中途採用の選考過程では、企業が「リファレンスチェック」という応募者の調査を行うケースがあります。「どのような調査をされるのか」「転職活動が職場にバレるのではないか」と不安に思う方もいるでしょう。組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に、リファレンスチェックの目的や調査内容、選考への影響や注意したい点などについて伺いました。
目次
リファレンスチェックとは？前職調査との違いは？
リファレンスチェック（Reference Check）は、企業が応募者の身元照会・人物確認を行うために第三者に対して行う調査のことです。現職（前職）の上司や同僚に、応募者の業務実績や人物像などを確認の上、書類・面接の内容と実際の姿のギャップがあるかを把握し、採用の判断材料とします。
経歴詐称や金銭的トラブルの有無などを確認する前職調査とは異なり、リファレンスチェックは「現職（前職）での実績や勤務状況に偽りがないか」「職務遂行能力や人柄などが事実と合っているか」を確認するための調査です。海外では一般的に実施されているため、日本でも外資系企業では実施されるケースが多くありますが、国内企業が実施する例も最近は見られるようになりました。
企業がリファレンスチェックを行う理由
企業はリファレンスチェックによって第三者視点の情報を収集し、客観的、多角的に採用の判断を下すことで「ミスマッチの確率を低減すること」を目的としています。
入社後の業務に必要な経験・スキルについて「どの程度のレベルで、どのようなことができるのか」という実態を確認したいと考えているでしょう。応募者の申告のみでは入社後の業務に対応できる経験・スキルがあるかを判断しにくいため、ギャップを埋める材料としています。
また「短時間の面接では人柄や価値観などを把握することは難しい」という実情もあります。そのため、リファレンスチェックでは、応募者の仕事の進め方や周囲とのコミュニケーションの取り方などの働きぶり、仕事に取り組む姿勢など不足している情報も集め、企業文化や職場にマッチする人材かを判断する材料とします。さらに、職場でのトラブルや長期間の休職や応募者が申告していない問題点なども把握し、採用後、業務に支障なく取り組めるかどうかを判断しているでしょう。
リファレンスチェックの流れと調査の内容
リファレンスチェックの流れと調査内容、調査の際によく聞かれることをご紹介します。
リファレンスチェックの流れ
まずはリファレンスチェックの流れとポイントを解説します。
【リファレンスチェックの流れ】
- 企業から応募者にリファレンスチェックを実施することが伝えられる
- 応募者が実施について承諾する
- 推薦者（リファレンスチェックの調査対象）を決定する
- リファレンスチェックを実施する
- 調査結果のレポートが企業の採用チームに共有される
リファレンスチェックの調査は、企業が行うケースもあれば、転職エージェントが代行するケース、第三者の調査機関に依頼するケースなどがありますが、いずれも応募者の許可なく実施することはありません。
調査対象となる推薦者の決め方
調査対象となる推薦者については、応募企業が決定するケースもあれば、応募者が決定するケースもあります。一般的には、現職（前職）の上司や同僚など3名程度に調査を行うことが多く、ランダムに選ばれる可能性があります。企業によっては取引先などに対象を広げるケースもあるでしょう。
企業や第三者機関が調査をする場合の進め方
企業が推薦者にリファレンスチェックについて連絡し、承諾を取ります。第三者機関がリファレンスチェックを行う場合は、企業が推薦者に承諾を取った上で、委託先である第三者機関へ推薦者の情報が送られます。
転職エージェントを利用している場合の進め方
転職エージェントを利用している場合は、エージェントを介して調査実施の連絡や承諾などのやりとりを行います。応募者が推薦者を決定する場合も、企業ではなく転職エージェントに伝える形式です。
また、リファレンスチェックの調査そのものを転職エージェントが代行するかどうか、推薦者をエージェントが決定するかどうかについては、ケースバイケースと言えるでしょう。
リファレンスチェックの調査内容
リファレンスチェックの調査では、応募者の「基本情報・勤務状況」「勤務態度・人間性」「実績」「会社からの評価」「人物像」などを確認されます。
勤務期間や業務内容を確認するだけでなく、職場での働きぶり、仕事の進め方、上司や部下とのコミュニケーションの取り方などを聞くケースが多いでしょう。また、問題解決能力、意思決定力などの業務に必要な能力の有無や、改善が必要な点なども聞く可能性があります。
推薦者（調査対象者）への具体的な質問としては、以下のような内容が想定されます。
「基本情報・勤務状況」でよく聞かれること
- 応募者との関係性や一緒に仕事をしていた期間は？
- 応募者が担当していた業務内容は？（部署、ポジション、勤務期間など）
- 勤怠状況は？（欠勤、遅刻、早退など）
- 残業状況は？（残業が多い、少ない、その理由など）
「勤務態度・人間性」でよく聞かれること
- 応募者の人柄や印象は？
- 長所・短所は？
- 一緒に仕事する中で感じたことは？
- 仕事の進め方は？個人とチーム、どちらが向いている？
- 職場における協調性は？コミュニケーションは取れていたか？
- 部下がいた場合は、部下とどのようなコミュニケーションを取っていたか？
- 周囲に対し、どのような影響力があったか？
「業務経験・スキル」についてよく聞かれること
- 在職中の業務における主な実績は？
- 仕事や職場に対し、良い変革を起こしたことはあったか？
- 問題解決能力や決断、決定力はあったか？
- リーダーシップを発揮したことと、その成果は？
- トラブル対応ではどのような対処をしていたか？
- 採用後の業務に必要な各種スキルの習熟度は？
- 今後、改善すべき点はあるか？その理由は？
- また一緒に仕事をしたいと思うか？その理由は？
- 日常業務での英語使用状況やビジネス英語のスキルは？
（採用後の業務で英語が必要な場合のみ）
