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転職で必要となる書類は?~転職活動から退職、入社まで~

転職活動をスタートし、志望する企業に入社するまでには、さまざまな書類が必要となります。ここでは、転職の一連の流れで必要となる書類について一覧でご紹介します。

【監修】

村松 鋭士(むらまつ さとし)氏

社会保険労務士

2010年に【TFS&SPIRAL社会保険労務士事務所】を開業。また、社労士事務所と併せてチームビルディングを主体とした人材育成研修やコンサルティング、コーチングを行う【株式会社スパイラル・アンド・ゴーゴー】を設立。社労士として15年以上、企業の人事労務に携わってきた経験をもとに、労務相談や人材育成研修、評価制度などを一体的に実施。

転職活動を始めるときに必要な書類

まずは転職活動をスタートする際に必要となる書類をご紹介します。
(◎:必須書類、○:場合によっては必要となる書類です)

◎履歴書

履歴書は、採用担当者が応募者のプロフィールの確認を行うためのものです。記載内容がフォーマット化されており、あらかじめ氏名や連絡先、年齢、学歴、職歴など、基本的な情報を記載する欄が設けられています。

◎職務経歴書

職務経歴書は、決められたフォーマットはなく、これまでの業務経験や、入社後に活かせるスキルなどを自由に記載し、「何ができるのか」を採用担当者にアピールするためのものです。A4サイズ2~3枚にまとめるのが一般的です。

〇ポートフォリオ

実績や力量を伝えるための作品集です。デザイナー・イラストレーターなどのクリエイティブ系の職種で、選考の段階で提出を求められるケースが多いようです。

〇源泉徴収票

1年間に会社から支払われた給与や賞与などの総額と、納めた所得税の金額が記載された書類です。実際の年収を確認するために、選考段階で提出を求められるケースがあります。

退職時に必要な書類

会社を退職する際には、返却するもの、受け取るもの、さまざまな書類が必要となります。抜け漏れがないように事前にチェックしておきましょう。

【会社に提出・返却する書類】

退職願・退職届

退職願は、労働契約を解除したいと申し出るための書類です。退職届は、会社との交渉の結果、労働契約の解除が確定した時に提出する書類のことで、事務手続きのために提出を求める会社が多いようです。

健康保険被保険者証

いわゆる「健康保険証」です。健康保険は会社を退職したタイミングで脱退となるため、健康保険証は退職日までに返却します。有休消化で退職日に出社せず直接返却できない場合は、後日郵送します。

身分証明書や入館証

社員証や入館証、社章、IDカードなど、その会社の社員であることを証明するためのもののほか、通勤用定期券や制服、デスクやロッカーなどの鍵、文具などの備品類も忘れずに返します。

名刺

自分自身の名刺だけでなく取引先の名刺も企業の大切な営業情報の一部です。すべて返却しましょう。

【受け取る書類】

雇用保険被保険者証

雇用保険に加入していることを証明する書類です。失業保険の申請や転職時に必要となります。入社時にもらっていなければ、会社が保管しているので退職時に受け取ります。

年金手帳

公的年金制度の加入者に交付される手帳です。年金に関する情報が記載されています。自分もしくは会社で保管するもので、会社に預けている場合には退職時に受け取ります。

離職票

雇用保険の喪失を証明する書類です。失業保険給付を受ける場合は、ハローワークへの申請時に必要となります。

源泉徴収票

所得税の年末調整を行う際に必要となる書類で、退職後1カ月以内に交付することが法律で定められています。転職先に提出するか、自分で確定申告をする際に使用します。

退職証明書

会社を退職していることを証明する書類です。転職するまでにブランクができる場合、国民健康保険への切り替え手続きに必要となります。

入社時に必要な書類

入社時に必要となる書類は、会社によってさまざまです。ここでは「多くの転職先で必要となるもの」と「転職先によっては必要になるもの」の2つに分けて一覧でご紹介します。

