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履歴書の「学歴・職歴欄」の書き方と、在職中や書ききれない場合の対処法

履歴書を作成の際に、必ず記載することになるのが「学歴・職歴欄」です。学歴・職歴欄を記入する際の基本的なルールを押さえたうえで、「在職中」や「職歴が多くて書ききれない」など、記入方法に迷うケースの対処法について解説します。

【アドバイザー】

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野 友樹(あわの ともき)氏

約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。

履歴書の「学歴・職歴欄」の書き方

学歴・職歴欄を作成する際に押さえておきたい基本的なルールについて説明します。

学歴・職歴欄の書き方見本

学歴・職歴
    学歴
平成XX 3 ××県立○○高等学校卒業
平成XX 4 東京○○大学経営学部情報システム経営学科入学
     人材マネジメント論専攻
平成XX 3 東京○○大学経営学部情報システム経営学科卒業
     
    職歴
平成XX 4 ●●●●株式会社 入社
     営業本部 新規ビジネス企画課
     「××××」の販売担当として新規顧客の開拓に従事する
平成XX 12 一身上の都合により退職
平成XX 1 株式会社○○○○ 入社
     IT事業推進本部 マーケティング部
     製造業向けの自社開発システムの提案営業を担当。10名のチームの責任者を務める
     現在に至る
    以上

学歴・職歴欄の書き方ルール

学歴と職歴に分けて記載する

学歴・職歴欄を作成する際には、まず1行目に「学歴」と記入し、2行目から年月と学校名などを記載していくのが基本です。そして、学歴について一通り記載した後、1行分を空けて「職歴」と記入し、その下の行から職歴に関する情報を続けて書いていきます。

学校名、企業名は正式名称で

学校名については、「○○高校」と省略するのではなく、「○○県立○○高等学校」といった正式名称で記載します。また、学校の統廃合や名称変更などによって学校名が変わった場合は、「○○○(現:△△△)高等学校卒業」など、在学当時の名称の後に、カッコ書きで現在の名称を記入します。

また、職歴の会社名や部署名についても、省略せずに正式名称で記入します。「(株)」などと略さず、「株式会社」と書くようにしてください。

職歴は略さない

転職回数が多く、在籍期間が短かったとしても、履歴書の職歴欄にはすべてを正確に記入します。試用期間中の退職についても必ず記載してください。

職歴を省略したことが入社後に判明すると、信頼関係が損なわれ、最悪の場合、経歴詐称で解雇に至るケースも考えられます。職歴欄に書ききれない場合は、学歴欄の義務教育期間を省いて簡潔にまとめる、職歴欄が多い履歴書を使用するといった工夫が必要です。

異動や出向、昇進した場合の職歴の書き方

異動や出向、昇進した場合の職歴の記載方法について解説します。

異動した場合

異動により部署名が変わった場合は、その内容が分かるように正確に明記するのが望ましいです。ただ、詳細については職務経歴書で補完することができるため、職歴欄に書ききれない時は簡潔にまとめるようにしましょう。

<例>…人事課長→千葉支社・統括課長

・20XX年4月 人事課長に昇進 ○○業務に従事
・20XX年4月 千葉支社に異動 統括課長(課長職に準ずる)として○○業務に従事

所属企業の合併やグループ会社などに出向した場合

合併や出向などによって社名が変わった場合も、その内容を記載しましょう。勤務先が社名を変更した場合は、下記のような書き方をします。

<例>…B社に吸収合併

・20XX年4月 ○○部 部長に昇進 ○○業務に従事
・20XX年4月 B株式会社に吸収合併され、同社に転籍 部長として○○業務に従事

また、以前に勤務していた企業が社名を変更した場合には、現在名称か旧名称のどちらかをカッコ書きで補足すると分かりやすくなります。

<例>…旧社名の認知度が高い場合

・20XX年4月 A株式会社(現・株式会社B)

<例>…現社名の認知度が高い場合

・20XX年4月 株式会社B(旧・A株式会社)

昇進した場合

昇進した場合についても、その内容を簡潔に記載するようにしましょう。

<例>…営業→営業課長(名古屋)→営業部長(関西)

・20XX年4月 株式会社Aに入社 営業本部に配属され、○○業務に従事
・20XX年4月 営業課長に昇進 名古屋地区の○○業務に従事
・20XX年9月 営業部長に昇進 関西地区の▲▲業務に従事

なお、役職名を記載するときに混同しがちなのが「昇進」と「昇格」です。「昇進」とは、役職が上がることを指し、社内の上位の役職に任命されて役職名が変わることです。一方の「昇格」は、社内の職能等級制度などによって等級が上がることを意味します。職務経歴書に記載するのはあくまで「役職」です。等級が上がっても役職が変わっていない昇格は記載する必要はありません。

自営業や個人事業主(フリーランス)から転職する場合の職歴の書き方

起業して経営者として会社を運営していた場合は、「設立年月日」+「会社名」と併せて「設立」と記載します。また、会社をたたんだ際には「解散(破産・承継など)年月日」、たたむ予定であれば「解散予定」と記載します。

フリーランス・個人事業主として働いていた場合、「活動を開始した年月日」+「フリーランスとして活動を開始」、もしくは「個人事業主として開業」と記載します。屋号があれば記載しても良いでしょう。また、活動を終えた場合は、「廃業」もしくは「活動停止」と記載し、活動を終える予定であれば、「廃業予定」もしくは「活動停止予定」と書きます。

退職済/在職中の場合の職歴の書き方

採用担当者は、退職した背景を知りたいものです。そのため、会社を退職した場合は、履歴書には「退職」だけでなく、その理由を記載するという方法もあります。

やむを得ない退職理由があり、応募書類で補足したい場合は、具体的に退職理由を記載するようにしましょう。退職理由を記入する際は、「一身上の都合により退職」「出産のため退職」「会社都合により退職」「業績不振により希望退職」「契約期間満了のため退職」など、できるだけ端的にわかりやすく書くことを心掛けてください。

在職中のまま転職活動をしている場合は、「現在に至る」、退職日が決まっている場合は「退職予定」と記入します。最後に右寄せで「以上」と書きましょう。

職歴が多く書ききれない場合は?

異動や転職回数が多く、職歴欄にすべての職歴が収まりきらない時の具体的な対処法を紹介します。

学歴欄の義務教育を省略する

履歴書の学歴・職歴欄は、学歴から時系列で書いていきますが、中途採用の場合、必ずしも小学校からすべてを記載する必要はありません。職歴が多い場合は、義務教育の小学校、中学校を省略し、職歴を書く分のスペースを確保しましょう。

学歴・職歴欄のスペースが広い履歴書を用意する

多くの職歴すべてが収まるように、学歴・職歴欄が大きい履歴書を用意するという方法もあります。ExcelやWordの履歴書を使用する場合は、フォーマットを自身でカスタマイズすることができます。学歴・職歴欄以降の記入欄に余裕があるのであれば、その分を削って学歴・職歴欄の分量を増やすなど、レイアウトを変更してみましょう。

職歴の一部を「1社1行」に短縮する

職歴欄はできる限り簡潔にまとめ、1社で複数行書いてある部分を「1社1行」に短縮できないか検討してみてください。アピールしたい実績や業務内容は志望動機や自己PR欄で触れるか、フォーマットに制限がない職務経歴書で詳しく紹介するようにしましょう。