転職活動の書類選考とは？選考期間や通過率を高めるポイントを解説

転職活動において、企業に応募すると最初に「書類選考」が行われるのが一般的です。応募書類を提出し、その評価によって面接に進むかどうかが決まります。書類選考を受けるために提出する文書の種類、書類選考にかかる期間の目安、書類提出前に見直しておきたいポイント、応募書類をブラッシュアップするコツなどについて、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。

書類選考とは

転職活動における書類選考とは、一般的に、応募者から提出された履歴書および職務経歴書などをもとに最初に行われる選考です。企業が定めた一定の基準に基づいて評価され、面接へ進めるかどうかが判断されます。

書類選考に必要な応募書類とは

書類選考に必要な応募書類は、一般的には「履歴書」と「職務経歴書」です。職種によっては「ポートフォリオ」の提出を求められることもあります。

履歴書

履歴書とは、氏名・住所・学歴・職歴・保有資格など、応募者のプロフィールを記載する書類です。厚生労働省が作成した様式のほか、さまざまな様式があります。「志望動機」「自己PR」などの欄が設けられている様式もあります。

職務経歴書

職務経歴書とは、職務経歴や仕事で活かせるスキルなどを記載する書類です。これまでの在籍企業・所属部門・担当業務などから、企業の採用担当者は自社で活躍できる可能性があるかどうかを判断します。職務経歴書は履歴書のようにテンプレート形式ではないため、記載項目の自由度が高いのが特徴です。そのため、職務経歴書には自己PR欄を設け、実績や強みとするスキルのほか、取り組み姿勢などをアピールすることも可能です。

ポートフォリオ

ポートフォリオとは、「作品集」を指します。WebデザイナーやUI／UXデザイナーといったクリエイティブ職の転職活動で使われるケースが一般的です。これまで手がけてきた作品のコンセプトやデザインなど、制作実績をプレゼンテーションするツールとして提出します。ビジュアルを見せることで、得意とするテイストや作品の幅が伝わるでしょう。

書類選考にかかる期間の目安

応募書類の提出から選考結果の通知を受けるまでの期間は、応募時に企業から目安を示されることもありますが、一般的には1週間程度であることが多いようです。ただし、「応募者数が多い」「書類選考担当者が不在」「複数部署で選考」といった事情がある場合は、2週間程度を要するケースも見られます。

転職エージェントを通じて応募している場合、書類選考期間の目安を教えてもらえることもあります。他社の選考状況との兼ね合いで、早く結果を知りたい場合などは、転職エージェントから進捗を確認してもらうこともあるようです。

書類選考に進む前に見直しておきたいこと

応募書類を作成したら、書類選考に進む前にしっかりと見直しをしましょう。チェックしておきたいポイントをお伝えします。

誤字や不備をなくす

応募企業で高く評価されるような経験・スキルを持っていたとしても、応募書類に誤字・脱字や記載漏れなどがあると「仕事も雑なのではないか」「入社意欲が低いのではないか」といったマイナス印象を抱かれるかもしれません。提出する応募書類は隅々までチェックしておきましょう。

読みやすさを意識する

多くの応募書類に目を通している採用担当者の場合、読みにくい応募書類だと意図やアピールポイントが伝わりきらない可能性があります。適切な文字サイズ、適切なボリューム、バランスの良い文字の配置を意識しましょう。

特に、プレゼンテーション書類や報告書などを作成する職種であれば、文書作成スキルや読み手への配慮などを確認されている可能性もあるため、丁寧に作成するようにしましょう。

応募する求人に合わせる

職務経歴書には、自分が自信を持っている経験・スキル・実績を強調して記載したくなるものですが、「応募企業のニーズ」を意識することが大切です。優れた経験・実績でも、応募企業側が求めていなければ評価に結びつかない可能性があります。求人情報の詳細を確認して応募企業が求めている人物像をつかみ、自身の職務経歴のなかで合致する経験・スキルを強調してアピールするといいでしょう。

応募書類をブラッシュアップするコツ

企業からプラスの評価を得やすくなるよう、応募書類をブラッシュアップするコツをご紹介します。

表や見出しなどを活用する

職務経験が豊富であるほど、時系列ですべての職務経歴を記載するだけだとポイントがつかみにくくなる可能性があります。担当プロジェクト、成果・実績、活用した技術など、複数項目を伝えたい場合は箇条書きにしたり表にまとめたりすると見やすくなります。項目を【　】でくくる、冒頭に●をつける、下線を引くなど、情報を整理して文書化するといいでしょう。

「成果」「プロセス」も記載する

所属部署・担当業務・担当プロジェクト名だけを羅列するのではなく、「向き合った課題・目標」「課題解決・目標達成のために立てた戦略・施策」「挙げた成果」まで記すといいでしょう。読み手は「自社でも再現してもらえそうだ」と、活躍のイメージが浮かびやすくなります。

数字を効果的に活用する

過去の実績を記載する場合は、採用担当者が規模や影響範囲などをイメージしやすいように、なるべく具体的な数値を添えるといいでしょう。例えば、営業・マーケティング職であれば「売上高：○○円」「獲得顧客（ユーザー）数：○件」「顧客満足度○％アップ」などです。管理部門であれば、業務改善などを行った場合、「○○コストを○％削減」「残業時間○時間削減」といった数値の変化を示すといいでしょう。

職務経歴書見本を参考にする

自身の経歴をどのような表現で記載すればいいのか、どのような項目を盛り込めばいいのか分からない場合は、職務経歴書見本を参考にするといいでしょう。

以下に職種別の職務経歴書のサンプルが紹介されていますので、参考にしてください。

第三者に意見をもらう

応募書類を作成したら、友人・知人・家族など第三者に見てもらうという方法があります。可能であれば、人事や採用経験者だとアドバイスがより的確です。自身では分かっていても、他者から見ると理解できないこともあるものです。伝わりにくい記述をチェックしてもらい、ブラッシュアップしましょう。

転職エージェントからアドバイスを受ける

転職エージェントのサポートのひとつとして、職務経歴書の添削を行っていることもあります。転職エージェントは、転職市場で評価される経験・スキルの傾向を把握しているので、職務経歴のうち何を強調してアピールすると良いか、アドバイスを得られるでしょう。

応募書類は転職活動を進めながら改善しよう

応募書類は、転職活動を進めながらブラッシュアップしていきましょう。書類選考通過率や面接で企業の反応を見ながら改善を図ってください。

なお、応募書類はメールでの送付が一般的ですが、企業によっては郵送での提出を求められることもあります。郵送の場合は「送付状（添え状）」を同封することが一般的です。送付状は必須ではないものの、同封することで応募ポジションや同封書類を明示できます。書き方や見本について、以下の記事で紹介しているので参考にしてみてください。