【例文付き】転職の面接を辞退したいときの方法やメールの送り方、注意点

転職活動では、複数の企業に応募することが一般的です。選考が進む中で、志望度の高さやマッチングの度合いなど、さまざまな理由で面接辞退を申し出ることもあるでしょう。そこで、スムーズに面接辞退するための方法や伝え方、注意点などについて、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に伺いました。辞退メールの例文も紹介します。

面接を辞退するときの注意点

面接を辞退する際は、次の点に注意しましょう。

やむを得ない場合以外の「面接辞退」は控える

一次、二次、最終面接などの選考過程にかかわらず、面接を辞退することは珍しくありません。転職活動は複数の企業に応募して進めることが多く、応募者がさまざまな要因で辞退する可能性があることを企業も理解しており、それらを見込んだ上で採用活動を進めています。やむを得ない場合は適切に連絡し、面接辞退の対応を進めましょう。

「面接を辞退する」と決めたら迅速に連絡する

どうしても面接に参加できず、辞退すると決めた時点で、すぐに人事担当者に連絡しましょう。また、転職エージェント経由で応募している場合は、転職エージェントの担当者に連絡します。中には「断りづらい」と考えてタイミングを見計らい、連絡が遅れる人がいますが、辞退者が出た場合、企業は採用スケジュールを調整する必要があるため、迅速に連絡することを心がけましょう。

特に、管理職や専門職の採用選考では、早い段階から役員などの経営層が面接を担当することもあるため、日程調整はさらに難しいものとなります。また、選考対象者を絞り込んでいるケースも少なくないため、辞退の連絡が遅れることで採用計画に大きな影響を与える可能性もあります。相手の都合に配慮することを忘れず、できるだけ早く伝えましょう。

面接辞退の際は、企業に失礼のないよう配慮する

自ら応募した企業の面接を辞退する以上は、相手への配慮として、誠意を持って辞退する理由を伝えるよう心がけましょう。日頃のビジネスシーンと同様に、相手に失礼のないようにします。

面接当日の辞退や連絡なしの無断キャンセルは厳禁

面接当日の辞退連絡は避け、無断キャンセルは厳禁と考えましょう。面接辞退に限らず、すべてのビジネスシーンにおいて、当日キャンセル・無断キャンセルは、相手との関係性の悪化を招くことがあります。相手への配慮を大切にしましょう。

管理職や専門職は、特に迅速な辞退連絡を

「現職の業務が忙しい」「複数企業から内定を打診されている」などの理由から、志望度が高くない企業や選考途中の企業に対して、面接辞退の連絡を後回しにしがちな方も見られます。しかし、ほかの企業への転職後に、辞退した企業とビジネスの現場でかかわる可能性もあります。特に、管理職や専門職は、自身のキャリアや専門性を活かして同業界で転職するケースもあるため注意が必要です。

また、数年後に再び転職活動を行うことになった場合、「もう一度、その企業に応募したい」と考えるケースもあるでしょう。悪印象を与えれば、転職後の人間関係や今後の転職先の選択肢にマイナスの影響を及ぼす可能性もあるため、迅速・丁寧に対応することをお勧めします。

メール？電話？面接辞退の連絡方法

実際に面接を辞退する際の連絡手段として、メールと電話のどちらが適切か解説します。

基本はメールでOK。メールに返信がない場合は電話を

基本的には、メールで連絡をすれば問題ありません。メールを送った後、翌日中に返信がない場合は、人事担当者がメールを確認していない可能性があります。トラブルを避けるためにも、メールを送信してから2日後などに電話で直接、面接辞退の連絡を入れましょう。

より丁寧に対応したい場合、メールを送った後に電話でも連絡すると良いでしょう。最初に「面接辞退のメールをお送りしましたが、ご覧いただけましたか」と述べてから、辞退することへのお詫びや、選考に進めてもらったお礼を伝えると良いでしょう。

前日、当日など直前の面接辞退は電話が確実

止むを得ず前日や当日に辞退の連絡をする場合は、相手に確実に知らせることができる電話をお勧めします。メールの場合、面接までに相手が開封できるかどうかわからず、トラブルにつながる可能性があります。募集要項や企業から送られる選考・面接案内メールなどに記載されている人事担当者の連絡先や緊急連絡先を確認し、そちらに電話しましょう。
転職エージェントを利用している場合、面接前日までは担当のエージェントに辞退を連絡しましょう。

