履歴書と職務経歴書の違いとは？書き分け方、作成ポイントを解説【テンプレートダウンロード】

転職活動では、企業への応募書類として履歴書と職務経歴書を提出するのが一般的です。両者はそれぞれどのような役割で、どう書き分ければいいのでしょうか。履歴書と職務経歴書の違いや書き分け方、作成のポイントについて、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。

履歴書と職務経歴書の違い

そもそも、履歴書と職務経歴書はどのような役割の違いがあるのでしょうか。

履歴書は「採用担当者が応募者のプロフィールを確認するための書類」、そして、職務経歴書は「これまでの業務経験や入社後に活かせるスキルなどを確認するための書類」という役割の違いがあります。

その役割上、履歴書には、氏名や連絡先、年齢、学歴、職務経歴などのプロフィール情報を記入できる定形化された書式があります。

一方、職務経歴書には、履歴書のような決められた書式はありません。これまでの業務経験や入社後に活かせるスキル、自己PRなどを自由な形式で記載し、「入社後何ができるのか」を採用担当者にアピールします。

履歴書見本

職務経歴書見本

履歴書と職務経歴書で重複する項目の書き分け方

履歴書と職務経歴書には、「職務経歴（職歴）」「資格」「自己PR」など、使用するフォーマットによりますが重複する項目があります。これらの項目は、情報を補い合いながら書き分けることで、より効果的に自分自身をアピールすることが可能になります。それぞれの項目の書き分け方を紹介します。

「職務経歴」の書き分け方

履歴書の「職歴」欄は、企業が応募者の職歴の概要を把握するためのものです。したがって、主に「これまで所属した企業名（と部署名）」と「入退社年月」を時系列で記載します。最後の行には、右寄せで「以上」と記載しましょう。

一方、職務経歴書は、応募者が経験してきた職務内容や、募集職種に活かせる経験・スキルなどを企業が把握するための書類です。したがって、「職務経歴」の項目は、これまで従事した業務ごとに「役割、役職」「具体的な仕事内容」「実績」の3つが伝わるよう詳細に記載します。

その際、経歴を羅列するのではなく、応募企業や応募職種に関係が薄い経験はシンプルにまとめ、活かせる経験などアピールしたい経歴を詳細に記載するなどメリハリをつけることがポイントです。また、必ずしも時系列でまとめる必要はなく、直近の経験が最も応募するポジションに活かせるのであれば、新しい経歴からまとめてみるとよいかもしれません。

「資格」の書き分け方

履歴書の「資格」欄には、国家資格や仕事に関連する資格・検定などの情報を記載します。一方、職務経歴書に資格を記載する際は、履歴書に記載した資格に加えて、「活かせる経験・知識・技術」という項目を作り、もう少し広い意味でのスキルなども含めて記載すると良いでしょう。

特に、「こんな機器を使用できる」「○○ソフトを操作できる」「Excelは統計関数の使用経験あり」といった業務機器・ソフトウェアの操作スキルは、幅広い企業・職種で重宝されるケースが少なくありません。具体的に記載しておくと良いでしょう。

なお、資格の記載順は、履歴書・職務経歴書とも、取得年月順もしくは応募企業にアピールしたい順に記載すると良いでしょう。

「自己PR」の書き分け方

履歴書に「自己PR」欄が用意されていることもありますが、職務経歴書に比べると十分なスペースが確保されていないケースが大半です。そのため、履歴書では伝えたいポイントを絞ったうえで、できる限り簡潔にまとめて記載しましょう。

一方、職務経歴書は基本的に自由形式のため、自己PRのスペースを十分に確保することができます。まずは職務経歴書の自己PRを先に作成し、それを短くまとめて履歴書に記載するのがおすすめです。そうすることで、履歴書と職務経歴書の間に齟齬を生じさせず、一貫性を持たせることができます。自己PRを作成する際は、「応募企業で活かせる強み」「その強みを発揮したエピソードと得られた成果」「強みを活かしてどのような貢献ができるか」の3点を盛り込んでまとめると良いでしょう。

履歴書の主な項目の書き方と注意点

履歴書は、まずは読みやすく書くことが重要です。自身のプロフィールが採用担当者に正確に伝わるよう、できる限り簡潔に正しく記載しましょう。

以下に、先述した「職歴」「資格」「自己PR」以外の主な項目の書き方と履歴書作成時の注意点を紹介します。

日付

「日付」欄には、履歴書の作成日ではなく提出日を記載するのが一般的です。メールで送信する場合は送信日、郵送の場合は投函日、面接に持参する場合は面接当日の日付を記載します。

写真

3カ月以内に撮影した証明写真を貼り付けます。サイズは、縦40㎜×横30㎜が一般的です。用紙に直接糊付けする場合、写真の裏側に氏名を記入し、剥がれないようにしっかりと糊付けしましょう。

連絡先（電話、メール）

電話番号は、最も連絡をとりやすい番号を記載します。固定電話の番号でも、携帯電話の番号でも問題ありません。ただし、在籍している企業で使用している携帯電話の番号は避けましょう。

