円満退職するための退職理由の伝え方【ケース別の回答例あり】

現職の会社や上司に退職理由を伝える際、「トラブルなく、円満退職できるか不安」「強く引き止めされたらどうすればいいのか」と悩んでいる方もいるでしょう。
組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が、円満退職のための退職理由の伝え方を解説します。回答例や例文も参考にしてみましょう。

そもそも退職理由とは？

退職理由とは「会社を辞める理由」のことを指し、現職を退職する際に聞かれる上、転職活動中に応募企業から確認されることもあります。一方、退職理由と混同しやすいものに転職理由があります。転職理由は、文字通り「転職をする理由」であり、転職活動の際に応募企業から聞かれることがほとんどです。

調査からみる退職理由で多いものは？

厚生労働省による「令和4年雇用動向調査(※1)」によれば、男女別の「転職入職者が前職を辞めた理由」は以下となっています。

これらは本音の退職理由と言えますが、会社を辞める時や、転職の面接などでは、そのまま自分の思いを伝えることが必ずしも良い結果につながるとは限りません。
そのため、「どう退職理由を伝えればいいのか」と悩む方は少なくないでしょう。

（※1）出典：厚生労働省 「令和4年雇用動向調査」

退職理由を伝える際の考え方

現職を辞める際に退職理由を問われた場合、「一身上の都合のため」「家庭の事情のため」「個人の事情のため」と伝えたとしても、より具体的な理由を聞かれるケースが多いでしょう。

その際、上記のような理由だけを伝えても、上司や会社が納得してくれず、強い引き止めにあったり、関係性が悪くなったりすることも考えられます。そのため、自身として伝えても構わないと思う範囲で具体的な退職理由を伝えた方が、双方にとってスムーズに退職手続きを進められる可能性があります。

退職理由は前向きな内容に言い換える

仕事を辞める理由をそのまま伝えることでトラブルにつながる可能性もあります。例えば、現職への不満など、ネガティブな退職理由をそのまま伝えると、相手の心証が悪くなり、円満に退職することが難しくなる可能性があります。上司が感情的になり、退職交渉が進みにくくなるケースも実際にあるようです。また、不満を率直に伝えた結果、「不満な点を解消するので、思いとどまってほしい」など、引き止めの理由にされる可能性もあります。退職理由は「転職によって自身が実現したいこと」を伝えるなど、前向きな内容に言い換えることがポイントです。

退職理由で嘘はつかない

嘘をつくことで退職理由の整合性が取れなくなり、相手から不信感を抱かれ、関係性が悪くなる可能性があります。その結果、トラブルにつながるケースや、退職するまでの期間、会社に居づらくなるケースもありますし、退職後に悪い評判が立つ可能性もあります。退職理由で嘘をつくことは避けたほうが安心できるでしょう。

やむを得ない事情がある場合は、そのまま伝える方法もある

介護・育児・パートナーの転勤など「家庭の事情で、働き続けることが難しい」という場合や、「精神的に限界で、仕事を続ける自信がない」などのやむを得ない個人の事情や状況がある場合は、自身が伝えてもいいと考えた範囲で伝えることに問題はないでしょう。現職の上司にその状況を伝えた際、好条件を出して引き止めようとするケースもありますが、どうしても動かせない事情や状況があれば納得してもらいやすいはずです。

円満退職のための「一身上の都合」以外の退職理由【例文集】

退職理由が思いつかない方は、以下で紹介する例文を参考にしてみましょう。

職場の人間関係が好ましくなかった場合の例文

上司や職場の同僚との相性が合わないケースの退職理由の例文をご紹介します。

個人攻撃にならないようにすること、現職の職場を否定しないことがポイントです。「現職のような仕事の進め方もあるけれど、あくまで自分は違う方向を志向する」ということを伝えましょう。

労働時間、休日などの労働条件に不満がある場合の例文

残業時間が多い、休日数が少ないなど、労働条件に不満がある場合の退職理由の例文をご紹介します。

事実を客観的に伝え、現職の労働条件を過度に批判しないことがポイントです。

給与など、収入に不満がある場合の例文

現職の給与に対して、不満がある場合の例文をご紹介します。

経済面でどういった課題があるのかを、開示できる範囲で伝えることで、相手の納得度を高めることができます。

介護・子育てなど、やむを得ない場合の例文

介護や子育てなど、やむを得ない理由を伝えるための例文をご紹介します。

開示できる範囲で、退職に至った状況や理由を伝えると納得してもらいやすいでしょう。

ストレスなどの体調不良が理由の例文

職場環境や仕事内容などが合わずにストレスを感じ、体調不良に陥ってしまうケースもあるでしょう。そのような場合は、自身の伝えられる範囲でそのまま理由を伝えることも問題ありませんが、人によっては会社に本音を言いたくないと思うこともあるかもしれません。そのような場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

