【社労士監修】退職願・退職届の書き方と出し方、スケジュールを解説|書き方見本とテンプレートあり

退職届

退職の準備を進める際に提出する書類には「退職届」「退職願」「辞表」などがあります。それぞれに違いがあるので「退職届」「退職願」「辞表」の違いや、正しい書き方・出し方、提出する際のスケジュールの目安とやるべきこと、注意したいポイントなどを社会保険労務士の岡佳伸氏に解説いただきました。

「退職願」「退職届」「辞表」の違い

「退職願」「退職届」「辞表」について、それぞれの特徴や違いを解説します。

退職願

退職願は、退職の意思を伝えるために提出する書類です。口頭のみでも問題ありませんが、退職の意思が固いことを上司に伝えられるため、転職先の入社日までの期間が短い時などには準備しておくと良いでしょう。

退職届

退職届は、会社から承認を得て退職することが確定してから、労働契約の解除を届け出る書類です。法的には口頭でも問題ありませんが、会社の規定などに従って書面を作成するのが一般的です。

辞表

辞表は、会社の社長や役員などが役職を辞する時に届け出る書類です。また、公務員が辞める時にも、一般企業の退職届に相当するものとして辞表が用いられます。

退職願と退職届の違いとは?

退職願は「退職したい」という自身の願いを会社に申し出るための書類です。近年は退職願の提出を求めず、口頭で上司に退職意思を申し出るのみで良いとする会社も増えていますが、就業規則で提出が定められているケースもあるので自社の就業規則を確認しましょう。

一方、退職届は会社の意向にかかわらず、自身が退職することを通告する書類です。事務手続き上の記録を残すために、多くの企業では就業規則などで退職届の提出や提出期限を定めています。

退職届のペーパーレス化も進んでいる

テレワークの推進により、在宅勤務が増えている昨今は、退職届のペーパーレス化も進んでいます。ワークフローシステムを導入し、退職届の申請・承認をシステム上で行う会社もあります。

ただし、会社によっては、直筆の署名や押印を必要とするケースもあり、こうした場合はプリントアウトした書類を郵送したり、PDF化した書類をメールで送付したりすることが必要です。あらかじめ、就業規則などで確認しておきましょう。

退職願・退職届を出す前にやるべきこと

退職願、退職届を出す前にやるべきことについて解説します。

退職理由を整理する

自己都合による退職の意思を伝える際には、上司や人事担当者などから退職理由を確認されます。現職の会社への不満が退職理由であっても、「転職で実現したいこと」などを前向きな意思を伝えることがポイントです。トラブルを避け、今後の関係性を良好に保つことができるでしょう。

また、曖昧な退職理由では、強く引き留めをされたり、退職交渉が長引いたりする可能性もあるので、きちんと整理した上で、退職することへの決意を明確に伝えることが大事です。

就業規則を確認する

退職届・退職願は、就業規則に従い、定められた相手に対して期日までに提出する必要があります。一般的に、退職を希望する日の1~2カ月前までが退職の申し出の期限となっているケースが多いです。会社によっては、人事部や社長の受理を必要とすることもあるため、事前に就業規則を確認しておくようにしましょう。

上司に退職の相談をする

いきなり部門長や人事担当者に退職を相談するのではなく、まずは直属の上司に退職意思を伝え、退職時期などについて相談することが大事です。身近な先輩や同僚に相談した場合、上司に間接的に退職意思が伝わるなどで、トラブルに発展する可能性があるので避けたほうが良いでしょう。

会社によっては退職に関する申請書やフォーマットが決まっているケースもあるので、上司に退職の相談をする際は、退職願、退職届の提出についてもあわせて確認しておくと良いでしょう。

退職願・退職届の提出時期についてスケジュール解説

ここでは、退職願・退職届を提出する一般的なタイミングやスケジュールの目安についてご紹介します。ただし、退職願・退職届を提出するタイミングは会社によって異なる可能性があるので、就業規則にて定められた提出期日を確認の上、それに従いましょう。

一般的には「退職希望日の1〜2カ月前まで」に退職を申し出る

前述の通り、一般的に退職の申し出は「退職希望日の1~2カ月前まで」と規定している会社が多いでしょう。就業規則によっては、上司に退職意思を伝えた後、さらに人事担当者や社長が退職の申し出を正式に受理するまでの流れも、規定の期間内に含まれているケースもあるため、きちんと確認しておくことが大事です。

