履歴書のテンプレートと書き方見本【Excel・Word・PDFダウンロード】

転職活動で使用する履歴書は、テンプレートをダウンロードして作成すると効率的です。そこで、テンプレートをご紹介します。あわせて、各項目の書き方や作成・提出時の注意点、よくある疑問などについて、社会保険労務士の岡佳伸氏監修のもと、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。

履歴書のテンプレート（ダウンロード可）

履歴書の様式は、厚生労働省が作成したものが一般的ですが、インターネット上からダウンロードできる履歴書や市販の紙の履歴書など、さまざまな様式があります。

以下に3種類のテンプレートをご紹介します。それぞれWord、Excel、PDF形式でダウンロードできますので、自身に合うものを選んでご活用ください。

1.厚生労働省様式の履歴書テンプレート

2021年4月、厚生労働省が公正な採用選考を行うことを目的として作成したテンプレートです。「性別」欄が選択式ではなく任意記載欄となっており、記載しないことも可能です。また、「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」「配偶者の扶養義務」などの記入欄がありません。

2.職歴欄が大きく、経験豊富な方向けの履歴書テンプレート

厚生労働省様式の履歴書をベースに、「免許・資格」欄を小さくし、「学歴・職歴」欄を大きく確保したテンプレートです。社会人経験が豊富な方や転職回数が多い方など、免許・資格よりもこれまでの経験や実績を積極的にアピールしたい方に向いています。

3.経験と志望動機、自己PRをより詳しく伝えたい方向けの履歴書テンプレート

厚生労働省様式の履歴書では、志望動機と自己PRの記入欄が一つにまとめられていますが、このテンプレートでは、別々の欄で詳しく記入できるようにしています。これまでの経験・実績のアピールに加えて、志望動機や自己PRを通じて入社意欲を強調したいという方に向いているテンプレートです。

履歴書の各項目の書き方（見本あり）

履歴書の各項目は、次の点に注意して記載しましょう。

日付

「日付」欄には、履歴書を作成した日ではなく「提出日」を記載します。メールで送信する場合は送信日、郵送する場合は投函日、面接時に持参する場合は面接当日の日付とします。

証明写真

履歴書に貼付する証明写真の規定サイズは、一般的に縦40㎜×横30㎜。3カ月以内に撮影したものを使用するのが基本です。写真の裏側に氏名を記入し、はがれないようにしっかりと糊付けします。

住所・連絡先

住所は、都道府県から記載します。電話番号は、最も連絡を取りやすい番号を記載します。固定電話の番号でも、携帯電話の番号でも構いません。ただし、在籍している企業で使用している番号は避けましょう。メールアドレスも、在籍している企業のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを記載します。メールアドレスの記入欄がない様式の場合、「連絡先」欄の空きスペースに記載すれば問題ありません。

学歴

学校名は正式名称で記載します。中途採用への応募の場合、義務教育の期間を省略するケースも見られます。また、高校以降の学歴は、入学年次・卒業年次、学部・学科、専攻、研究科なども略さずに正式名称で記載します。なお、在学中や卒業後に統廃合や名称変更がなされている場合、「○○高等学校（現：△△高等学校）卒業」などと当時の名称の後にカッコ書きで現在の名称を記載します。

職務経歴（職歴）

原則として、これまで在籍したすべての企業の入社・退社歴を省略せずに記載します。

役職を記載するかどうかは自由です。書く場合には、昇進した年月と部署名、役職名を記載します。会社経営や個人事業主の経験がある人は、会社設立や活動を開始した年月と、解散や廃業をした年月を記入します。

また、在職中の場合、職歴の最後に「在職中」もしくは「現在に至る」と書くのが一般的です。退職歴については、自己都合で退職した場合は「退職」または「一身上の都合により退職」、会社都合の場合は「会社都合により退職」と記載します。職歴の最後の行には、右寄せで「以上」と記載します。

