【総務】職務経歴書の書き方と見本・テンプレートダウンロード

求人に応募する際には、履歴書とともに職務経歴書の提出が求められることが一般的です。募集しているポジションで活躍できる経験・スキルを持っていたとしても、職務経歴書で正しく伝わらなければ面接へ進むことができません。そこで、総務職が職務経歴書で強みを伝えるための書き方のポイントについて、リクルートのコンサルタントがアドバイスいたします。職務経歴書を初めて作成する方には見本のテンプレートも用意していますので、ダウンロードしてご活用ください。

総務の職務経歴書の書き方のポイント

総務の方々が職務経歴を記載する際、意識しておきたいポイント、積極的にアピールしたい経験・スキルなどを伝えます。

所属企業の事業内容・規模・上場／非上場を明記する

これまで所属した企業について、社名だけでなく、事業内容・資本金・売上高・従業員数・上場（分類）／非上場を明記しましょう。どのような業種、どの程度の規模・成長フェーズの組織で仕事をしてきたのかは、総務職にとって重要な情報であり、採用担当者の判断材料となります。

「企業により役割が異なる」という前提を認識しておく

管理部門職の中でも、「総務」は企業ごとの業務・役割範囲の差が大きい職種の一つです。
ファシリティ管理や備品管理などは概ね共通していますが、人事寄りの業務を担う企業もあれば、法務関連業務を行っている企業もあります。それを前提として、「総務として当たり前の業務だから、わざわざ書く必要はない」と考えず、これまで担当してきた業務・役割を細部まで書くようにしましょう。

なお、総務職は「人事総務本部の中の総務部」「人事総務部の総務担当」「総務法務部の総務担当」など、立場によって強みの方向性が異なります。所属する組織については「本部」のレイヤーから職務経歴書に記載するといいでしょう。

一文で終わらせず、中身を記載する

担当業務内容は、「何をどこまでやったか」まで記載しましょう。
例えば、株主総会関連の経験を記載する場合、「株主総会運営」や「株主総会事務局対応」などの一文で終えている方が少なくありません。しかし、会場設営、招集通知発送、来場者対応などの窓口業務のみを担当するケースから、議題設定や想定問答集作成などまで手がけているケースがあります。省略せず、担った範囲を明記してください。

手がけたプロジェクトの規模、成果を数字で示す

手がけた業務の規模、成果などは具体的に「数字」を添えることで伝わりやすくなり、評価につながるでしょう。
例えば、備品・消耗品の調達やシステム刷新においてどれくらいの額のコスト削減を実現したのかを記載します。オフィス移転プロジェクトであれば対象従業員数や物件の坪数などを記載することで、読み手は仕事の規模を把握できます。

ニーズが高い経験は詳細を記載してアピールする

転職市場でニーズが高まっている経験があれば、多少に関わらず積極的に記載することでアピール効果が高まるでしょう。近年は、働き方改革、リモートワーク制度の導入など、オフィスの活用法を見直す企業もあります。賃貸借契約の変更、オフィスのレイアウト刷新、シェアオフィスやコワーキングスペースの活用など、ファシリティ関連のプロジェクトを手がけた経験があれば、果たした役割を具体的に記載するといいでしょう。

他にも、「BCP（事業継続計画）」「ERM（統合型リスク管理）」「個人情報管理」「規定管理」「捺印の電子化」なども、経験があるなら記載しておくと、プラス評価につながる可能性があるでしょう。

なお、マネジメントクラスの求人では、プレイングマネジャーとして実務も手がけられる人材が求められるケースもあります。マネジメント経験がある方は、部下の指導・マネジメントだけでなく、自身で担った実務内容がわかるように記載するといいでしょう。

経営にインパクトを与える取り組みの経験をアピールする

コスト部門として捉えられることが多い総務部門ですが、経営にインパクトを与えるような改善や新たな取り組みを能動的に行ってきた方は高く評価されるでしょう。
職務経歴書の自己PR欄では、いかに戦略的な取り組みを提案・推進してきたか、また、強みとするスキルを活かしてどのように貢献できるのか…などのメッセージを盛り込んではいかがでしょうか。

読みやすいレイアウトを心掛ける

職務経歴書は「見やすさ」「わかりやすさ」が重要です。特に総務は会社を代表して社内外に発信する機会もある、事務のスペシャリストといえます。「書類が見にくい、わかりにくい」というだけで、総務職に向いていないという印象を与えかねないため、第三者が見て読みやすいと感じるレイアウトで作成することを意識しましょう。