退職願・退職届を提出するタイミングの違い

退職願は、退職を申し出るタイミングで提出します。ただし、就業規則に提出の定めがない場合は、口頭で意思を伝えるのみでも問題はありません。

一方、退職届の提出については、上司に退職を申し出た後、引き継ぎや人員補充に必要な期間なども踏まえながら退職時期についての話し合いを重ねた上で、会社に退職を受理してもらうことがまず必要となるでしょう。退職届は、これらの流れを経て退職日が決定してから、就業規則に定められた提出期限に従って提出します。

退職願・退職届を提出するスケジュールの目安

退職願・退職届を出すまでの全体の流れと、スケジュールの目安を以下にご紹介します。

  1. 退職の意思を固める
  2. 上司に退職意思を伝える
  3. 退職願・退職届の提出時期も確認する
  4. 退職願を提出する(退職希望日の1〜2カ月前が目安)
  5. 退職願(退職の申し出)が受理される(提出・申し出から2〜3日程度が目安)
  6. 話し合いを行った後、正式な退職日が確定する
  7. 退職届を提出する(就業規則に従って提出)
  8. 業務の引き継ぎを行う
  9. 退職

退職願・退職届を提出する際に注意したいポイント

先に述べた通り、退職願の提出が定められているかどうかは会社によって違います。また、「退職届ではなく、退職願のみを提出すれば良い」というケースもあります。就業規則などで、提出が必要な書類をきちんと確認しておきましょう。ただし、退職届については、事務手続き上の公式な書類とするケースが多いため、就業規則による定めがなくても提出しておく方が安心できます。

また、退職願の提出や退職の申し出を行うタイミングについては、就業規則に定められている期間を配慮するだけでなく、有給休暇の消化なども念頭に入れて調整することがポイントです。有給休暇は在職中にしか取得できませんが、最終出勤日と退職日を調整することで、残った日数を消化することは可能です。有給休暇の残日数も含めて逆算し、最終出勤日の1〜2カ月前には退職を申し出ると良いでしょう。

退職届・退職願の書き方見本【テンプレートあり】

退職届・退職願は、基本的なルールに沿って書くようにしましょう。退職届・退職願の基本的な書き方を見本とともにご紹介します。

退職届・退職願の書き方見本とテンプレート

(1)書き出し

本文の1行目の一番下に「私儀(わたくしぎ)」と書きます。

(2)退職理由

自己都合の場合は「一身上の都合により」と記載します。一方、会社都合の場合は「部門廃止に伴い」「退職勧奨を受け」など、具体的な退職理由を記載します。自己都合ではないことを明記しておくことが大事です。なお、退職勧奨や労使合意による退職は、退職合意書という書面のみを取り交わすケースがあります。

(3)退職日

上司と決定した退職日を記入します。

(4)退職の伝え方

退職届の場合は、「退職いたします」と言い切りますが、退職願の場合は退職を「お願い申し上げます」と願い出る形式で記載します。

(5)提出日

提出する日付を書きます。

(6)所属・氏名・捺印

所属部署名、氏名を書き、捺印します。

(7)宛名

直属の上司ではなく、会社の最高責任者の名前と役職を書きます。

退職届・退職願の封筒の書き方と出し方

【退職届・退職願】封筒の書き方見本

退職届・退職願は、対面の場合でも郵送の場合でもそのまま出すのではなく、封筒に入れて提出するのが一般的です。封筒の表面は、中央のやや上に、大きめの文字で「退職届」「退職願」と記載します。宛名は必要ありません。また、裏面には、左下に所属部署と氏名を書きます。

封筒の色は「白」、サイズは「長形3号」「長形4号」を使用する

退職届・退職願を封入する封筒は、白の無地が望ましいと言われています。茶色の封筒や郵便番号を記載欄がある封筒でも問題はありませんが、公式の書類を扱う際は白い無地の封筒が適切です。

封筒のサイズは、退職届・退職願の用紙サイズに合わせて選ぶようにします。退職届・退職願は三つ折りしてから封筒に入れることが一般的なので、用紙がA4サイズであれば長形3号、A5、B5サイズであれば長形4号を使用するといいでしょう。