【多くの転職先で提出が必要な書類】

マイナンバー

社会保険や雇用保険の手続きを行う際、マイナンバー(個人番号)が必要となります。マイナンバーカードの写しなど、個人番号が確認できるものを提出します。

雇用保険被保険者証

雇用保険に加入していることを証明する書類です。転職先に提出した後は、会社で保管するケースと自身で保管するケースがあります。

年金手帳

年金手帳は自分もしくは会社で保管します。年金手帳の原本を入社企業に提出せず、年金手帳の控えで基礎年金番号を伝える、マイナンバーで代用する、といったケースもあります。

源泉徴収票

転職先での年末調整に必要となる書類です。前職の会社から交付されたら速やかに提出します。

扶養控除等(異動)申告書

扶養控除、配偶者控除を受けるために必要となる書類です。扶養の有無に関係なく、指定の書類に現在の状況を記載して提出します。

健康保険被扶養者(異動)届

扶養家族がいる場合に必要となる書類です。指定の書類に必要事項を記入して提出します。あわせて扶養家族全員分のマイナンバーも必要となります。

給与振込先届出書

給与の振込先を伝えるための書類です。たいていは企業独自の用紙に記入します。

健康診断書

入社する企業が指定する医療機関や自身で探した医療機関などで健康診断を受け、その結果を健康診断書として提出します。

【転職先によっては提出が必要になる書類】

退職証明書

前職を退職していることを証明するため、提出を求められることがあります。

入社承諾書・入社誓約書

選考時に提出した履歴書に虚偽の記載がないことを確認し、就業条件を承諾したことを証明するための書類です。

身元保証書

身元保証人を立てるように求められた際に提出する書類です。何かあった時の緊急連絡先として、親族などの情報を記載して提出する場合が多いです。

免許や資格の証明書

入社後に業務を行う上で必要な免許や資格がある場合には、その証明書を求められるケースがあります。資格手当が支給される企業では、取得の証明として提出が必須であることが多いです。

卒業証明書

基本的に、中途採用では提出を求められることはありません。ただ、外資系企業や社会人経験が浅い第二新卒者などの場合には、提出するように言われることもあります。

転職先が決まっていない場合の、退職後の手続き

転職先が決まっていない状態で退職する場合には、保険や年金の手続きが必要になります。それぞれの手続きの期限や押さえておくべき注意点などについてご紹介します。

失業保険の手続き

転職先が決まっていない場合には、住所地のハローワークで失業保険給付の手続きを行います。受給までの期間の計算は、ハローワークを最初に訪れた日が起算日となるため、給付を受ける際は早めに手続きを済ませましょう。

健康保険の手続き

健康保険の切り替えには3つの選択肢があります。支払う保険料を比較して検討するとよいでしょう。なお転職先が決まっていても、入社日までに空白期間ができる場合には手続きを行う必要があります。

【1】国民健康保険に加入する

退職日の翌日から14日以内に、市区町村の担当窓口に出向き、国民健康保険の加入手続きを行います。

【2】健康保険の「任意継続被保険者」になる

前職の会社で加入していた保険を最長2年間継続できます。加入には、(1)退職日以前に継続して2カ月以上の被保険者期間があること、(2)退職日の翌日から20日以内に手続きすること、という2つの条件を満たす必要があります。

【3】家族の扶養に入る

家族の扶養に入る場合は、資格喪失連絡票など退職した事実がわかるものや、収入などの証明書が必要になります。審査に必要な条件について、家族が加入している健康保険の担当者に事前に確認しておきましょう。

国民年金加入の手続き

退職から14日以内に、国民年金への切り替え手続きを行います。退職から転職までの間、年金に加入していない月が発生する場合は、国民年金の加入が必要となります。また、加入の手続きをしなかった場合でも、年金機構から未加入期間に関する通知が送られてくることがあるので、その書類に必要事項を記入して手続きを行います。