抵の場合、同僚に簡潔なEメールを書くでしょう。こういうEメールの使い方は、電話を使うのとまさに同じことです。このような状況では、どんな挨拶も宛名も書く必要は無く、メッセージからすぐに書き始めます。
メールの記載例
最初の文章で、Eメールは何について書かれているのかということを、読み手に伝えなければいけません。Eメールを作成する最も一般的な4つの理由と、それぞれにふさわしい書き出しの文章を以下に示します。
前のEメールの返信
Thanks for the information.（情報をありがとうございました）
Thanks for your phone call.（お電話ありがとうございました）
Thanks for getting me the figures.（データをありがとうございました）
簡潔に最新情報を伝える
Just a quick note to tell you…（～について、取り急ぎご連絡します）
Just a quick note to let you know…（～について、取り急ぎお知らせします）
Just to update you on…（～についての最新情報をお伝えします）
添付ファイルについて言及する
Take a look at the attached file.（添付ファイルをご覧ください）
Have a quick look at the file I’ve attached about…（～について添付したファイルをご覧ください）
Thought you might find the attached interesting.（添付ファイルの内容があなたの役に立つかもしれないと思いました）
同じ会社または部門で働くグループに宛てて書くなら、「Dear All」や「Dear colleagues」または「Hello everyone」と書きましょう。
予定を変更する
Sorry, but I can’t make the meeting tomorrow.（申し訳ございませんが、明日会議に行けなくなりました）
Sorry, but I won’t be able to meet you next week.（申し訳ございませんが、来週お会いできなくなりました）
Sorry, but something has come up and I can’t meet you for lunch.（申し訳ございませんが、急用のため、ご一緒にランチができなくなりました。）
最初の文は、テーマを1つだけに絞るべきです。例えば、助けが欲しい、情報を共有したい、質問をしたい、などの理由でEメールを書くとします。最初の文は、それぞれ異なった状況に合わせて、以下のようになるでしょう。
Have you got a few minutes to help me with…?（～についてお手伝い頂きたく、お時間をいただけますか？）
Just wanted to let you know…（～についてお知らせしたく）
Regarding X, can you tell me if…?（Xについて、～かどうか教えていただけますか？）
もし、1つ以上の理由でEメールを書くのであれば、それぞれの理由ごとに段落を分けましょう。１行だけの段落になってしまっても問題ありません。実際、余分な空白を入れれば、あなたが複数の理由でEメールを書いていて、それぞれの理由が他と異なっていることが、読み手に分かるのです。
Eメールライティングのサンプル
Hi Jo（こんにちは ジョー）
Just wanted to let you know we got the project! They’re signing tomorrow, so we should be starting the planning next week.（あの企画が通ったことをお知らせします！明日契約となり、来週には計画を立て始める必要があります。）
Regarding your presentation to them last year, do you still have the Powerpoint files?（あなたの昨年のプレゼンテーションについて、まだパワーポイントのファイルをお持ちですか？）
Thanks（ありがとう）