引き止めをされないための退職理由の伝え方ポイント

円満退職のためには、退職理由の伝え方にも注意することが大事です。特に、すでに転職先への入社日が決まっている場合は、引き止めや引き継ぎなどが難航すれば、入社日に間に合わない可能性があるので注意しましょう。以降で、退職理由を伝える際に注意したいポイントを紹介します。

退職を申し出るタイミングに注意する

退職届は、就業規則に定められた期日までに提出する必要がありますが、その前に上司などに退職の申し出を行い、退職交渉を進めることが一般的です。退職を希望する日の1～2カ月前までを「退職の申し出の期限」とする企業が多いようです。転職先が決まっているなど、退職予定日を動かせない場合は、引き継ぎ期間を踏まえてなるべく早く申し出ることが大事です。

事前に退職を申し出るための段取りをしておく

いきなりその場で退職を申し出ることはせず、事前に上司へのアポイントをとりましょう。当日は、上司と落ち着いて話せる場所を選ぶことも大事です。また、テレワークが中心の場合は、オンライン会議や電話などで上司に時間をとってもらいましょう。

退職理由や退職希望時期などを明確にしておく

退職の申し出の際に伝える内容を事前に把握し、自身の中で整理した上で、明確に伝えられるようにすることが重要です。伝える内容は下記を参考にしましょう。

上司から転職する旨や入社日を問われた場合は、自身の判断で伝えることも一案です。

引き止めをされないために注意したいこと

退職の申し出をした際に、引き止めをされるケースはよくあります。下記のポイントに注意しましょう。

強く引き止めをされた時の断り方

きちんと退職理由を伝えても強く引き止めをされた場合には、まずは「持ち帰って検討させていただきます」と伝える方法があります。その場で断れば相手が感情的になる可能性があるので、再度、検討する時間をとると良いでしょう。

しっかりと検討した後には「引き止めていただけたことを感謝しています」と伝えた上で、「じっくり検討してみましが、やはり今後のキャリアを考えると、自分の目指す姿を実現することは難しいと考えました」など、引き止めに応じられない具体的な理由を伝えることがポイントです。

また、直属の上司が納得しない場合には、人事担当者やさらに上の上司に相談すると良いでしょう。すでに転職先の入社予定日が決まっている場合は、日程を再度伝えて、自ら積極的に今後のスケジュールを決めていくことが大事です。

退職届の書き方

退職届には具体的な理由を書かずに「一身上の都合のため」と書くのが一般的です。
退職届は、事務処理上で退職意思を示したエビデンスを残すためのものなので、定型文を記載するのみで問題ありません。

以下の退職届の定型文の書き方見本を参考にしましょう。

1：書き出し

本文の1行目の一番下に「私儀（わたくしぎ）」と書きます。

2：退職理由

自己都合の場合は「一身上の都合により」と記載します。一方、会社都合の場合は「部門廃止に伴い」「退職勧奨を受け」など、具体的な退職理由を記載します。自己都合ではないことを明記しておくことが大事です。なお、退職勧奨や労使合意による退職は、退職合意書という書面のみを取り交わすケースがあります。

3：退職日

会社と相談して決定した退職日を記入します。

4：退職の伝え方

退職届の場合は、端的に「退職いたします」と退職する旨を記載します。

5：提出日

提出する日付を書きます。

6：所属・氏名・捺印

所属部署名、氏名を書き、捺印します。

7：宛名

直属の上司ではなく、会社の最高責任者の名前と役職を書きます。

これから転職活動を始めるなら転職エージェントを活用する方法もある

転職活動をこれから始める場合は、転職エージェントを活用するのも一つの方法です。転職エージェントでは、転職先の紹介だけでなく、転職活動を進める中で、段階に合わせてやるべきことをサポートします。転職活動全体のスケジュール感を把握できるだけでなく、退職の申し出時期や退職理由の伝え方なども相談できるので、会社から引き止められることが不安な場合にも安心できるでしょう。また、応募書類の書き方や面接対策などもサポートするので、応募企業に向けた退職理由の伝え方のポイントなども聞くことができるでしょう。