特にキャリアが長い方は、まとめ方に工夫が必要です。例えば15年～20年の職務経歴を持つ方が、それをすべて1つの枠内に羅列して記載していることがあります。所属部門が変わっていないとしても、担当職務・役割・ポジションなどが変わったタイミングで枠を分けるといいでしょう。

職務経験が多い、かつ過去に所属していた企業の事業内容や担当業務内容が直近の仕事と大きく異なる場合などは、直近の仕事内容から書き始め、時系列をさかのぼって職歴を記載する「逆編年体式」のレイアウトにすると読み手に伝わりやすくなります。

また、レイアウトには統一感を持たせましょう。「年・月」「企業名」「部署名」などを記載する位置、各項目の見出し、本文の頭出し位置などを揃えておきます。フォントもすべて統一しましょう。

書き方見本が記入されているフォーマットをダウンロードして使う場合、見本の文言を流用する部分と自身で入力する部分とでフォントが異なってしまうことがあるため、注意が必要です。

総務の職務経歴書のテンプレート見本【フォーマットダウンロード】

総務職の職務経歴書のサンプルをご紹介します。書き方を参考にしてみてください。
リンク先よりダウンロードも可能ですので、見本を参考にしながらご自身の経歴を記入し、職務経歴書を作成しましょう。

総務の自己PRの注意点は？

「自己PR」というと、経験してきた業務内容の中で得意とすること・工夫してきたこと、コスト削減などの成果、大規模プロジェクトの経験などをアピールしようとする方が多く見られます。もちろん、それらも大切ですが、採用担当者は「仕事に対する価値観」「仕事に取り組むスタンス」を重視しており、選考でも注目していると考えられます。

総務として行う業務は同じでも、「会社の成長にコミットする」という意識が強い人もいれば、「従業員に心地よく働いてもらう」ことを大切にする人もいるでしょう。そうした自分ならではの仕事における価値観やスタンスを伝えることで、採用担当者は自社にマッチしているかどうかを判断しやすくなり、入社後のミスマッチ防止にもつながります。

総務職は、ファシリティを扱ったり株主総会を運営したりと、経営陣に近い立ち位置で業務を行うため、経営陣と仕事における価値観やスタンスにギャップがないかどうかも見ていると考えられます。オーナー企業では、特にその傾向が強いといえるでしょう。また、複数部署を横断して、さまざまな人とやりとりをする立場であるため、コミュニケーションのとり方も注目されています。こうした観点で自身の特性をアピールしてください。

職務経歴書の書き方のコツ

職務経歴書を作成する際には、以下のポイントを意識することで、採用担当者に強みが伝わりやすくなります。よりアピール効果が高い職務経歴書に仕上げましょう。

事前に職務経歴を整理し、アピールしたい経験を強調する

職務経歴書を作成するにあたっては、まず、これまでの「所属企業・部署・チーム」「手がけた業務」「成果」「身に付けたスキル」などをすべて書き出します。
ただし、職務経験・実績が多い方ほど、そのまま羅列するだけではアピールしたい経験・スキルや得意分野が採用担当者に伝わりにくくなります。
そこで、職務経歴書に落とし込む際にはメリハリをつけて記載するようにしましょう。

アピールしたい経験や強みについては、「成果」をはじめ、「成果に至るまでのプロセスや独自の工夫」などまで簡潔に記しておくと、読み手が「入社後の活躍イメージ」を描きやすくなります。
特にアピールしたいポイントは、冒頭に100文字程度の「職務要約」を記載しておくといいでしょう。
一方、これから目指すポジションと関連が薄い経験・スキルについては、簡潔な記載にとどめます。

文章だけでなく箇条書きも活用する

文章だけがつらつらと綴られた文書は、見た瞬間に「読むのが面倒」という印象を抱かれるものです。適度に「箇条書き」を活用することでリズムが生まれ、読みやすくなって採用担当者の負担感が軽減されます。
冒頭に「●」をつけたり、項目を【　　】で立てたりして、記載情報を整理しましょう。
例えば、次のような項目の記載には、箇条書きを使うとわかりやすくなります。

・業務内容が伝わる数字（担当顧客数／マネジメント対象メンバー数／プロジェクトの規模・期間など）
・業務で活用した技術、ツールなど
・成果が伝わる数字（売上実績／目標達成率など）
・課題とそれに対する戦略、独自に工夫したことなど

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※本記事での内容は取材時点での情報になります。