面接辞退の理由を聞かれたときの対処法

面接を辞退する際には、理由を聞かれる場合があります。企業が理由を尋ねる意図や対処法を紹介します。

企業が辞退理由を尋ねる意図

辞退の理由を詳しく伝える必要はないため、「諸般の事情」「一身上の都合」などの形式的な表現でも問題はありません。しかし、多くの企業は面接を辞退する「本当の理由」を知りたいと考えているものです。選考スケジュールの見直しや再調整を行う際に、経営層を納得させる理由が必要となることもありますし、今後の採用方針に活かすために詳しい理由を聞くケースもあります。「一身上の理由」と伝えた場合、踏み込んで聞かれる可能性もあるので、面接辞退の理由を整理しておくと良いでしょう。

面接辞退理由の例

「一身上の都合」などのほかに、よくある面接辞退の理由として、次のものが挙げられます。これらからあてはまるものを伝えることができますが、先述した通り、場合によって企業からさらに詳しい説明を求められる可能性があります。伝えられる範囲で自分なりに要点をまとめておきましょう。

• 他社から内定を得た
• 面接で企業理解を深めた結果、方向性が違うと気づいた
• 家庭の事情で就業できなくなった
• 現職を退職することが難しく、転職活動をストップした
• 現職で希望していた異動が実現した

なるべく率直な理由を伝える

辞退の理由が「希望年収より〇万円下回っている」「入社後の担当業界が希望と異なっていた」「働き方が自分にマッチしていない」などの場合、失礼のない表現であればなるべく率直に伝えましょう。企業にとっても、今後の採用方針や求人要件などを見直す際の参考にできるため、率直な理由を知りたいと考えているケースは少なくはありません。また、企業に採用する意思が強くある場合、辞退の理由に対して再検討を行うケースもあり、希望の年収条件や配属先、入社予定日などを考慮してもらえることもあります。

面接辞退のメール例文と書き方のポイント

面接辞退のメールの一例と、書き方のポイントは、次のとおりです。

面接辞退のメール例文

メールを書く際に押さえておきたい４つのポイント

面接辞退のメールは、次の4点を押さえて書きましょう。

【選考段階別】辞退の方法・注意点

面接に限らず、選考の各段階で辞退をする際の注意点を紹介します。

書類選考を辞退する場合

書類選考の結果が出る前に辞退する場合、メールで連絡しましょう。選考が実施済かどうか分からない場合であっても、「選考のお時間をいただいたにもかかわらず申し訳ございません」と書き添え、丁寧にお詫びしましょう。

筆記試験を辞退する場合

筆記試験を辞退する場合も、基本はメール連絡でOKです。ただし、試験の前日や当日、受験締切日の直前に止むを得ず辞退する場合は、電話で連絡しましょう。

最終面接を辞退する場合

最終面接も、ほかの面接段階と同様に、基本的にメールで連絡して問題ありません。ただし、企業の求職者への評価が高まっている段階であるため、「電話で理由を聞かせてほしい」「もう一度面談したい」といったアプローチを受ける可能性があります。その場合、可能な範囲で詳細な辞退理由を伝えるなど、企業が納得できるように丁寧に対応しましょう。

内定承諾前に辞退する場合

内定が出た後、承諾の期限までであれば、辞退しても問題はありません。連絡方法は、より気持ちが伝わりやすい電話がベターです。企業からは理由を詳細に聞かれる場合が多いため、ごまかさずに本音を伝えて、誠実に向き合いましょう。電話だけで誠意が伝わるか不安な場合、さらにメールや手紙を送ると良いでしょう。

面接辞退の「よくあるQ＆A」を紹介

ここでは、面接辞退に対するよくある疑問にお答えします。

転職エージェントやスカウトサービスの活用も、スムーズに面接辞退する方法の一つ

転職エージェントやスカウトサービス経由で選考を進めている場合、企業とのやり取りをそれぞれの担当者が行ってくれます。そのため、面接辞退の連絡なども任せることができ、心理的な負担を軽減できるでしょう。本音をそのまま伝えても、企業に対して失礼のないような伝え方に変換してくれるので、辞退の理由や言い回しを自分で考える手間も省けます。

その際、転職エージェントに対して辞退の理由や自分の考えを丁寧に説明することをお勧めします。そうすることで、今後、より希望にマッチする企業への転職を支援してもらいやすくなるでしょう。