履歴書と職務経歴書の違いとは？書き分け方、作成ポイントを解説【テンプレートダウンロード】

転職活動で企業に応募する際には、応募書類として履歴書と職務経歴書を提出するのが一般的です。ただし、両者の違いや、どのように書き分ければいいのかが分からないという方もいるのではないでしょうか。履歴書と職務経歴書の役割の違いと作成のポイントについて、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。

履歴書と職務経歴書の違い

そもそも、履歴書と職務経歴書はどのような役割の違いがあるのでしょうか。

まず、履歴書は「採用担当者が応募者のプロフィールの確認するための書類」、そして職務経歴書は「これまでの業務経験や入社後に活かせるスキルなどを確認するための書類」という役割の違いがあります。

その役割上、履歴書は、氏名や連絡先、年齢、学歴、職務経歴などのプロフィール情報を記入できる定形化された書式があります。

一方、職務経歴書には、履歴書のような決められた書式はありません。これまでの業務経験や入社後に活かせるスキル、自己PRなどを自由な形式で記載し、「入社後何ができるのか」を採用担当者にアピールします。

履歴書見本

職務経歴書見本

履歴書と職務経歴書で重複する項目の書き分け方

履歴書と職務経歴書には、「職務経歴（職歴）」「資格」「自己PR」など、重複する項目があります。これらは、情報を補い合いながら書き分けることで、より効果的に自分自身をアピールできるように工夫したいところです。それぞれの項目の書き分け方を紹介します。

「職務経歴」の書き分け方

履歴書の職歴欄は、企業が応募者の職歴の概要を把握するためのもので、主に「これまで所属した企業名（と部署名）」と「入退社月」を時系列で記載します。

一方、職務経歴書は、応募者が経験してきた職務内容や、募集職種に活かせる経験・スキルなどを企業が把握するための書類ですから、「職務経歴」の項目は、これまで従事した業務ごとに「役割、役職」「具体的な仕事内容」「実績」の3項目が伝わるよう詳細に記載します。

経歴を羅列するのではなく、応募企業や応募職種に関係が薄い経験はシンプルにまとめ、アピールしたい経歴は細かく記載するなどメリハリをつけることがポイントです。また、必ずしも時系列でまとめる必要はなく、直近の経験が最も応募するポジションに活かせるのであれば新しい経歴からまとめることも有効です。

「資格」の書き分け方

履歴書の資格欄には、国家資格や仕事に関連する資格・検定などの情報を記載します。一方、職務経歴書に資格を記載する際は、履歴書に記載した資格に加えて、「活かせるスキル」という項目を作り、もう少し広い意味でのスキルなども含めて記載するとよいでしょう。

特に、「こんな機器を使用できる」「○○ソフトを操作できる」といった業務機器・ソフトウェアの操作スキルは、幅広い企業・職種で重宝されるケースが少なくないので具体的に記載しておくとよいでしょう。

なお、履歴書・職務経歴書とも、資格の記載順に決まりはありませんが、アピールしたい順に記載すると、目に留まりやすいでしょう。

「自己PR」の書き分け方

履歴書に自己PR欄が用意されていることもありますが、職務経歴書に比べると十分なスペースが確保されていないケースが大半です。そのため、履歴書では伝えたいポイントを絞ったうえで、できる限り簡潔にまとめて記載しましょう。

一方、職務経歴書は基本的に自由形式のため、自己PRのスペースを十分に確保することができます。まずは職務経歴書の自己PRを先に作成し、それを短くまとめて履歴書に記載するのがおすすめです。そうすることで、履歴書と職務経歴書の間に齟齬を生じさせず、一貫性を持たせることができます。

履歴書の主な項目の書き方と注意点

履歴書を書く時には、まず読みやすく書くことが重要です。採用担当者に正確に伝わることを意識し、できる限り簡潔に正しく書くことを意識してください。

以下に、履歴書の基本的な書き方を紹介します。

日付

日付欄には、履歴書の作成日ではなく提出日を記載するのが一般的です。メールで送信する場合は送信日、郵送の場合は投函日、面接に持参する場合は面接の日を記載します。

写真

3カ月以内に撮影した証明写真を貼り付けます。規定サイズは、縦40㎜×横30㎜が一般的です。用紙に直接糊付けする場合、写真が剥がれないようにしっかりと糊付けしておきましょう。