メールアドレスも、在籍している企業のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを記載します。メールアドレスの記入欄がない様式の場合、「連絡先」欄の空きスペースに記載すれば問題ありません。

学歴

学校名は正式名称で記載します。中途採用への応募の場合、義務教育期間を省略しても問題ありません。また、高校以降の学歴は、入学年次・卒業年次、学部・学科、専攻、研究科なども略さずに正式名称で記載します。なお、在学中や卒業後に統廃合や名称変更がなされている場合、「○○高等学校（現：△△高等学校）卒業」などと当時の名称の後にカッコ書きで現在の名称を記載します。

志望動機

履歴書の「志望動機」欄はスペースが限られているため、記入する志望動機の文字数は一般的には100～200字程度が目安とされています。「応募企業を志望した理由」、「活かせる経験・スキル」、「入社後に実現したいこと」の3点を押さえて書くようにしましょう。

本人希望記入欄

「本人希望記入欄」は、一般的には、求職者が入社するにあたって希望する条件や、特に伝えたい連絡事項を記載するために設けられた自由記入欄です。例えば、職種や勤務地、条件などについてどうしても譲れない希望がある場合、この欄に記入します。特に譲れない条件がない場合は、「貴社の規定に従います」と記載することが一般的です。

履歴書作成時の注意点

履歴書を作成する際は、次の点にも注意しましょう。

和暦か西暦のどちらかに統一する

履歴書に記載する「年」は、西暦、和暦のどちらを使用しても構いません。職務経歴書も同様です。書きやすいほうで問題ありませんが、履歴書と職務経歴書で統一しましょう。

基本的に空欄は作らない

例えば「免許・資格」欄や「本人希望記入欄」などに記載する事項がなかった場合、空欄のままにせず、「特になし」「貴社の規定に従います」など、記載漏れでないことが分かる一文を記載しておくことが一般的です。なお「趣味・特技」など、記載しにくいと思う項目がある場合、該当欄のない履歴書の書式を使用するのも1つの方法です。

職務経歴書の主な項目の書き方と注意点

職務経歴書の書き方のポイントは、これまでのキャリアを分かりやすくアピールすることです。採用担当者は何名もの職務経歴書に目を通すため、一目で興味を持ってもらえる内容にすることが大切です。A4サイズ1～2枚程度に収めるのが一般的ですが、職務経験の多い方の場合は、経歴が2枚に収まらない可能性があります。読みやすささえ意識していれば、必ずしも2枚に収める必要はありません。

以下に、先述した「職務経歴」「資格（活かせる経験・知識・技術）」「自己PR」以外の主な項目の書き方と作成時の注意点を紹介します。

日付・氏名

右寄せにして、提出する年月日（メールの場合は送信日、郵送の場合は投函日、面接に持参する場合は面接当日）と氏名を記載します。

職務要約

「職務要約」とは、「職務概要」とも言われ、求職者のこれまでの職歴をまとめた「あらすじ」のようなものです。職務経歴書の冒頭に記載し、「採用担当者が経験・スキルを一目で理解できるようにすること」を目的としています。3〜5行程度を目安に、企業名、職務・職種の内容と時期など、現在までの経歴を時系列でまとめましょう。

職務経歴書作成時の注意点

職務経歴書を作成する際は、次の点にも注意しましょう。

読みやすいレイアウトを心掛ける

読みやすい職務経歴書の基本は、レイアウトを整えることです。日付や名前を記載する位置、「職務経歴」「自己PR」などの各項目の見出し、本文の配置などを整理・統一しましょう。また、パソコンで作成する場合、すべて同一のフォントで揃えると、統一感が出ます。

実績は数字を用いて記載する

実績を書く場合は、「生産量30％増加」「売上3,000万円アップ」「5％のコストカット」「メンバー30名をマネジメント」「対前年比20％増加」など、具体的な数字を用いて表現すると、規模感やイメージが湧きやすくなります。

箇条書きも活用する

職務経歴書は、「読みやすさ」「分かりやすさ」を意識して作成しましょう。例えば、売上実績、参加したプロジェクト、業務で活用した技術など、複数の項目を伝えたい場合は、シンプルに箇条書きにまとめるという方法もあります。

履歴書のテンプレート（ダウンロード可）

履歴書を作成するときは、テンプレートをダウンロードして活用すると効率的です。ここでは2種類のテンプレートを、Word、Excel、PDF形式でご用意しました。

1.厚生労働省様式の履歴書テンプレート

2021年4月に、厚生労働省が公正な採用選考を行うことを目的として作成されたテンプレートです。「性別」欄が選択式ではなく任意記載欄となっており、「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」「配偶者の扶養義務」などの記入欄がありません。

