退職届・退職願を入れる封筒の書き方と渡し方・郵送方法

退職を決意した場合、就業規則に従って手続きを行います。一般的には、退職日が決定した後、「退職届」を提出します。その前に、退職の意思を申し出る際に「退職願」を提出することもあります。
退職届・退職願の提出に際し、封筒の選び方・書き方、渡し方、郵送方法、受理されない場合の対処法などについて、組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏にアドバイスいただきました。

退職届・退職願を入れる封筒の選び方

退職届・退職願ともに、提出する際には封筒に入れます。封筒を選ぶにあたってのポイントは次のとおりです。

白封筒で郵便番号枠がないもの

封筒の色に関して特に決まりはありませんが、なるべくなら白色の無地封筒を選びましょう。
茶色の封筒は、日常業務の書類を入れるなど手軽に使われることが多いため、重要な書類の提出は白封筒の方がふさわしいでしょう。基本的に手渡しするものなので、郵便番号の枠が印刷されていない封筒の方が適しています。中身が透けないよう、二重封筒(表が白で、内側に紫色などの紙がついているもの)を使ってもいいでしょう。

封筒のサイズ

退職届・退職願の用紙はB5またはA4が一般的です。
企業によって規定のフォーマットが用意されているケースもあるので、用紙のサイズも確認しておいてください。三つ折りにした状態で封筒に入れたときにジャストサイズとなる封筒を使いましょう。

B5(182×257 mm)用紙の場合…長形4号(90×205 mm)
A4(210×297 mm)用紙の場合…長形3号(120×235 mm)

退職届・退職願を入れる封筒の書き方

封筒の表面・裏面を書く際のマナーと見本をご紹介します。

封筒の書き方見本

退職願・退職届の書き方見本

封筒の書き方

<表面>
黒のボールペンもしくは万年筆を使い、封筒の表面の中央よりやや上に、大きめの文字で「退職届」「退職願」と記載します。宛先を書く必要はありません。

<裏面>
左下に所属部署名とフルネームを記載します。裏面の左半分に納まるようにします。

退職届・退職願の封筒の対面での渡し方

退職届・退職願は、就業規則や社内規定などで届出先・届出方法を指定されていない場合、通常は直属の上司に直接渡します。あらかじめ時間をとってもらい、落ち着いて話せる会議室などで渡すのが望ましいでしょう。

退職届・退職願の封筒の郵送方法

病気やケガなど、何らかの事情により出社して直接渡すことが困難な場合、郵送で送ります。
ただし、書類だけを無言で送ると上司が驚いてしまいます。事前に上司に相談し、承諾を得た上で郵送するようにしてください。

一回り大きな封筒に入れて発送する

上記のとおり、退職届・退職願は三つ折りにしてジャストサイズの封筒に入れます。郵送する際には、それよりも一回り大きな封筒に入れて発送します。
例えば、次のサイズの封筒を選ぶといいでしょう。

長形4号(90×205 mm)の退職願封筒の場合…長形3号(120×235 mm)の郵送用封筒
長形3号(120×235 mm)の退職願封筒の場合…角形5号(190×240 mm)の郵送用封筒

添え状を入れると丁寧な印象に

添え状・送り状は、必ずしも必要ではありません。しかしながら、同封しておくと丁寧で誠実な印象を与えるでしょう。感謝の言葉を伝えることで、退職後も円満な関係の維持につながるのではないでしょうか。参考までに、添え状の文面の一例をご紹介します。

 

 

20XX年X月X日

 

○○株式会社
□□□本部×××課
△△△様

□□□本部×××課
氏名

 

 

 

 

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

この度一身上の都合により退職させていただくこととなりました。

 

つきましては同封の通り退職届(願)を送付させていただきますので、ご査収の程、よろしくお願いいたします。

 

短い間ではございましたが、大変お世話になりありがとうございました。
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

 

敬具

 

 

 

 

 

 

退職届が受理されない時は?

退職を申し出た際、上司から強く引き留められた場合などで、退職届を受理してもらえないことがあります。本来はじっくり話し合って納得を得るのが望ましいのですが、転職先企業への入社日が迫っていると、退職手続きを急がなくてはなりません。上司の上長(部門長や役員など)や人事部などにも相談し、早期解決を図りましょう。

退職届を提出しなくても退職は可能

退職届を受理してもらえなくても、退職することは可能です。
法律上(民法第627条第1項)は、退職を申し出て2週間が経過すれば、会社側の承諾がなくても退職できるとされています。そのため、受理されないから退職できないということはありません。
引き継ぎ用のマニュアルを作成したり資料を整理したりと、退職準備を進めましょう。

受理されない場合は内容証明郵便で郵送

退職届がどうしても受理されない場合には、最終手段として、「内容証明郵便で送る」という方法もあります。内容証明郵便であれば、いつ誰が書類を受け取ったのかが公的な記録として残ります。内容証明郵便で送る方法はあくまでも最終手段として、まずは円満退職ができるよう、上司としっかり話し合ってみることが先決です。

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組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野 友樹(あわの ともき)氏

約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。