連絡先（電話、メール）

電話番号は、最も連絡をとりやすい番号を記載します。固定電話の番号でも、携帯電話の番号でも構いません。ただし、在籍している企業で使用している番号は避けましょう。

メールアドレスも、在籍している企業のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを記載します。メールアドレスの記入欄がない書式の場合、「連絡先」欄の空きスペースに記載すれば問題ありません。

学歴

学校名は正式名称で記載します。中途採用への応募の場合、義務教育期間を省略して記載するケースも見受けられます。高校以降の学歴については、学部・学科、専攻、研究科などを詳しく書きましょう。

職歴

「これまで所属した企業名（と部署名）」と「入退社月」を時系列で記載します。役職を記載するかどうかは自由です。書く場合には、昇進した年月と部署名、役職名を記載します。会社経営や個人事業主の経験がある人は、会社設立や活動を開始した年月日と、解散や廃業をした年月日を記載します。

在職中の場合、職歴の最後に「在職中」もしくは「現在に至る」と書くのが一般的です。退職済の場合、自己都合で退職した場合は「退職」または「一身上の都合により退職」と、会社都合の場合は「会社都合により退職」と記載します。

免許・資格

免許や資格の名称は、略称ではなく正式名称で記載します。免許・資格がない場合は、空欄のままにせず、「特になし」と記載します。

志望動機

履歴書の志望動機は、100～150字程度でまとめるのが一般的です。「志望企業を選んだ理由」、「活かせる経験・スキル」、「入社後に実現したいこと」の3つのポイントを押さえて書くようにしましょう。

自己PR

100～150字程度を目安に、「応募企業で活かせる強み」「その強みを発揮したエピソードと成果」「強みを活かして実現したいこと」を端的にまとめます。

本人希望記入欄

本人希望記入欄は、求職者が希望の職種、勤務地、条件などについて記入するために設けられた自由記入欄のことです。入社するにあたって希望する条件や、特に伝えたい連絡事項を記載します。特に伝えたいことがない場合は、「貴社の規定に従います」と記載することが一般的です。

履歴書作成時の注意点

履歴書を作成する際は、次の点にも注意しましょう。

年号は統一する

履歴書に記載する「年」は、西暦、和暦のどちらを使用しても構いません。職務経歴書も同様です。書きやすい方を選べば問題ありませんが、履歴書と職務経歴書で統一しましょう。

基本的に空欄は作らない

例えば免許・資格欄や本人希望記入欄など、特に記載する項目がなかったとしても、「特になし」「貴社の規定に従います」など、記載漏れでないことが分かるように空欄は作らないのが一般的です。なお「趣味・特技」など、記載しにくいと思う項目がある場合、該当欄のない履歴書の書式を使用するのも1つの方法です。

職務経歴書の主な項目の書き方と注意点

職務経歴書の書き方のポイントは、これまでのキャリアを分かりやすくアピールすること。採用担当者は何名もの職務経歴書に目を通すため、一目で興味を持ってもらえる内容にする必要があります。A4サイズ1～2枚程度に収めるのが一般的ですが、職務経験の多い方の場合は、経歴が2枚に収まらない可能性があります。読みやすささえ意識していれば、必ずしも2枚に収める必要はありません。

以下に、職務経歴書の書き方のコツを紹介します。

年月日・氏名

右寄せにして、提出する年月日（メール送信の場合は送信日、郵送の場合は投函日、面接に持参する場合は面接の日）と氏名を記載します。

職務要約

採用担当者が職務経歴書を読み込まなくても、人物像がすぐに伝わるようにするための項目です。企業名、職務・職種の内容と経験年数について、現在までの経歴を時系列でまとめましょう。目安となる分量は3～5行程度。ポイントを押さえて簡潔に書きましょう。

職務経歴

履歴書とは異なり、詳細に職務経歴を記載します。ただし、経歴を羅列するだけではメリハリがなく、アピールポイントが伝わりにくいため、応募企業に関係が薄い経験はシンプルにまとめ、アピールしたい経歴は細かく記載するといった工夫をしましょう。