2.職歴欄が大きく、経験豊富な方向けの履歴書テンプレート

厚生労働省様式の履歴書をベースに、「免許・資格」欄を小さくし、「学歴・職歴」欄をたっぷりと確保したテンプレートです。社会人経験が豊富な方や転職回数が多い方など、免許・資格よりもこれまでの経験や実績を積極的にアピールしたい方に向いているでしょう。

職務経歴書のテンプレート（ダウンロード可）

職務経歴書には、一般的に次の3つの形式があります。それぞれWord、Excel形式でご用意しました。自身の職務経歴や重点的にアピールしたい内容を考慮し、より効果的に伝わる形式を選びましょう。

編年体式

これまでの経験を時系列で紹介していく形式です。
所属企業や部署、業務内容などを過去から順番に記載していくため、異動・転職の回数が少ない方に向いています。履歴書も時系列で職務経歴を記載するため、履歴書と照らし合わせて読むことができるというメリットがあります。

編年体式：見本入りテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

編年体式：見本なしテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

逆編年体式

編年体式とは逆に、直近の職務経歴から順番に記載していく形式です。
大きなメリットは、直近の実績を最初に記載できること。そのため、採用担当者に伝えたい経験・スキルが直近の業務に集中している場合は、より効果的にアピールすることが可能です。

逆編年体式：見本入りテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

逆編年体式：見本なしテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

キャリア式

これまでの経験を時系列ではなく、職務内容や分野ごとにまとめる形式です。
そのため、どのような経験を積んできたのか、どのようなスキルを持っているのかがより明確に伝わりやすくなります。キャリアチェンジの経験がある方や、転職回数が多い方に向いている形式です。

キャリア式：見本入りテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

キャリア式：見本なしテンプレートダウンロード（Word・Excel形式）

履歴書、職務経歴書作成に関するQ＆A

最後に、履歴書や職務経歴書作成に関してよくある疑問をまとめました。

メールで送付する際の注意点は？

履歴書（職務経歴書）を送付したことが一目で分かる件名にする（「履歴書（職務経歴書）ご送付の件／氏名」など）、本文は分かりやすく簡潔に書く、履歴書や職務経歴書のファイル名は「いつ、誰が送付したファイルか」が分かるようにする（「20xx0401履歴書（職務経歴書）／氏名」など）などに注意しましょう。メールを受け取る企業の採用担当者がスムーズにメールと内容を認知することができ、書類も管理しやすくなります。
また、第三者による改ざんや応募企業の環境との違いによる書式の崩れなどを避けるため、PDF形式にして送付することをお勧めします。

履歴書・職務経歴書におすすめのフォントと文字サイズは？

フォントは、一般的なビジネス文書で使われることの多い「明朝体」のフォント（MS明朝、MS P明朝、ヒラギノ明朝、游明朝など）を使用すると、相手に違和感を与えることなく読みやすい文書を作ることができるでしょう。また、見出しなどの目立たせたい情報にゴシック体を使うことで読みやすくする方法もあります。
文字サイズは、読みやすさを考慮して「11ポイント程度」を目安とすると良いでしょう。

職務経歴書には、顧客や出向先の企業名も明記すべき？

グルーブ会社などへの出向は経歴の一つですから、出向先の企業名は明記します。一方、取引先の企業名については、在籍企業に対する守秘義務がある場合は明記せず、「大手医薬品企業」など、顧客の規模や業種などが分かる範囲で記載すると良いでしょう。

職歴が多い場合、省略は可能？

履歴書や職務経歴書に記入する職歴は、原則として省略不可です。経歴を省略してしまうと、場合によっては経歴詐称と捉えられるリスクがあります。職歴が多い場合は、応募する仕事に関係の薄い経験は短く簡略化するなどメリハリをつけて、必ずすべてを記載しましょう。

休職期間はどのように記載するのが適切？

企業は、休職期間も含めて求職者のキャリアを知りたいと考えているため、休職期間も含めた職歴を正確に伝えましょう。応募書類には「20xx年x月～x月 休職」と記載します。

数ある履歴書の書式の中から、どうやって選べばいい？

応募企業から指定されていなければ、どの書式を選んでも問題ありません。自分の強みやアピールポイントをうまく伝えることのできる書式を選びましょう。
例えば、一般的な書式で問題なければ、広く活用されている「厚生労働省履歴書様式例」を、職歴が多い場合、「職歴」欄が大きな書式を、多様なプロジェクトを経験している場合、自己PRや志望動機、プロジェクト経験などの記入欄が大きな書式を使用するといった選択ができるでしょう。

志望動機をもっと詳しく伝えたい場合はどうすれば良い？

履歴書の「志望動機」欄に記載した内容では思いを伝えきれない場合、「職務経歴書に『志望動機』の項目を作り、詳細を記載する」「別途『志望動機書』を作成する」という2つの方法があります。

「志望動機書」には、志望動機を十分に伝えることができるというメリットがあります。【1】応募企業を選んだ理由 【2】活かせる経験・スキル 【3】入社後に実現したいことの3点が伝わるよう、文章をまとめると良いでしょう。

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