自身で推薦者を選ぶ場合に注意したいこと
応募者がリファレンスチェックの推薦者（調査対象）を選ぶ場合、上司や役員などの役職者、一緒に仕事をしていた同僚・部下などから2〜3名の候補者を挙げるのが一般的です。企業によっては「同僚・部下は応募者に有利な情報を提供する可能性がある」と考え、応募者よりも職位が高い人物のみに限るケースもあります。
推薦者を選ぶ際に注意したいポイントを以降で解説します。
1：信頼できる人物を選ぶ
できる限り、関係性をしっかり構築できている人物、信頼できる人物を選ぶことが重要です。適切な人物が見つからない場合は、日ごろから正当な評価をしてくれる人物を選ぶと良いでしょう。
2：推薦者に必ず承諾を取る
推薦者を選んだら、リファレンチェックを受けてもらうことについてお願いし、承諾を取ります。企業、もしくは転職エージェントに推薦者の情報を提出するのは、調査実施の承諾を得てからとしましょう。
3：推薦者に承諾を取る際に概要を説明する
推薦者に対しては、リファレンスチェックが行われる目的や、どのような調査を実施するのかなどの概要を事前にきちんと説明しておくことが大事です。想定される質問内容なども伝えて事前準備をお願いしておけば、調査当日に質問に回答できず不信感を招くことなどを防げるでしょう。
リファレンスチェックで転職活動が現職にバレる可能性
在職中の転職活動を進めている場合には「現在の職場にバレることを避けたい」と考える人も少なくはないでしょう。バレる可能性や、拒否した際の採用への影響などを解説します。
在職中の転職活動がバレる可能性もある
先にも述べた通り、リファレンスチェックは現職（前職）の職場の上司や同僚などを対象に実施します。推薦者限定で実施するため、職場に対して公にされることはありません。しかし、企業や転職エージェントがランダムに推薦者を選択・決定するケースもあるため、相手との信頼関係によっては職場にバレる可能性もあります。
自身が推薦者を挙げる場合は、職場に内密にしてもらうようにお願いすることもできるので、信頼できる人物を選ぶこと、事前の承諾を得るタイミングでしっかりと説明・依頼をすることが大事です。
現職の職場で、秘密を守ってもらえる人物が見つからない場合は、前職の上司や同僚、現職の企業をすでに退職している人物などに依頼する方法もあります。ただし、企業が不審に思う可能性もあるので「転職活動中であることを現職の職場に知られたくない」という背景を伝え、推薦者の対象について相談してみると良いでしょう。
リファレンスチェックを拒否することは可能
リファレンスチェックは断ることもできます。リファレンスチェックを重視せず、一つの判断材料と捉えている企業の場合は、応募者の経験・スキルの評価が高ければ調査を実施しない形で対応するケースもあります。
しかし、その一方で「調査を拒否するのは、何らか隠していることがあるのでは？」という疑いを持たれ、採用に不利に働くケースもあります。特に、責任あるポストや、組織への影響が大きいポジションの場合は「採用候補者のリファレンスチェックの結果を確認した上で、判断を下したい」と考える企業も少なくはないでしょう。
また、リファレンスチェックを受けることには、客観的な評価を知ってもらい、自身の評価を高められるというメリットもあります。自身の経歴や実績の信頼性を裏付けることにもつながり、選考をよりスムーズに進めることができるので、可能なら受けることをお勧めします。
リファレンスチェックを回避したい場合の対処法
採用担当者に「現職の職場に、転職活動をしていることを知られたくない」と正直に伝えることで、ほかの方法を提示してもらえる可能性もあります。また、転職エージェントを活用している場合は、リファレンスチェックの必要がない企業などを希望することもできるでしょう。
リファレンスチェックの結果は採用結果に影響する？
リファレンスチェックの結果が採用の判断や結果に影響するかどうかを解説します。
リファレンスチェックの採用結果への影響
リファレンスチェックの調査結果に問題があると判断した場合は、採用を再度検討したり、ほかの採用候補者を優先したりする可能性もあります。リファレンスチェックは選考過程の一つであり、採用判断に影響を与えることもあると考えたほうが良いでしょう。
リファレンスチェックが実施されても「ほぼ内定」とは限らない
リファレンスチェックは、採用を検討している応募者に対して実施することが多く、内定を決定する前の最終確認のタイミングで行う傾向があります。また、ほかの採用候補者と比較検討する際の判断材料とするケースもあります。そのため「リファレンスチェックが行われたからほぼ内定なのか？」と考える方もいますが、あくまで選考の途中過程であることを忘れないようにしましょう。
リファレンスチェックで内定取り消しになる要因
応募者が経歴詐称をしていた場合、企業がそれを理由に内定取消しすることは適法とされています。経歴や職務内容などで嘘をついた場合や、書類に虚偽の記載をしたりする場合、業務に支障をきたす健康状態を伝えていない場合などがこれに当てはまります。
一方、社内トラブルなど、職場で業務に支障をきたすような問題を起こしていたり、職場の上司・同僚・部下などの評判が悪かったりすることを理由に内定取消しすることは違法とされています。
ただし、これらは内定後の取り消しに関する内容であり、内定を出す前の採用判断においては、リファレンスチェックの調査結果が要因となって採用を見送る可能性もあります。
リファレンスチェックでマイナスの影響を受けないために
書類や面接では、事実と異なる過剰な表現を避け、リファレンスチェックで虚偽の申告を疑われないようにすることが大事です。現職の職場の上司や同僚との関係性をできる限り良好に保っておくことも意識しましょう。また、今後、キャリアを築いていく中で再度の転職活動を進める際に、現在の職場の関係者にリファレンスチェックをお願いする可能性もあるので、円満退職を心掛けることも重要です。
粟野 友樹（あわの ともき）氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。