また、職務経歴は必ずしも時系列でまとめる必要はありません。直近の経験が最も応募するポジションに活かせるのであれば、新しい経歴からまとめるという方法もあります。

活かせる経験・知識・技術

応募企業で活かせる経験はもちろん、自身の持つスキルなども含めて記載することをおすすめします。例えば、「こんな機器を使用できる」「○○ソフトを操作できる」「Excelは統計関数の使用経験あり」「英語でのプレゼンテーションの経験」といった業務に直結するスキルを具体的に記載していきます。

自己PR

自身の強みやこだわりによって得た成果を、自己PRとしてまとめます。応募企業が求める人材要件との共通点を意識して作成しましょう。なお、職務経歴書の自己PRを先に作成し、短くまとめて履歴書に記載すれば、一貫性を保つことができます。

職務経歴書作成時の注意点

職務経歴書を作成する際は、次の点にも注意しましょう。

読みやすいレイアウトを心掛ける

読みやすい職務経歴書の基本は、レイアウトを整えること。日付や名前を記載する位置、「職務経歴」「自己PR」などの各項目の見出し、本文の配置などを整理・統一しましょう。また、パソコンで作成する場合、すべて同一のフォントで揃えると、統一感が出ます。

実績は数字を用いて記載する

実績を書く場合は、「生産量30％増加」「売上3,000万円アップ」「5％のコストカット」「メンバー30名をマネジメント」「対前年比20％増加」など、具体的な数字を用いて表現すると、規模感やイメージが湧きやすくなります。

箇条書きも活用する

職務経歴書は、「読みやすさ」「分かりやすさ」を意識して作成しましょう。例えば、売上実績、参加したプロジェクト、業務で活用した技術など、複数の項目を伝えたい場合は、シンプルに箇条書きにまとめるという方法もあります。

履歴書のテンプレートダウンロード

履歴書を作成するときは、テンプレートをダウンロードすると効率的です。ここでは2種類のテンプレートを、Word、Excel、PDF形式でご用意しました。

履歴書テンプレート01（厚生労働省様式）

2021年4月に、厚生労働省が公正な採用選考を行うことを目的として作成されたテンプレートです。こちらは「性別欄」が選択式ではなく任意記載欄となっており、「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」「配偶者の扶養義務」などの項目はありません。

履歴書テンプレート02（「学歴・職歴」欄：大、「免許・資格」欄：小）

厚生労働省の様式をもとに、免許・資格の記入欄を小さくし、職歴欄をたっぷりと確保したテンプレートです。社会人経験が豊かな方や転職回数が多い方など、免許・資格よりもこれまでの経験や実績を積極的にアピールしたい方に向いています。

職務経歴書のテンプレートダウンロード

職務経歴書には、一般的に次の3つの形式があります。ここでは、それぞれWord、Excel形式でご用意しました。自身の職務経歴や、どのようにアピールするかを考慮し、より効果的に伝わる形式を選ぶようにしましょう。

編年体式

これまでの経験を時系列で紹介していく形式です。

所属企業や部署、業務内容などを過去から順番に記載していくため、異動・転職の回数が少ない人に向いています。履歴書も時系列で職務経歴を記載するため、履歴書と照らし合わせて読むことができるというメリットがあります。

編年体式：見本入りテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

編年体式：見本なしテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

逆編年体式

編年体式とは逆に、直近の職務経歴から順番に記載していく形式です。

大きなメリットは、直近の実績を最初に記載できること。そのため、採用担当者に伝えたい経験・スキルが直近の業務に集中している場合は、より効果的にアピールすることが可能です。

逆編年体式：見本入りテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

逆編年体式：見本なしテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

キャリア式

これまでの経験を時系列ではなく、職務内容や分野ごとにまとめる形式です。

そのため、どのような経験を積んできたのか、どのようなスキルを持っているのかがより明確に伝わりやすくなります。キャリアチェンジの経験がある方や、転職回数が多い方に向いている形式です。

キャリア式：見本入りテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

キャリア式：見本なしテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

履歴書、職務経歴書作成に関するQ＆A

最後に、履歴書や職務経歴書作成に関してよくある疑問をまとめました。

履歴書を作成する際の関連ノウハウ記事一覧

以下に履歴書作成の際に活用できる記事をまとめました。
ぜひ参考にしてみてください。

職務経歴書を作成する際の関連ノウハウ記事一覧

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