免許・資格

資格や免許は、取得順もしくは応募企業にアピールしたい順に、略称ではなく正式名称で記載します。資格・免許がない場合には、空欄のままにせず、「特になし」と記入します。勉強中であるもののまだ取得できていない資格については、「○○資格取得に向けて勉強中」「○年○月、資格取得予定」などと記載しても良いでしょう。

志望動機

志望動機は、選んだ履歴書フォーマットの記入欄の大きさにもよりますが、100～200字程度でまとめるのが一般的です。「応募企業を選んだ理由」「活かせる経験・スキル」「入社後に実現したいこと」の3点を押さえて書くようにしましょう。

自己PR

志望動機同様に、自己PRも100～200字程度を目安に伝えたいことを端的にまとめます。応募企業で活かせる強みや仕事に対する姿勢、大切にしているこだわりなどを記載した上で、それを裏づける具体的なエピソードと得られた成果、そして、強みなどを活かしてどのような貢献ができるかを伝えると良いでしょう。

趣味・特技

自身の人となりや長所が伝わるような趣味・特技を記載すると良いでしょう。また、応募職種の業務に活かせるような趣味・特技があれば、記載しておくとアピールにつながります。

本人希望記入欄

入社にあたり譲れない条件がある場合などに記入します。特に条件がない場合には、「貴社の規定に従います」と記入します。

その他項目

前述のとおり、通勤時間、扶養家族、健康状態、賞罰などを記入する欄は厚生労働省様式にはありませんが、インターネット上からダウンロードできるフォーマットや市販の履歴書用紙には欄が設けられていることがあります。記載する際には以下の点を押さえましょう。

通勤時間

徒歩を含め、自宅から会社までの片道の最短時間を書きます。5分単位で切り捨て・切り上げをして記入し、交通手段についても補足します。

扶養家族

健康保険などの社会保険での取り扱いに従って記入します。扶養家族として認められるには収入基準などさまざまな条件がありますので、事前に確認しておきましょう。

健康状態

健康状態は、必ず伝えなければならないものではありません。「通院のため休暇を取ることがある」「職場環境で配慮してほしいことがある」など、伝えておく必要があると自身で判断した場合に記載しておきます。業務に支障がなく、事前に申告しておくべき健康上の事情がない場合は「良好」と記載します。ただし、会社によっては選考時に別途健康状態申告書兼同意書等、健康状態を申告させられることがあります。提出は任意ですが病歴等を偽ることは採用の取消にもつながりかねないので注意しましょう。

賞罰

「賞罰」欄も厚生労働省の様式にはありませんが、その他のフォーマットには設けられている場合があります。自身の判断で、特にアピールしたい賞がある場合は、「賞罰」欄があるフォーマットを選ぶことも一案です。就職後に宅地建物取引士や派遣元責任者等に就任予定の場合、刑事罰を受けたことがあるとその職に就けないことがありますので注意しましょう。

履歴書作成時の注意点

履歴書を作成する際は、次の点に注意しましょう。

文字の色は黒が基本

パソコンで入力する場合も、手書きする場合も、文字の色は「黒」が基本です。

パソコンで入力する場合、文字のフォントは明朝やゴシックなどビジネスで一般的に使用されるものを選び、履歴書全体で同じフォントで統一しましょう。また、文字のサイズは各欄のスペースにあわせて調整します。

手書きする場合、文字が消せるタイプのペンを使用すると、摩擦などによって消えてしまう可能性があります。インクが消える心配のないボールペンを使用しましょう。

和暦か西暦のどちらかに統一する

履歴書に記載する「年」は、西暦・和暦のどちらを使用しても構いません。ただし、必ず履歴書全体で統一するようにしましょう。

空欄には「特になし」などと記載する

「資格・免許」欄や「本人希望記入欄」などに記載する事項がない場合、空欄のままにせず、「特になし」「貴社の規定に従います」などの一文を記載して記載漏れでないことが分かるようにしておきます。

