ここ数年、仕事の中で「アジェンダ」という言葉を聞くことが増えたのではないでしょうか。しかし、「改めて意味を聞かれると、曖昧にしか認識していない」という方もいるかもしれません。そこで今回は、ビジネスシーンにおける「アジェンダ」の意味と類似語との違い、そして、ビジネスにアジェンダを取り入れる意義と、活用のコツについて解説します。
「アジェンダ」とは
まず、ビジネスシーンにおいてよく使われるようになった「アジェンダ」の由来と意味、「議題」「レジュメ」など、混同されやすい用語との違いについて解説します。
言葉の意味と使われるようになったきっかけ
「アジェンダ」の語源は英語の「agenda」であり、直訳すると（取り上げるべき）「議題・課題」「予定表」といった意味があります。政治の場面では「政策上の重要課題」や「行動指針」というニュアンスで使われることが多いようです。
日本でアジェンダという言葉が広く知られるようになったのは、1992年の「地球サミット」（ブラジル・リオデジャネイロ）以来。そこで採択された、環境保全に関する行動計画が「アジェンダ21」と名づけられたのがきっかけだといわれています。
ビジネスシーンにおけるアジェンダとは
一方、ビジネスにおけるアジェンダは、一般的に「会議やミーティングの計画」や「会議の予定表」といった意味で使われています。主に「会議の名称」「開催日時／場所」「参加者」「議題と時間配分」などで構成されたものです。
例えば上司が部下に「明後日のミーティングのアジェンダを用意してください」と指示を出したり、会議の前に進行役が「改めて本日のアジェンダを配付します」「本日のアジェンダは○○に関する中間報告、□□の方策の検討です」と案内したりする際に使われることが多い言葉です。
アジェンダと「議題」「レジュメ」の違い
一方、アジェンダと混同されやすい言葉に「議題」や「レジュメ」があります。それぞれの言葉の違いを理解しておきましょう。
「議題」とは、例えば「○○に関する中間報告」や「□□の方策の検討」といった、会議で討論される具体的な項目のことです。つまり、アジェンダが予定されている会議の全体像を示すのに対して、アジェンダを構成している要素のひとつが「議題」となります。
「レジュメ」はフランス語の「résumé」が語源で、「概要」、「要約」という意味。ビジネスシーンでは一般的に、会議やプレゼンなどで実施される内容を要約した資料を指します。参加者全員に配付され、発表者が冒頭で「お手元のレジュメに沿って内容をご説明します」などという伝え方をすることも多いでしょう。
さらにレジュメには「履歴書」の意味もあり、転職活動時などに職務経歴をまとめたものをレジュメと呼ぶケースもあります。
会議でアジェンダを活用するメリット
仕事の会議やミーティングで、アジェンダを活用するメリットについて解説します。
会議の目的が明確になる
アジェンダは会議における議題のまとめであり、「何を話し合うのか」「何を決定すればよいのか」という目的を明確にするものです。アジェンダに会議の内容を明示することにより、参加者は主催者の意図を理解し、全員の目線合わせができます。それによって議論が脇道に逸れることを防ぎ、ゴールへ向けて集中して話し合いをすることができるでしょう。
検討する項目を事前に共有できる
会議に参加するメンバーに、事前にアジェンダを共有すれば、「会議はどこで何時から何時まで行われるのか」「何を検討するのか」「参加者は誰か」などの必要な情報を全員が把握することができます。
会議をスムーズに進めることができる
アジェンダは参加者に会議の内容を知らせると同時に、当日の進行表としても活用されます。各議題の時間配分も記載されていることが多いので、それに沿ってスムーズに会議を進めることができ、予定していた時間を大幅にオーバーするような事態を防ぐこともできるでしょう。
議事録が作りやすくなる
会議終了後、アジェンダ内の議題に細かく論点や確認事項などが書かれている場合は、それを活用すれば議事録を作成しやすくなります。また、当日のアジェンダに沿った形で議事録がまとめられていれば、共有されるメンバーにとっても読みやすく、把握しやすいものになるでしょう。
アジェンダの考え方と活用例見本
会議でアジェンダを活用する際に盛り込む項目と、活用例についてご紹介します。
アジェンダに盛り込む基本項目
アジェンダには特にこうと決まったテンプレートはありませんが、一般的には次のような項目から必要な情報を選んで構成し、事前に参加者に共有するとよいでしょう。
【アジェンダの基本項目】
- 会議名
- 会議時間
- 開催場所
