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リファレンスチェックとは？目的は？
リファレンスチェックとは、採用企業が、採用候補者の前職での仕事ぶりや人物像などの評価について第三者に確認する方法のことをいいます。英語にすると「Reference Check」であり、「身元照会」「経歴照会」という意味です。
リファレンスチェックを行う目的は、採用候補者について、書類や面接だけでは把握できない人物像や職務遂行能力、仕事の進め方等に対する周囲の評価などを、第三者にヒアリングすることで事前に確認し、入社後のリスクを未然に防ぐことにあります。
特に外資系企業では多い手法ですが、昨今では日系企業でもポジションなどによっては求める企業も増えてきています。
リファレンスチェックはどのように行う？
リファレンスチェックの方法には、いくつかのパターンがあります。一般的なのは、採用候補者のリファレンス先として、同意の上で、現職もしくは前職の上司に依頼するパターン。ただし、転職活動中であることを秘密にしている場合は、同僚などに依頼する方法もあるので、具体的な方法については、応募先企業の人事とも相談しましょう。
採用候補者自身がリファレンスを提出するケース
採用候補者がリファレンス先を選び、ご自身で推薦文の提出を依頼するケースが多いです。時に、採用候補者がリファレンス先の連絡先を提出し、採用企業側が電話やメールで連絡を取って、直接リファレンスチェックを行うこともあります。
企業がリファレンス先を探して確認するケース
リファレンス先の選定や実施について、企業からの依頼を受けた転職エージェントや調査会社などが間に入って行うこともあります。ただし、採用候補者の事前の同意を得ていることが前提です。
リファレンスチェックでの主な質問項目
リファレンスチェックで聞かれる主な質問は以下になります。
- 一緒に仕事をした期間や在籍期間、役職などの事実関係、上司部下といった仕事上の関係性
- 業務の内容、実績
- 仕事の進め方、コミュニケーション、勤務態度、トラブル時の対応法など
- 人物像…強み、弱み、性格など
採用企業が、リファレンスチェックを行う際の注意点
あくまで職務遂行能力を把握するための調査、採用候補者の同意を元に行うものであり、本人の了承を得ず身辺調査を行う信用調査（身元調査）とは別のものです。（信用調査はプライバシー権の侵害や就職差別につながる可能性があり実施企業に多大なリスクが発生します。）
リファレンスチェックを行う際には、個人情報保護法を守ることが大前提です。
個人情報保護法では、本人の同意なしに個人データを提供してはならないことが記載されていますので、リファレンスチェックを行う前に採用候補者本人の同意が必要です。
また、リファレンスチェックの際には、個人情報の取り扱いが極めて重要となり、特に注意しなければならないのが、要配慮個人情報です。
※要配慮個人情報(第２条第３項)
本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
採用候補者の承諾を得て行うリファレンスチェックのほか、労働基準法に定める「退職時等の証明」を取得する方法もあります。
労働基準法では「退職時等の証明」として、「労働者が退職の場合に在職中の契約内容などについて証明書の交付を請求したときは、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない」と定められています。「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」が証明する書類となりますので、この退職証明書を採用企業側が求めることでリファレンスチェックの代用とできるケースもあります。
※労働基準法 第22条 （退職時等の証明）
- 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
- 労働者が、第20条第1項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。
- 前2項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
- 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第1項及び第2項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。
※文中に記載のある各種法律は、2020年4月現在の情報です。