Word・Excel形式で作成したものはPDFに変換して提出する

Word形式やExcel形式で作成したファイルは、PDFに変換し、「履歴書／○○社」など応募先の社名を入れて保存しましょう。PDF化することで第三者による改ざんを防ぐことができ、印刷した際に書式が崩れにくくなります。また、手書きで作成した場合も、スキャンしてPDFに変換しておくと、メールで送付することができます。

提出方法別の注意点（メール、郵送、手渡し）

履歴書の提出方法は、「メール」「郵送」「手渡し」など、企業によって異なります。それぞれの場合の注意点をお伝えします。

メールの場合

メールの件名は、「履歴書のご送付／○○○○（氏名）」など、採用担当者が一目で分かる内容にします。本文も、分かりやすく簡潔に書くことを心掛けましょう。分かりやすい文章に仕上げるポイントは「宛先」「氏名」「用件」「結びの言葉」「署名」の5つの要素を押さえた上で端的にまとめることです。

そして、送信前には必ず、誤字・脱字がないか確認しましょう。「企業名を省略していた」「担当者名を間違えていた」といったミスは意外と起こりやすいものです。

郵送の場合

履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際は、A4サイズの書類が入る角2号封筒を使用することが一般的です。書類が折れ曲がらないよう、クリアファイルなどに挟むと良いでしょう。

また、封筒の表面に記載する宛名は「縦書き」が一般的です。企業や部署宛てに送付する場合は「○○御中」、個人の場合は「○○様」と記載します。企業によっては、あらかじめ「○○行」と企業名が記載された封筒を使用するよう指示を受けるケースがあるかもしれません。その場合、「行」の部分を二重線で消し、その横に「御中」と書きます。

切手は180円を目安に

角2号の封筒は定形外郵便物となり、郵便料金は、50g以内が140円、100g以内が180円、150g以内が270円です（2024年10月現在）。

角2号の封筒に「送付状、履歴書、職務経歴書2枚、クリアファイル」を封入した場合の重さは100g以内で180円が料金の目安になりますが、料金不足が起こらないように郵便局の窓口で計量してから出すと安心です。

急いでいる場合は速達で送る方法もある

速達で履歴書を発送する場合、おおむね、午前中に発送すれば翌日中には届きます。ただし、島嶼（とうしょ）部や遠隔地発着の場合、また、地域の小さな郵便局から発送した場合などは翌々日になることもあるので、正確な情報は日本郵便のホームページなどで確認しましょう。

送付状（添え状）を同封して送付する

応募書類を郵送する際には、送付状（添え状）を同封するのが一般的です。送付状（添え状）はA4サイズで作成し、郵送する書類の一番上になるように重ねて送付します。

手渡しする場合

企業を訪問して履歴書を直接手渡しする場合、職務経歴書も一緒に持参するケースが一般的です。応募書類はクリアファイルにまとめて挟んだ上で封筒に入れておき、受付で渡す場合は封筒ごと手渡しするのが良いでしょう。第三者に個人情報を見られず、セキュリティの面でも安心です。面接時に採用担当者に直接渡す場合は、封筒から応募書類を出して渡しましょう。

履歴書に関するQ＆A

履歴書に関するよくあるQ&Aをご紹介します。関連リンクとあわせて参考にしてください。

在職中の場合の職歴の書き方は？

在職中であることを明確にするために、職歴の最後に必ず「現在に至る」と記載しましょう。また、在職中で日中に電話などによる連絡への対応が難しい場合は、「本人希望記入欄」に「メールなど連絡を取りやすい方法や時間帯」を記入しておくと良いでしょう。

休職中の場合の書き方は？

「学歴・職歴」欄に「20××年×月～×月休職」などと休職期間を記載します。企業は休職期間も含めて求職者のキャリアを知りたいと考えているため、休職期間も含めた職歴を正確に伝えましょう。

転職回数が多い場合の書き方は？

転職を複数回経験している場合、転職回数の多さが気になるかもしれません。そのような場合は、履歴書の「学歴・経歴」欄や職務経歴書に、転職理由や背景などを簡潔に明記しておくことも一案です。