対面の場合は封をせずに渡す

退職届・退職願は、上司に手渡しするのが基本です。そのため、特に封をしていなくても問題ありません。

郵送の場合は、郵送用の封筒も用意する

病気やケガなどで直接手渡しするのが難しい場合は、上司に電話などで退職の意思を伝えた上で、退職届・退職願を郵送しましょう。信頼関係を損ねないように、何の断りもなく書類を送付するのは控えた方が良いでしょう。

退職届・退職願を郵送する場合は、郵送用の封筒を別で用意する必要があります。退職届・退職願を入れた封筒は封をして「〆」と記載し、郵送用の一回り大きい封筒に入れます。この際、送付状(添え状)も一緒に同封するといいでしょう。送付用の封筒には表面に宛名を記載し、左下には赤ペンで「親展」と書いておきます。裏面の左下に自分の住所と名前を書き、中身を確認して封を閉じ、こちらも「〆」と記します。

病気やケガ以外にも、企業によっては退職届・退職願の郵送を指示されるケースがあるので、その場合は指示に従って郵送するようにしましょう。

企業によってはペーパーレスで提出する場合も

会社のワークフローシステムを利用する、PDF化した書類をメール送付するなど、就業規則の定めに従いましょう。

退職願、退職届に関するQ&A

退職願、退職届についてよくあるQ&Aをご紹介します。

退職届が受理されない時はどう対処すれば良い?

退職届を提出しなくても退職は可能です。法律上(民法第627条第1項)は、定めのない雇用契約の場合、退職を申し出て2週間が経過すれば、会社側の承諾がなくても退職できるとされています。そのため、受理されないから退職できないということはありません。どうしても受理されない場合は、労働局の総合労働相談コーナーに相談する方法があります。総合労働相談員に状況を説明することで、会社との間に入ってもらうことができます。

また、退職の申し出が受理されない背景としては、上司が保留にしたまま人事担当者や社長に伝えていない可能性もあります。どうしても受理されない場合は、まず社長宛てに退職意思を申し出る手紙を書き、特定記録や簡易書留などの配達記録が残る方法で郵送する方法があります。しかし、こうした方法を選択することで会社との関係性が悪くなる可能性もあるので、慎重に検討することが大事です。まずは円満退職ができるよう、上司としっかり話し合ってみることが先決だと考えましょう。

退職届を内容証明郵便で送付するのはNG?

労働局への相談や社長に手紙を送付するなどの方法を取っても退職届が受理されない場合には、最終手段として「退職届を内容証明郵便で送る」という方法もあります。内容証明郵便で送付すれば、いつ誰が書類を受け取ったのかが公的な記録として残ります。受理された後は、会社の指示に従って手続きを進めましょう。

退職願・退職届は手書きとパソコン、どちらが良い?

以前は、退職届・退職願を手書きで作成するのが一般的でしたが、パソコンが普及した現在では、パソコンで作成する方も増えています。また、書式は縦書きが一般的ですが、会社によっては指定の書式がある可能性もあるので、不安であれば事前に確認しておきましょう。

退職願・退職届に使う用紙はどう選べば良い?

退職願、退職届に使用する用紙は、コピー用紙か白い便せんが一般的です。会社に提出する公式な書類のため、色付きや柄・イラストが入った用紙の使用は避けましょう。文具店などで退職届専用用紙一式を販売しているので、不安な場合はそちらを使用する方法もあります。
会社によっては専用フォーマットの使用を定めているケースもあるので、こちらも事前に確認しておきましょう。

退職願・退職届の提出が不要なケースはある?

解雇による退職や定年退職の場合も、一般的に提出を求められることはありません。また、契約社員として働き、契約期間を満了して退職する場合は、提出は不要です。提出が必要な場合は、会社の指示に従いましょう。

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社会保険労務士法人 岡佳伸事務所 岡 佳伸(おか よしのぶ)氏

アパレルメーカー、大手人材派遣会社などでマネジメントや人事労務管理業務に従事した後に、労働局職員(ハローワーク勤務)として求職者のキャリア支援や雇用保険給付業務に携わる。現在は、雇用保険を活用した人事設計やキャリアコンサルティング、ライフプラン設計などを幅広くサポート。特定社会保険労務士(第15970009号)、2級キャリアコンサルティング技能士、1級ファイナンシャル・プランニング技能士など保有資格多数。