- 参加者
- 会議の目的
- 議題（複数ある場合には連番を振るとよい）
- 議題ごとの所要時間
- 参加者の役割分担
- 会議で配付される資料、準備すべき資料 など
アジェンダの活用例
以下にアジェンダの見本をご紹介します。実際に作成する場合の参考にしてください。
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○○新規媒体の方向性についての検討会議
作成者：△△
20xx年○月○日（○）
・開催日時
20xx年○月○日（木）14時00分〜15時30分
・開催場所
○○ビル9階第3会議室
・出席者
○○○部長、○○課長（○○○部）、○○課長（○○部）、 ○○課長（○○部）
・会議目的
1）○○新規媒体の立ち上げにあたり、過去の実績を踏まえて、 課題の洗い出しを行う。
2）課題に対して考えられる方策を洗い出し、戦略検討に活かす。
・議題
1．○○新規媒体についての概要と現状説明 （予定時間：報告10分、質疑応答5分）
進行：○○○課長
2．○○新規媒体に向けた△△調査と過去の実績についての報告 （予定時間：報告10分、質疑応答5分）
進行：○○○課長
3. 2を踏まえた課題点の抽出（予定時間30分）
進行：○○○課長
4．課題に対する方策の提案、検討 （予定時時間30分）
進行：○○○課長
・配布資料
プロジェクト概要資料（A4版○P）、市場調査報告書（A4版○P）
・備考
本会議に関するお問い合わせは、○○部△△までお願いいたします。
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会議の質を上げるアジェンダ活用のコツ
アジェンダを会議で活用することにより、会議の進行を効率化する、議論をより実りあるものにするなど、さまざまな効果が期待できます。ここでは、そのメリットを活かすアジェンダの設定のしかたと、活用のコツについてご紹介します。
会議の着地点を明確にする
アジェンダで最も重要なのは、会議の目的を明確にすることです。そのためには、作成の前段階で「そもそもこの会議は何のために行われるものか？」を明確にしておく必要があります。目指すゴールが曖昧のままでは、「具体的に何を議論すればよいのか」「どのような状況になれば会議が成功したと言えるのか」を判断することができません。
例えば、情報共有のためか、何かを決めるためか、アイディア出し（ブレインストーミング）のための会議なのか。それにより、召集すべきメンバーや会議時間も変わります。
目的を明確にしてアジェンダに明示することで、参加者も目的意識を持つことができるため、より有意義な会議やミーティングすることができるでしょう。
事前の共有を徹底する
会議の目的などを周知しておくために、アジェンダは必ず参加者へ事前共有をしましょう。会議やミーティングに先立ってアジェンダを配布すれば、参加者は話し合われる内容について心の準備ができ、必要に応じて過去の事例を調べたり、資料に目を通したりするなどの事前準備を整えることもできます。一人ひとりの参加者に主体的な姿勢で臨んでもらうことも、会議やミーティングを円滑に進めるためのポイントとなります。
議題を詰め込み過ぎない
アジェンダを作成する時は、その場で達成するべき目的を意識して、優先事項の整理や時間配分を行いましょう。そして、その際には、議題を詰め込みすぎないよう注意が必要です。
会議やミーティングの時間に対して議題が多すぎると、一つひとつが浅い話し合いになりがちです。その結果、納得できる結論が得られずに会議が終わってしまうかもしれません。
したがって「この会議では何を優先的に取り上げるか」をよく検討した上で、メンバーに合わせて議題を絞り込み、時には徹底的に話し合う場を作る工夫も必要でしょう。時間配分に迷った場合は、各テーマの担当者にヒアリングをしましょう。また、必要に応じて「質疑応答」の時間などを設け、余裕のあるスケジュールを組むことも大切です。
スムーズだった会議のアジェンダを参考にする
アジェンダの作成に慣れていない場合は、過去に参加した会議やミーティングを思い出し、特にスムーズに進行した会議のアジェンダを真似てみるのも一つの方法です。記載項目や書式、内容の伝わりやすさ、各議題の時間配分などを参考にして作成してみましょう。
アジェンダ以外にも、ビジネスで使われる用語には今更聞きづらいものや、紛らわしいものがあります。以下の記事も参考にしてみてください。
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