職務経験が多く、書ききれない場合の書き方は？

「学歴の義務教育期間を省略する」「『学歴・職歴』欄のスペースが広い履歴書を用意する」「職歴を1社につき1行で書くなどして簡潔にまとめる」などの方法で対処しましょう。

ブランクがある場合の書き方は？

ブランクが長期にわたる場合、選考に不利になるのではないかと心配になる方もいるかもしれません。「スキルアップのために留学した」などの明確な理由がある場合は、履歴書の志望動機の欄などで「今後、目指したいキャリア」などに結びつけて伝える方法があります。

また、退職後すぐに転職活動を行わずブランクが長引いた場合、履歴書の「自己PR」欄や職務経歴書に「転職活動の準備が遅れた背景」「活動をすぐ開始しなかったことにおける自身の考え方」などを記載すると、採用担当者に理解してもらいやすくなるでしょう。

会社都合で退職した場合の書き方は？

職歴に「会社都合により退職」と記載するのみで問題ありません。ただし、整理解雇や希望退職の募集に応じての退職や、事業主事情に伴う労働者判断による退職の場合は、履歴書や職務経歴書に理由を補足しておくと、面接の際により理解してもらいやすくなるでしょう。

未経験業界・職種へ転職する際の志望動機の書き方は？

未経験業界・職種への転職の場合、「自分の経験・スキルを未経験の業界や職種でどのように活かせると考えているのか」が選考のポイントになります。加えて「なぜ業界や職種を変えて転職するのか」についても、納得感のある理由があると良いでしょう。転職を希望する業界・企業・職種について調べ、理解を深めた上で、これらを志望動機に結びつけて簡潔に記載すると良いでしょう。

年収はどのように記載するといい？

一般的には、履歴書や職務経歴書に年収は書かないことが多いようです。「本人希望記入欄」などを利用して現在の年収や希望年収を書くことも可能ですが、企業側から求められていないのであれば、自らの判断で書く必要はありません。応募企業から現在の年収や希望年収について記載を求められた場合は「総支給額」を記載しましょう。

書類選考の通過率を上げる方法は？

募集要件に対して「スキル・経験がマッチしている人材であるかどうか」が判断のポイントとなります。履歴書や職務経歴書の「自己PR」欄などで、応募企業にマッチする強みをアピールしましょう。スキル・経験に自信がない場合は、志望動機などに結びつけ、応募企業への熱意を伝えると良いでしょう。

書類選考の期間はどのくらい？

中途採用における書類選考期間の目安は、営業日で5～10日程度です。早い企業であれば2～3日で回答が送られてくることもあるようですが、企業によって異なります。目安となる期間が過ぎても選考結果が届かない場合は、企業に選考状況について問い合わせるメールを送ってみるといいでしょう。

転職の流れは？いつ何をすればいい？

転職活動に要する期間は、経験・スキルや希望する条件によってさまざまですが、一般的に「3カ月程度」と言われています。全体の流れとしては、準備期間に情報収集や応募書類の作成を行い、応募後、書類選考を通過した場合は複数回の面接選考を受け、内定した場合は内定承諾書類の提出や退職交渉などを行います。

履歴書以外に必要な書類はある？

転職活動の応募書類としては、履歴書と職務経歴書を求められるのが一般的です。また、エンジニアやデザイナーなどの職種に応募する場合は、過去の実績や作品をまとめたポートフォリオの提出を求められるケースもあります。

履歴書を購入できる場所は？

文房具店、オフィス用品専門店、書店、スーパー、ホームセンター、100円ショップ、オンラインストア、コンビニなどです。また、履歴書のテンプレートをダウンロードできるWebサイトもあります。どこで購入したものでも、テンプレートを利用して作成した場合でも、選考に影響することはありません。

履歴書を作成する際の関連ノウハウ記事一覧

以下に履歴書作成の際に活用できる記事をまとめました。
ぜひ参考にしてみてください。